高效会议流程及优化

高效会议究竟需要满足哪些指标？又体现出怎样的特征？在这里，对高效会议的主要特征进行分析，企业管理者可以将其视为会议组织与召开的准则，在管理企业会议的过程中，参考这些准则来进行会议优化。

（1）会议要规划。会议召开的时长及频率都应该合理，而科学的会议规划能够有效达到这一目标。根据企业在不断发展阶段的管理目标及管理水平的差异，对会议的时长及频率做出有效调整。

（2）准备要充分。所有会议都需要进行事先准备，无论是出于什么目的召开会议，例如制定战略、提出计划、协调利益分配等等，都需要进行认真的筹划与准备，对会议议程进行了详细规划，否则会议效率就难以提高。召开会议前，一定要给各个参与方足够的准备时间，并且在正式召开以前，积极征求各个参与方的意见与建议，鼓励与会人员进行交流沟通，使他们在某些方面达成一致的见解，从而大幅度缩短会议时长，快速制定决策，提升会议的质量与水平。

（3）对会议议题进行审核，确保召开会议的必要性。所有企业会议都需要成本投入，与会者需拿出单独的时间参加会议，搁置其他工作计划。所以，在组织会议时，需要对会议议题的价值进行评估，如果能够以其他形式（比如私下沟通、文字互动等方式）来解决问题，就无需召开会议。

（4）在会议召开前和所有与会人员进行了沟通，提前发放会议议程安排，为与会人员提供会议相关的文件资料，并确保所有与会人员知晓各自的责任，提前进行准备。与会人员的选择必须做到少而精，要让那些与议题存在关联的人员参加，而不能仅为了显示尊重或盲目追求会议规模，而邀请大量的无关人员。对议题发表意见与建议的与会人员应该是那些议题相关负责人，避免由领导代为汇报，因为管理人员未必了解真实的情况。

（5）明确会议时间，按照既定的时间开始与结束。时间安排对会议召开来说十分关键，会议主持人需要进行时间把控，与会者则需在限定时间范围内清晰表达自己的意见，展开高效的会议讨论，从而提高会议效率。

（6）按照既定流程召开会议。除了特殊的紧急会议外，给与会人员留下了足够的准备时间。在会议召开期间，要根据提前设置的议题展开讨论并做好时间分配。如果在会议期间穿插新的议题，与会人员会因缺乏准备而手足无措，很难控制会议时间，会议效率的提高也就无从谈起。

（7）确保核心与会人员能按时参加会议，保证会议出席人员的专业性。但凡是召开会议，都应该确保参会者与会议主题之间有密切联系，另外，与会人员需要具备足够的经验，就核心议题发表独到的见解，推动会议价值的实现。当会议涉及问题解决、决议制定时，需保证与会者具备专业能力，能够在会议中与他人交换意见，为会议正常开展提供保障。

（8）进行点评与总结。无论什么类型的会议，都应该围绕议题进行专业探讨，还要对讨论结果进行点评，并得出最终的结论。这样，与会人员才能根据结论落实会后的工作，体现会议的价值所在。

（9）明确会议决议、建议及落实人员。记录人员需列出会议中做出的决议、指导性建议及具体落实人员，对会议决议、反馈意见、各项目执行人及监督人等进行详细记录。为会后的执行工作提供保障。

在会议准备阶段，就要对照高效会议的特征，对当前会议的价值进行评估，提前进行相关准备，确保会议的如期召开，并促进整体会议效率的提高。