你是上司眼中无可取代的秘书吗？

职场上有独立见解、有能力的秘书比比皆是，但为什么有些秘书能够得到上司的重用，甚至随着上司的成功而成功，而有些秘书却始终处于“怀才不遇”的状态中？更有甚者，很可能远不如你的秘书早已获得晋升，而你却依然是秘书大军中的平凡一员。如果你真的出现了此类问题，那么，先别抱怨，问题多半是出在你的身上。

 

总公司进行人员大调动，某区域经理升职后，从秘书部带走了一位秘书，大家对此无可厚非：已高升的这位秘书能力是所有人都敬佩的。

在公司中已有3年工龄的秘书紫晴认为，自己之所以得不到原经理的认可，是因为他的个性太难伺候——的确，秘书处所有人都曾经遭遇过他的责难。在紫晴看来，只要新上任的经理容易相处，那么，自己一定能够获得他的青睐。

万幸的是，新经理果然有一副好脾气，他给办公室中的每一个人都留下了亲切的好印象。但是，一段时间的接触下来，紫晴却依然没有获得这位亲切的上司的认可——他习惯给下属很大的发挥空间，更希望自己的秘书可以不要事事请示，但紫晴并不知道哪些事情应该自己做主——在经理决定提升一个人当自己的私人秘书时，紫晴清楚地知道，那个人肯定不是自己。

 

你有怎样的能力并不是最重要的，重要的是，你能否依据上司的需求来及时地调整自己的工作风格。若你只是要求上司能够符合你的期望，那么，你实际上是在要求上司做出改变——这对秘书而言无疑是非常不明智的行为。

上司期望你是怎样的，你便应是怎样的

我们很容易忘记这样的事实：隐藏在权威背后的上司，与你我一样，同样是个平凡的人，他们也有自己的期望与理想、弱点与强项、挫折与恐慌，他的背景、训练与长久积累的经验造就了他，立足于过往，他拥有个人嗜好、家庭生活、工作习惯。

但是，你了解他吗？你对他的认识足够让你透过他的眼光来看待这个世界吗？

1．你是一个合格的秘书吗？

上司为什么对你的工作不满意？很多时候是因为我们的工作未能做到他所期望的模样。除非你先学会跟随管理者，否则你永远不能通过秘书职位，到达另一个职业高度。在著名美国管理学家保拉·卡普尼的观念中，“了解并管理上司”是职业成功的关键，而以下10个问题则是他主张的十大“成功服务”问题。

（1）你是否清楚地知道上司的目标，并力求通过自己的努力，使其他同事也清楚？

（2）你是否拥有帮助上司实现目标所需要的知识与能力，并因上司的目标变动而做出了相应的调整？

（3）你是否因自我能力对上司目标的帮助作用，而使他对你产生积极的依赖？

（4）你是否清楚上司的风格与习惯，并因此做出了相应的调整？

（5）你是否清楚上司的优势与长处，并在工作中辅助他发挥优势与长处？

（6）你是否帮助上司实现过他追求的目标，甚至超出了他的期望？

（7）你是否获得了上司的信任，使上司可以放心地授权给你？

（8）你是否在恰当的时候，以实际的言行合一，来显示出自己对上司的欣赏与感激？

（9）你是否尊重并明智地遵循着上司的时间与资源利用？

（10）你是否在帮助上司，使他在他人眼中看上去更好？

一般来说，针对上面10个问题，不合格的秘书只能做到5个甚至更少，合格的秘书则能做到6～8个，而优秀的秘书则可以做到9个甚至全部做到。

2．经常问一些有关上司的问题

考虑到以上几点，秘书就应该更经常地问自己一些有关上司的问题，弄清楚影响他们行为的因素。只询问有关上司的粗浅问题，对个人能力的提升是毫无帮助的，最好的办法是采用反向思考法。

（1）在上司批评下属时，在他发火时，是什么样的事情、行为或态度让他失态的？

（2）在什么时候上司会表扬他人？在上司对某些下属进行公开表扬时，这些下属做了什么，或是说了什么？

（3）你的上司在什么时候、因为什么事情而精力充沛？又有哪些工作令他加班熬夜，或者整日焦躁？

（4）你上司的动力是什么？他更渴望权利、安全、知识、创新，还是其他？

（5）上司身上的哪些特征是你不喜欢的？你不喜欢他过于急躁，很可能他也不喜欢你的事事过于细致。

这并非是一个绝对化的思考模式，如果有可能，你应该尽可能地向自己提出一些问题。这些问题将有助于你挖掘与界定上司的本质特征。

3．调整自我工作风格

“秘书的工作风格有迹可循”——这是对秘书工作最大的误解：你的工作风格应该由你的上司来决定，想要获得上司的认可，你就必须要调整自己的工作风格，以上司擅长、喜爱的方式来工作。

（1）上司若喜欢早到，你就应该比他更早10分钟；

（2）上司喜欢走近同事，你就不能摆出一副清高的样子面对同事；

（3）上司喜欢口头汇报，你就应该避免书面汇报或长篇大论；

（4）上司喜欢快节奏，你做事就不能有一丝一毫的拖沓；

（5）上司习惯事事听汇报，你就要一事一请示、一事一汇报；

（6）上司厌恶汇报，你就要清楚哪些事情你可以自己做主，哪些事情你需要先请示，哪些需要后汇报。

4．顺势而为，起到“润滑油”的作用

我们完全可以将管理者与部属、管理者与秘书之间的关系比作汽车与零件：公司就如同一部汽车，管理者是大零件，而下属则是协助大零件动作的小零件，秘书则是中间的润滑油。小零件与大零件之间，必须要通过润滑，才能够更好协调各自的角色与功能，才能发挥最大的功效，而唯有润滑作用、小零件功能正常，大零件才能顺利工作，整部汽车才能安全上路。

同理，了解你的上司，你才能更好地起到“润滑剂”的作用。了解上司并不是说只要知道上司的工作方式就可以了，优秀的秘书会从重视“向上沟通”开始，比如，他们在安排工作时，会先确定上司的工作行程甚至是心情状态，再找适当的时机向上司报告进度；出色的秘书则会尽量配合上司的心情状态，使用不同的表情与语气与上司说话，比如，上司在严肃的时候，秘书就不能微笑太多；上司心情愉悦，秘书就不能太盲目地泼上司的冷水。

我们并非反对拥有自我风格，相反，做好秘书，必须要拥有自我独特风格，只是，在秘书工作中，你的风格必须要与上司保持协调与一致，为上司更好地发挥自我优势创造良好的条件与环境。站在这一角度上来说，与其认为“响应上司的风格”是一个必需的选择，实际上可以将它看作是一个主动而积极的选择。