5.1.2 重点功能概述

1．档案管理

档案管理主要实现对供应商基本信息和相关业务信息、考评信息、品质信息的记录与管理，便于后续的供应商评估、筛选。

（1）供应商基本资料

基本档案信息记录了供应商的公司规模、所在行业、公司类别、供应商等级等基本信息。

（2）业务资料

业务资料中记录供应商所提供产品的大类、小类、设备产能、日供货能力等信息，便于对供应商的供货能力进行综合评估。

（3）财务资料

财务资料中记录了计算方式、付款条件、结算币别、开户银行、账户等基本信息。

（4）联系人

记录供应商的联系人的联系信息，包括电话、传真、移动电话、邮件地址、是否默认联系人等。

（5）评估记录

评估记录是由后续的评估表反写过来的，用于后续对供应商的考察和分析。

（6）质量事故

在档案中将记录供应商曾发生过的质量事故，其信息来源于合作过程的质量反馈。

2．评估管理

评估管理中包含供应商资质申请、样品试制申请、供应商评估指标管理、供应商评估方案、供应商评分表等。

（1）供应商资质申请

企业在最初开始选择供应商时，要求供应商提供相应的资质信息。

资质申请表中包含了对供应商基本资质要求的条件，包括厂房面积、生产许可证、营业登记号、公司优势、主要产品等信息。这些信息用于对供应商的资质进行基本的衡量。

（2）样品试制申请

当供应商的资质申请经过审批满足要求后，企业会要求供应商进行样品试制，以考察供应商的制造和工艺技术能力。

企业在进行新产品的研发，选择新的供应商时，也会有样品试制的要求。

在样品试制申请单中，记录了供应商的送样、企业的收样、样品的交接、样品确认等信息。该过程需要和供应商进行多次沟通互动才能完成。详细的介绍还可以参考供应商协同平台章节的内容。

（3）供应商评估指标管理

企业对供应商进行评估时，会依据完善的指标体系。因此，可以在供应商评估指标管理中添加企业的评估指标，作为建立供应商评估方案的基础。

（4）供应商评估方案

企业的供应商评估小组通过选择不同的评估指标，构成各种评估方案，以适用于不同情况的供应商评估。

（5）供应商评分表

当企业最初选择供应商时，会对供应商进行评估，以确定其是否为合格的供应商。而当潜在供应商成为真正的供应商时，企业还会定期对供应商进行评估。

根据评估方案，选择评估时间段以及要评估的供应商，系统将给出评分表。

3．绩效管理

绩效管理主要是当潜在的供应商成为真正的供应商后，根据企业日常业务往来的表现，企业将对供应商定期进行考核，以确保供应商供货品质、及时性保持在良好的水平，并不断促进供应商改进。

（1）供应商评估指标设置

对于供应商的评估指标，还可以再进行细化、量化，因此可以在供应商评估指标设置中进一步细化各种指标的考核方法。

（2）供应商评估等级设置

根据评分的结果来设定供应商的评估等级。

（3）供应商评估方案

企业根据供应商评估指标，建立供应商评估方案，作为供应商定期考核的依据。

（4）供应商评分表

企业根据评分指标和评分方案，定期对供应商的日常业务表现情况进行评估。评分的结果将发布给供应商，促进供应商不断改进。

4．询报价管理

企业在采购新物料时，或者想更换供应商时，都会进行询报价的业务，以期获得性价比最好的物料。

（1）询价单

询价可由企业采用一次向多个供应商进行询价的方法，以获得多方的比较。

（2）报价单

供应商根据企业的询价单进行报价，企业将报价结果记录下来，作为后续的比较分析。

（3）采购比较分析

企业对供应商的报价进行综合对比分析，寻找最合适的供应商。

5．品质管理

供应商在日常的交货中，企业会对交货质量进行质检。当质检发现问题时，质检部将品质异常报告发布出来，告知供应商进行原因排查，并进行整改。

6．变更管理

在采购订单下达之后，企业和供应商都有可能变更采购订单的信息。比如，企业可能因为内部计划的问题，或者市场发生变化，变更已经下达的采购订单。而供应商可能因为生产能力不足等，要求变更采购订单的交货日期。

如果是企业的变更，可以在系统中记录变更的内容和原因，并发布到供应商协同平台上，让供应商及时知道企业的变更信息，便于内部进行生产和供货调整。

如果是供应商的变更，也可由供应商协同平台及时反馈到系统中，通知企业的采购人员，便于企业内部及时进行计划的调整。

有关变更管理的内容也可参考供应商协同平台章节。

7．对账管理

企业和供应商每隔一定的期间，就会对已经发生的采购交易进行对账。因此，可生成对账单，并发布到供应商协同平台上，由供应商进行查询和确认。

对于双方已经确认的对账单，可以由财务部生成付款单，将货款支付给供应商。同时，系统将付款信息及时发布到供应商协同平台上，以便供应商查询。