重视配合力，和上司形成默契

有些秘书认为，只要凭着踏实本分与努力做事，就一定能够使自己在秘书的职位上大放光彩，获得同事与上司的认可。但我们能够看到的实际情况是，有些秘书拼命地工作，其收益与付出却并不一定成正比，有时候它们甚至呈现出了互逆的发展趋势。

 

李进在毕业以后，便进入了一家中型企业的税务部门担任秘书。他的直线上司是一位看起来平实朴素的女上司，上司在初期表现出来的和蔼使李进认为，自己接下来只要工作勤恳就可以满足上司的期望了。

没想到的是，做好税务工作需要各种资源与技巧，虽然李进拼命积极地学习，但他的表现却一直得不到上司的认可——那位看起来平实的女上司其实是一位资历过硬的行业牛人，她在过去3年已经在公司获得了4次晋升，而且接下来即将晋升成为合伙人。在她看来，虽然李进非常努力，却不懂得与自己配合：有时候，一件事情自己交代了好几次，他还不知道要做什么；吩咐他负责一些小事，但向自己汇报时，他却总是用一些术语来显示自己的用功。

长达几个月的合作下来后，李进与上司依然没有形成足够的默契，而上司在成为合伙人以后，也向公司申请了另行更换秘书。

 

勤奋的确是一种优势，但是，如果一个秘书只会埋头苦干，只会站在自己的职位上做好最普通的工作，只会站在自己的角度上而不是站在更高的层次上看问题，那么，这个员工永远也不会了解上司的企图心，也就很难长久地获得上司的认可。也正是因为这样，那些期望获得更多发展机会的秘书必须要了解这样的事实：我们必须要尽可能地配合自己的上司，与上司形成更好的默契。

增强合作力，增强你与上司的默契

如果你真的对自己的工作负责的话，那么，更好地配合上司的工作便是你应该树立的唯一目的。但上司很可能会因为你的配合力过差，而不愿意与你深度地进行交流，在这种情况下，你就必须要强化自己的内在说服力，使上司接受“你是可信的”这一事实。

1．建立起个人信用

美国管理学家康格尔在经过了多年的研究之后发现，多数职场人士都会过高地估计自己的信用，而对于秘书来说，个人信用的高低，又直接决定了上司是否会信任你。

在秘书工作中，个人信用往往来自于两个方面：

（1）专业度

专业度代表的是你在某个领域中所具备的专业知识，这可以从你过往所表现出来的具体成绩、行动来证明。另一方面，你的专业度也表现在你为上司提供服务的过程中，是否能够在顾及细节的同时，以自我效率提升上司工作效率。

（2）人际关系信用度

指个人合群度。一个优秀的秘书必然是一位愿意接受他人意见、易于沟通的人，一个坚持己见、不容易妥协的人是无法做好秘书工作的。因此，你应该是一个忠诚的人，一个善于站在大局角度想问题的人，你还应该是一个诚实而可靠的人，而不是情绪起伏不定、工作表现大起大落的人。

2．你是否能够使用上司听得懂的语言

你在工作中，势必需要与上司进行沟通，若你说明的内容牵涉了抽象的概念或者大量的数据，你会采用自己懂得的方式，还是会采用上司懂得的方式进行说明？一个合作力强的秘书总是会运用实际的，或是生活中所熟悉的事物作为模拟，以使自己的说明更快被上司理解。

举例来说，“业务部说，他们增加了×××的营业额，而这相当于多销售了××××套产品”，“这套由软件部门研发出来的数据库软件，就如同客户们的私人管理顾问一般，不仅能够立即向他们提供他们所需要的数据，同时更具备了数据分析与对比功能”等。

3．考虑到上司的立场

大部分秘书都认可这样的事实：很多上司的性格都是保守的，他们对许多事情都抱着否定的态度，似乎他们坐上管理者的位置，只是为了证明自己有说“不”的权利。事实上，上司们在行事作风上所表现出来的保守，多半是因为他们比一般员工肩负了更多的责任：为了顾及不同的需求，他们必须要在各种相互冲突的期望之间，寻求那个最好、最应该期盼的中间值。

这是秘书必须要意识到的事实：上司越是处在组织的高层，就越会被不同的势力所牵扯，无法自由地根据自己的爱好或是习惯的行为模式做事——他们处在更广大的组织网络中，他们需要解决的，不仅仅是工作问题，更多的时候，他们必须要去面对更复杂的人际关系，这是秘书在服务于上司时，必须要考虑到的事实：在说服下属、上通下达的过程中，怎样才能不破坏上司的这种立场，而是对其进行维护呢？

4．不能过度感性

你必须要表现出对自己的工作拥有足够的热情与信心，更要表现出对上司的忠诚——但这并不意味着你要过度地感性。一个感情用事的秘书总是不够专业的。另一方面，你在服务上司的过程中，也应该学会一心二用，在表述意见、汇报情况的同时，必须要学会体谅与发觉上司的情绪变化，以随时调整自己的说话语气。

5．顺着上司的决策风格

成功服务的另一个策略，是根据上司的不同决策风格，随之调整自己的服务策略。美国管理学家盖瑞·纳斯经过了多年针对不同产业的高管决策模式的研究以后，归纳出了三种决策风格，根据这三种不同的风格，秘书可以随之调整自己的服务方式。

（1）控制型上司：尊重他的权威

此类上司拥有强硬的态度，竞争心态极强，面对他们时，你最好少说废话、直奔主题；此外他们极重视权威，不喜欢下属特别是身边的人违背他们的命令，所以，你更应尊重他们的权威，更认真地对待他们的命令。在称赞他们时，也应着重于他们获得的成就，而非性格、为人等其他方面。

（2）互动型上司

此类上司善于交际、乐于亲自参与，享受公开的赞美。秘书应以和平友善的态度来服务他们，汇报工作时，可坦诚地表达你的想法。在赞美时，也要言之有物、因诚而言，否则便会引发他们的反感，进而质疑你的个人能力，严重者甚至会不再信任你。

（3）实事求是型上司

这类上司重视逻辑，讨厌感情用事，凡事着重于理性思考，是操作性的实践者。面对此类上司，秘书可省掉客套话，直接谈他们感兴趣甚至是更具实质性的东西，他们同样喜欢直截了当的方式，因此，秘书与之对话时切记不可拐弯抹角，同时，在进行工作汇报时，对细节也要详细地进行阐述。

普通秘书与优秀秘书最大的区别就在于，前者太过于注意服务的内容，却没有注意到如何运用技巧，强化自己与上司之间的默契度，但事实上，强化自我说服力，使上司看到自己存在的合理性，是建立起自己与上司之间良好关系的重要前提。