1 简化工作，优化流程

在执行工作中，应懂得化繁为简，通过流程优化，让各个环节变得简单朴实，那么，任务完成时间就会大大减少，失误率也会降低。

对此，在华为的内部文章中曾有这样的论述：

 

“我们正在强化业务流程重整的力度，用ISO9001来规范每一件事的操作，为后继的开放式网络管理创造条件；用MRP Ⅱ管理软件，将业务流程程式化，实现管理网络化、数据化，进而强化我们公司在经营计划（预算）、经营统计分析与经营（经济）审计上的综合管理。

“为了使工作流程缩短，支持准确度增加，工作效率大幅度提高，我们还建立了开放的多层、多级专业管理平台，确保公司经营活动的迅速展开。每一个平面的责任中心，分工明确，责任清晰。通过多级责任中心的协调配合，建立起开放的管理平台。无论何时何地任何级别的员工，都会及时、直接、快捷地得到支持。”

 

可见，流程对工作效率的影响力是巨大的，也正因如此，诸如华为等成功企业都会考虑从理顺流程入手，简化工作，以实现高效的时间管理。

 

华为一位中层管理者指出：“我现在最大的爱好之一，就是分析工作流程的网络图，每一次能去掉一个多余的环节，就少了一个工作延误的可能，这意味着大量时间的节省。这两年来，我去掉的各种冗余工作环节达70个，粗略评估一下，省下的时间高达3000多个小时，也就是120多天啊！”

崔西定律指出：“任何工作的困难度都与执行步骤的数目平方成正比。”所以说，高效的管理必然是一条精简的流程。而在华为，流程参与者都会有效利用“ECRS分析法则”对工作进行简化，以实现流程精简化。

 

所谓“ECRS分析法”，即取消（Eliminate）、合并（Combine）、重新排序（Rearrange）、简化（Simplify）。

◎取消（Eliminate）

如果流程中各个环节结束后未创造出预期的价值，那么，流程的执行也就失去了意义，执行流程只会平白地消耗资源。只有删除那些冗余的流程，才能将有限的资源投入到其他流程中去，在总体上缩短流程周期。

 

2009年，任正非向华为全体员工发出指示：让一线直接决策！他曾经百般周折地将一个庞大的企业集团牢牢地控制在手中，此时，在一线上奔忙的员工却渐渐缺少了创业时的激情和敏锐，他发现：企业中设置了过多流程控制点，冗余的环节阻碍了上传下达的流畅性，降低了员工工作效率。

 

任正非认为：取消流程中的冗余环节，是优化工作程序、提高工作效率的第一步。使用这种方法时，需要充分考虑企业的内部控制环境。

◎合并（Combine）

合并的作用不仅在于化零为整，更在于能叠加优势，消除劣势。在华为，如果当前的工作环节皆不能被取消，那么，管理者就会换个思路，将各个环节适当加以合并怎么样？合并是指将两个或两个以上的事务或环节合为一个。

（1）工序、工具的合并

很多情况下，各个环节之间的生产能力不平衡，有的人手短缺，有的则人浮于事，忙闲不均，将这些环节加以调整和合并，往往能去劣存优，取得立竿见影的效果。

（2）合并上下环节

将一项任务的多个环节分别交给几位执行者，可以大大加快企业内部物流和信息流的速度。但是，从上一个环节到下一个环节的交接过程，也可能是一次发生错误的机会。因此，为避免出现交接时的失误，可将多个环节的工作任务交由一位执行者全权负责。

 

华为通常指定一位员工负责一个产品或服务的全过程——从下订单到发货或服务开始至结束。这些员工在服务业组织中被称为“个案员”或“个案经理”，是客户与企业的单一接触点。

 

（3）合并相似的环节

常言道，熟能生巧。对于任务相同或相似的环节，可以将之合并，由一位执行者来完成该环节的操作，最大限度地减少在人力和时间方面的浪费。

 

2007年，华为在人力资源部的主持下，对员工的岗位职责和操作流程进行重新分析，合并一些任务相同或相似的作业环节，提高单个工作环节的工作效率。

 

◎重新排序（Rearrange）

所谓“重新排序”，是将所有作业环节按照合理的逻辑重排顺序，或改变其他要素顺序后，通过改变各环节的顺序（如前后工序的对换、手的动作改换为脚的动作、生产现场机器设备位置的调整等），使各环节重新组合，使作业更有条理，工作效率更高。

工作流程中可能只有几个环节，也可能有数以百计的作业环节。如果各环节排序不当，不合逻辑，会造成工作秩序的极大混乱，无形中延长了作业时间。

 

任正非曾在一次市场庆功及科研成果表彰大会上发表讲话，他要求：“员工参加管理，不断地优化从事工作的流程与工作质量……改革一切不合理的流程。”自此，员工们开始着手对不合理的流程进行变革，对不合理的环节进行重新排序。

 

◎简化（Simplify）

对于一些复杂的环节，可以借助一些现代手法来予以简化，如信息技术。信息技术可以成为一个流程加速的强大工具。如果用于基础扎实的流程，信息技术能够大大增强它的能力。

 

以数据采集、数据传送为例，华为采用机器代替部分人力数据采集工作，降低了人为差错率；而自动化的数据传送，避免了对已经存在于一个系统里的数据的重复录入，省掉数据不匹配带来的麻烦。这两方面节省了大量时间。

 

其实，越是复杂的流程，越可以用精简的方法加以改善。借助“ECRS分析法”来设计工作流程中的每个环节，可以使得流程由复杂变为简单，完成任务所需的时间也会因此而大大减少。