响应上司的期望，成为潜力股秘书

在秘书工作中，有很多过失或者不完美都是源于对上司期望、上司个性的掌握不佳，比如，由于能对上司的指令进行有效的反映，或者不能迅速而完美地贯彻他的意图的“缺憾美”，从而让他更信任你，便会影响到你在他心目中的形象。

 

和上司不沟通，你便永远是端茶倒水、打字送文件的小秘书。现在在一家大型外贸公司担任秘书的青颖对此深有体会。

公司要召开经理级会议，老板让她将会议的日程与安排拟好，然后下发到每一位参会者手中。技术娴熟的青颖很快便做好了这件事情，并将提纲E-mail到了老板的私人信箱中。

临近开会两天，老板非常不满地问她，为什么还没有看到她的计划。青颖说，两天前便已经传给了老板。老板说那几天他正在与客户谈合同，忙碌得根本没有时间看电子邮件，于是提醒青颖以后要注意，重要的事情应打个电话追问一下。

后来，青颖给上司的报告中又出现了两处明显的错误，就这样，她在老板心中的形象被定义为了“有能力但粗心”。

千万别假定老板会注意到你的任务已完成，交到上司手中的文件要加以核对——这是青颖的教训。“和你的上司更好地合作”永远是秘书们必须牢记的生存法则：加薪也好，提职也罢，只要你在这家公司，只要你的顶头上司还是他，那么，你的前途与命运便绝对地掌握在上司的手中。所以，与上司的合作是顺畅还是不佳，直接关系到秘书的未来发展。

立足于上司的期望，推进上司的成功

你是否正处于一种窘境里？你与上司在交流、工作上并没有形成自己所期望的默契，但是你们之间也没有矛盾与争吵，可是，站在上司的角度来想，你也的确知道自己在很多事情上可以做得更好。想要知道问题到底出在哪里、如何解决这些问题，下面的这些建议可以有效地帮助你。

1．明确上司对你的期望

在这个世界上，没有哪两个人可以持有完全相同的想法或是完全相同的工作方式，因此，你的当务之急是要找出上司对你的工作究竟抱有怎样的期待。比如，他是不是想让你每天下班前都到他的办公室中汇报一下当前团队工作的进度与第二天的工作计划？或者，他期望不管什么样的变动、不管变动有多么微小，都要及时地向他汇报？响应他对你的期望，这是良好沟通的重中之重。

不过，这只是秘书最基本的工作原则，它与满足上司的期望还有一段距离。即使当下企业中早已流行绩效指标，但对秘书而言，因为工作内容的繁杂、工作本身带有的服务指向性，都决定了秘书的绩效是由上司独力评价的。也许你认为自己已经很清楚地认知了上司想要什么，但事实上可能你并不了解：所处位置的不同、角度的不同，决定了就算你拥有“换位思考能力”，一旦个人能力不足，你永远也无法触及上司真正的期望。

幸好，我们有各类专家的意见可以参考，美国秘书协会的罗恩·斯纳金认为，以下8点是所有的上司都期望自己的秘书做到的：

（1）努力不懈地专注于完成接待、电话沟通、日常文件整理等普通工作，同时及时而负责地完成他所交代的额外任务。若很遗憾，事情失败了，上司会期望事先获得一些预警信息，而不是突然性地得知结果。

（2）明白哪些数字、计划、人物或文件对上司很重要：你是否能够随口说出那些数字，并持续告知上司那些数字走向？你应该做到这些。此外，若这些方案偏离了轨道，上司会希望你去了解背后的原因，并及早通报他哪些方面出了问题，并向他提供几个对他有帮助的解决方案。

（3）了解上司重视的那些对象：比如某个竞争对手，比如某个具体的公司，收集他们的资料，并在必要时向上司汇报。

（4）掌握你的组织、顾客与基本客户群的动向，你应该知道上司的压力点在哪里，以及当下他采取的是哪种应对情况。

（5）了解你的同事，并知道他们的弱点、潜力与具体的工作，这样，上司在问及你时，你便可以应对自如。

（6）与你的同事处好关系，彼此信任，让消息灵通，并让上司感觉你的这些行为是在协助他，而不是妨碍他。

（7）能够一贯地与人良好合作，有足够的自信说出自己的想法，也有足够的自信来倾听与尊重他人，并能够整合他人的意见到自己的观点中去。

（8）能够发现即将出现的问题，并有效而及时地分析问题，以确定这件事情是否需要向上司汇报。

试想一下，如果你是上司，而你的秘书做到了以上几点，你将会多么重视他——此时，你便能够了解，上司希望要一个什么样的秘书。

2．熟知上司的工作目标

一个出色的秘书永远在做一件事情：帮助他的上司获得成功。这是秘书的职能定义所导致的最直接结果，同时也是秘书在除了跳槽以外唯一的成功途径。因此，你应该时时审视自己的工作是否对上司形成了帮助而不是阻碍。

如果你清楚地知道上司想要完成什么样的任务，那么，你便能够让自己更好地帮忙。上司最近在关注什么事情？上司的上司对他抱有怎样的期望？上司需要完成什么任务才能获得晋升？

了解那些对上司特别的目标，将有助于你更好地定义自己的工作方向。通过与上司沟通、自己留心观察，你便能够采取前瞻性的措施来帮助你的上司达到目标，而上司也会视你为最得力、最有价值的秘书，那么，当其成功时，你的成功自然也会不远。

3．不要躲避与上司沟通

这一点对新进秘书尤其重要。若你感觉上司与你不合，或者畏惧上司的权威而不敢与之交流的话，那么，你势必会减少与他的正面接触——这是人的天性：在面对与我们意见、气场不一致的人时，人们往往会自然地选择尽量远离他。

但是，减少与上司的互动，就等于是在减少自我职业的成长基石，这会引发上司与你之间的信任与尊重不断地流逝，而长期缺乏沟通，势必会导致错误、误解甚至是更多其他问题的产生。

4．不惜一切代价避免冲突

沟通能力与工作能力并不是一回事：你可能工作能力极强，但是在沟通能力上却存在欠缺，但对于秘书而言，你与上司的关系，直接决定了你能否留在这一职位上；上司是否接纳你，是你在公司内发展的唯一前提。

因此，对秘书来说，这是一个不得不接受的痛苦事实：不管你的上司有多么坏的脾气、怪癖，他始终是你工作的唯一重心——你的工作定位就是服务上司，一旦发生冲突，输的人必定是你——除非你已打定主意离职，否则，你要不惜一切代价控制自己对上司的不满，站在上司的立场上，用他所习惯的方式去沟通。

值得一提的是，如果你的上司并不是一个很容易讨好的人，或者是注重由工作绩效评价个人能力的人，那么，你就要降低与他沟通的期望值——在此时，做好他交代给你的每一件事情，才是获得他的认可与好评的唯一途径。