第七节 函

范文示例

变更告知函

尊敬的客户：

你们好！根据企业快速发展的需要，福建省松溪县南山炭业有限公司经福建省工商局核准、松溪县工商局注册登记，已更名为“福建省南山炭业有限公司”。我公司决定从2009年4月28日起正式启用“福建省南山炭业有限公司”名称，启用新名称后企业原经营范围、“溪源洞”商标、税务登记号、银行账号、联系方式等保持不变。

我公司将以此次名称变更为契机，进一步更新经营理念，提升管理水平，提高服务质量，全力打造成为国内有影响力的企业。我们热切期望广大客户一如既往地与我们开展合作，共同发展。衷心感谢大家多年来对我公司的关心和支持！

如我公司名称更变而带来诸多不变，敬请谅解！

特此告知。顺祝

商祺

福建省南山炭业有限公司

二〇〇九年四月二十八日

文体知识

一、什么是函

函是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项时所使用的一个文种。

函的适用范围广泛，行文具有多向性，篇幅短小精悍。函的用途大体表现在以下方面：

（1）可用于不相隶属的单位之间联系工作、询问和答复问题；

（2）可用于向没有隶属关系的主管部门请求批准业务问题，或主管部门对不相隶属的单位的请求事宜进行审批；

（3）可用于平级部门之间商洽工作、询问和答复问题；

（4）可用于下级单位答复上级单位询问的一般事宜，下级部门向上级部门询问或请示一般事宜或上级部门对下级部门提出的一般事宜进行答复。

二、函的类型

（一）公函和便函

按照性质分类，可以分为公函和便函。

1．公函

公函用于单位部门之间正式的公务活动往来。

2．便函

便函用于处理日常事务性工作。

（二）发函和复函

按照发文目的分类，可以分为发函和复函。

1．发函

发函即主动提出公事事项一方所发出的函。

2．复函

复函是为回复对方所答复的函件。

（三）商洽函、询答函、告知函和请批函

从函所起的作用来看，可以分为商洽函、询答函、告知函和请批函。

1．商洽函

商洽函主要用于单位之间商洽工作、联系有关事宜，请求协助、支持、解决处理某一问题，如干部商调函、要求赔偿函等。

2．询答函

询答函主要用于单位之间就如何处理某一问题而提出询问、作出答复。

3．告知函

告知函即把某一事项、活动函告对方，或请对方参加（如会议、集体活动）。

4．请批函

请批函主要是平行单位请求批准某一事项和收文单位用函行使自己准与不准的权力。

三、函的结构与写法

（一）首部

1．标题

函的标题一般由发函机关+事由+文种三要素组成，也可以省略发函机关名称。

2．主送机关

主送机关即收函单位名称，要写全称。复函的主送单位是发函单位。

（二）正文

根据去函、复函的不同，其写法也有所区别。

1．发函正文的写法

发函的正文包括发函缘由、具体事项和结尾三个部分。

发函缘由部分需交代相关的背景、原因和目的，以求获得对方的理解和支持。具体事项部分要把商洽的内容、询问的问题或请批的事项具体写清楚。如果内容较多，可采用分条的写法，使之条理分明。结尾部分可采用诸如“特此函达”、“请研究函复”、“请函复”、“盼复”或“以上意见当否，请复函”、“敬请大力支持为盼”等习惯用语。

2．复函正文的写法

复函的正文包括缘由、答复、结尾三部分。

缘由部分要针对来函写明收函情况，一般是引述对方来函的标题全文（用书名号标示）和发文字号（用圆括号括入）并加上“收悉”一词概括，然后用“经研究，函复如下”过渡到下文。答复部分是复函的主题，要根据来函的内容作出具体回复。答复时要注意分寸，不得违背政策界限，如果对来函内容持有异议，可简要说明理由以求对方理解。结尾处常用“此复”或“特此函复”字样，也有的不写。

（三）落款

在正文右下方书写上发函（复函）单位名称及成文日期。

四、写作提示

（一）内容要有针对性

应围绕需要洽谈、协商的事情着笔，坚持一函一事的原则，不要把一些可有可无或离题较远的事情拉扯进来。

（二）语言要有分寸感

函的用语要力求平和礼貌，既不能盛气凌人，也不要恭维逢迎，要谦逊礼貌、尊重对方。

（三）行文开门见山

无论是来函还是复函，在写作中都应该开门见山，尽快接触主题，力戒漫无边际，故意绕弯子，忌讳那些不必要的客套，尽量少讲空泛抽象的大道理。

职场阅读

职场常用函介绍

在职场交往中，函应根据实际需要和具体情况来使用。因其具体用途不同，职员所常用的有联络函、通知函、确认函、感谢函、推荐函、拒绝函等，在写作上往往又有一些各自不同的要求。

一、联络函

联络函又称保持接触函，是平时用以培养客户关系、与客户保持联络的一种专用信函。使用联络函的目的不仅意在证明自己的存在，而且也是为了与客户保持接触，并借此培养对方对自己的好感，加深对方对自己的印象。一般而言，应当定期向客户寄发联络函。写作联络函，通常有以下五个要点应当注意。

一是寻找适当的去信借口。这样一来就不会让对方觉得不可思议。祝贺节日、生日，寄送简报，都是不错的借口。

二是扼要介绍自己的状况。向对方通报自己及所在单位的发展变化，可以使对方对自己及所在单位加深了解。

三是要表达对对方的关注。在介绍自己的状况之前可以先向对方表达自己诚挚的关心，如可告知自己对对方成就的了解或为此祝贺对方等。

四是向其表示合作的意图。在联络函中不妨大致介绍一下自己欲与对方进行进一步交往、合作的意图。

五是灵活掌握友善的分寸。联络函并非直奔主题的业务函，因此其篇幅宜短，语气宜友善，主题宜放在联络之上。

二、通知函

通知函又称告知函，主要用以向外界通报某项事务处理的具体情况或是某项业务的具体进展。从某种意义上讲，通知函往往可以在一定程度上发挥联络函的作用。写作通知函时应注意以下五个要点。

一是重在介绍客观情况。通知函的主要作用是向有关方面通报事态的发展、变化，而并非就此展开讨论或进行争论。

二是注意介绍的连续性。在介绍当前状况时，通知函要注意与此前函件的呼应，以便使自己的情况介绍有头有尾、连贯一致。

三是通报己方今后计划。在介绍客观事态的同时亦应告知收信者己方的对策以及已经采取的行动。

四是促进彼此合作。通知函的目的之一就是要推动收信方与寄信方的合作。

五是表达含蓄委婉。不论是介绍己方举措，还是敦促对方参与，在表达上都要委婉含蓄。要力戒语气生硬、强人所难或者唠唠叨叨。

三、确认函

确认函在此是指专为确认某事而向交往对象所寄送的信函。在公务交往中，确认函是最为常用的信函之一。因为确认函意在对某种事实、意向进行确定，所以它在写作上具有更高的规范性要求。写作确认函应对以下五点多加注意。

一是明确应予确认的有关事项。此项内容是确认函的关键内容所在，故应反复核对，确保不发生任何差错。

二是逐一列出相应的附加条件。凡对所确认的事项附加各项具体条件的，在确认函里应向收信者予以明确。

三是陈述己方对此的基本立场。在确认函之中，确认方应再次承诺自己遵守约定，绝不随意对此反复或是临场变卦。

四是要求收信方对此予以确认。在一般情况下，确认方均会在确认函中要求对方对此进行确认。具体的方式可以是另行致函，也可以是在此函上签署意见。

五是在信函末尾正式署名。正规的确认函均需有关人员或相关单位的负责人在其末尾亲笔签署自己的姓名。有时往往需要联合署名，或由单位法人代表亲自署名，必要时还须加盖本单位公章。

四、感谢函

在公务交往中，感谢函是指专为感谢某人或某单位而写作的信函。一般而言，收到礼品、出席宴会、得到关照之后均应寄出专门的感谢函。一封恰如其分的感谢函往往可以显示写作者的教养。写作感谢函通常应注意以下四点。

一是内容简练。一封感谢函往往不必长篇大论、喋喋不休。只要在感谢函中将自己的感谢之意表达清楚了，即使只写三五句话亦可。

二是面面俱到。很多时候在感谢函中应当致谢的对象不止一人，那么一定要向所有应予感谢者一一致谢，千万不要有所遗漏。

三是尽量手写。为了表示自己的真心实意，感谢函要尽量亲自动笔撰写而不要打印。在任何时候，一封当事人的亲笔信都会使人产生亲切感。

四是尽早寄达。在一般情况下，感谢函的实效性很强，最好是在有关事件发生后24小时之内寄出，并应尽量使之早日寄达。

五、推荐函

推荐函在此是指专为向其他的单位推荐某位人士而使用的信函。在求职应聘时，一封有力度的推荐函往往有助于被推荐者脱颖而出。写作推荐函主要需要兼顾以下四个方面。

一是介绍自身的情况。在推荐函的开始部分写作者应简述一下自己的情况，并对自己与被推荐者之间的关系略加说明。

二是评价被推荐者。这部分是推荐函的主要内容，在此应当全面而客观地介绍被推荐者的基本情况，尤其是其能力、阅历、特长与业绩。与此同时，还应对被推荐者作出自己的评价。

三是感谢收信之人。在推荐函中不应忽略对收信者的问候与感谢，这一部分绝对不可缺少。

四是附有背景材料。为了便于用人单位及其负责人对被推荐者有进一步的深入了解，在推荐函之后一般还应附有被推荐者的简历、证书等个人背景材料。

六、拒绝函

拒绝函在此是指为拒绝外人或外单位的某项请求而使用的信函。在所有的公务信函里，拒绝函是比较难写作的一种。拒绝函的难以把握之处在于既要正式拒绝对方，又要保证不会因此而损害双方关系。写作拒绝函时大致上有以下四点注意事项。

一是当机立断。使用拒绝函一般非常讲究实效。若无特殊原因，应当当机立断，尽早拒绝对方。一拖再拖往往会令对方产生其他的想法。

二是具体说明。在拒绝函里应当对拒绝的具体事项予以明确，不要一概而论、含糊不清、模棱两可，那样搞不好就会耽误事情。

三是阐明原因。对于拒绝对方的具体原因最好要在拒绝函里认真地进行说明，以便使对方心服口服，不会因此而影响双方的关系。

四是表达歉意。必要的话在拒绝函里应向被拒绝者表达己方的歉意。此外，还应恳请对方今后继续与自己保持联络。

写作悟语

职场往来中使用函的时候很多，要根据具体情况确定使用什么样的函，要善于通过函加强了解、增加互信，达到共赢互惠的成效。