10．建立时间活动日志

时间是世界上一切成就的土壤。时间给空想者痛苦，给创造者幸福。

——麦金西

 

韦德是华盛顿一家公司的部门经理。一天早上，韦德和往常一样走进办公室，当看到桌子上一摞报表时，他感到很头疼。但是迫于工作的需要，他只能静静地坐下来，认真地审阅那些报表。正当他认真地看报表的时候，他的秘书艾丽小姐走了进来，对他说：“经理先生，有一位客人想要见你。”

他挥挥手，毫不在意地说：“让他先在客厅等一会儿，我马上就过去。”

过了一会儿，韦德走进了会客室，看见客人正焦急地在会客大厅里徘徊，他马上面带微笑地说：“太抱歉了，我今天的事情太多了，实在抽不出时间跟您洽谈。”

那位客人听了他的这句话，非常气愤地说：“既然你没有时间，那么我们改天再谈吧。”

客人说完，转身就走了，韦德不知所以然地看着那个客人的背影消失在公司门口。

第二天公司的总经理就辞掉了韦德，因为韦德的行为使公司失去了1000万美金的生意。

同时公司里的一个管理信条也让韦德后悔不已：“时间至关重要，凡是本公司员工一律要遵守时间，任何人不能因故迟到或早退；要按时完成任务；要做好时间安排，哪怕是最小的细节也必须在日程安排中列出来并付诸实施。”

韦德并不是忙得抽不出时间，而是没有事先设计好时间，建立好自己的工作日志，没有分清事情的轻重缓急。结果，他被上司给辞退了，给自己带来了许多的痛苦和烦恼。韦德没有时间观念的行为惹恼了公司的客户，假如他能够在工作之前给自己制订一个计划，按照工作内容的重要性有次序地进行，这样就会提高效率，也不会失去那笔1000万美金的生意。

对时间毫无计划最终只能导致一种结果，那就是越忙越乱，越乱越忙。时间是“计划”出来的，能够合理规划自己时间的人就等于比别人多出了几个小时。除了珍惜时间、重视时间的价值、合理利用零碎时间之外，我们还应当对时间有个合理的规划，这样才称得上是有效利用时间。根据哈佛有关专家的研究，你可以从以下几个方面规划和利用自己的时间，提高工作效率：

（1）要善于有效地分配时间

这里你一定要记住，千万不要平均分配时间。你应该把有限的时间集中到处理最重要的事情上，不可以每一样工作都去做，要机智而勇敢地拒绝不必要的事和次要的事。一件事情发生了，开始就要问问：“这件事情值不值得去做？”千万不能碰到什么事都做，更不可以认为自己没闲着，没有偷懒，就心安理得。

（2）要善于把握时间

每一个机会都可能是引起事情转折的关键时刻。有效地抓住时机可以牵一发而动全身，用最小的代价取得最大的成功，促使事物的转变，推动事情向前发展。如果没有抓住时机，常常会使已经到手的成果付之东流，导致“一着不慎，满盘皆输”的严重后果。因此想要获得成功的人必须要擅长审时度势，捕捉时机，把握“关节”，做到恰到“火候”，赢得机会。

（3）要善于协调两类时间

每一个人都拥有两种时间：一种是可以由自己控制的时间，我们叫作“自由时间”；另一种是对他人他事的反应时间，不由自己支配，叫作“应对时间”。这两种时间都是客观存在的，都是必要的。没有“自由时间”，就会处于被动、应付状态；不会自己支配时间，就不是一个有效的时间利用者。可是，要想绝对控制自己的时间在客观上也是不可能的。把所有的“应对时间”都变为“自由时间”，实际上也就侵犯了别人的时间，这是因为个人的完全自由必然会造成他人的不自由。

（4）要善于利用零散时间

时间不可能完全集中，大部分人都会拥有许多零碎的时间。你要珍惜并且充分利用大大小小的零散时间，把零散时间用来去做零碎的工作，从而最大程度地提高工作效率。

哈佛时间管理小秘籍

要清楚地了解你花费时间的模式，你就需要建立一个书面记录——一份自我时间活动日志——这份日志里应有你过去三天的活动，最好是完整的一周的活动。理想的状况是，这个日志应该记录有代表性的日子——不包括那些非常规的花费大量时间的旅行、多天的销售会议等类似活动的日子。确定记录下你做过的所有事情；那样，你就不会忽略任何事情，特别是那些简短的活动和浪费时间的活动——它们占据了绝大多数人生活的大部分。

当你完成每一个日志条目的活动内容记录时，尽可能用明确的类别——例如“电子邮件”、“文书工作”等——去标记每一项活动。对你的活动进行分类可以让你之后对日志的分析更加容易。举例来说，一个办公室工作人员的活动分类，可能包括以下内容：电子邮件、互联网、电话、文书工作、编制计划、准备工作、会议、接待访客以及处理工作。

记录下所有活动之后，基于前面所描述的关键目标、使能目标和最好具备目标，对每一项活动指定相应的优先权，优先权可以分为A、B、C三类。这里要记住：优先权A包括关键目标，它们是具有高价值并应最先关注的任务。优先权B包括使能目标——那些能够间接支持关键目标的活动，它们是具有中等价值和高紧急度的任务。优先权C包括具备低价值的紧急任务和非紧急任务。