会议期间的管理工作

一场会议开始正式举办后，就进入了会议期间管理的环节。一般来说，行政人员在会议期间的管理工作主要包括以下内容。

1.会议签到

为了准确了解与会人员的出席情况，在会议开始时，行政经理要吩咐会议工作人员做好入场签到工作，统计好出席、列席和缺席人数。

2.接待与会人员

行政经理要安排接待人员做好相关工作。对于大型会议，在必要的情况下，行政经理可能要亲自接待来宾。在接待与会人员时，行政人员要注意接待礼仪、规格等。

3.管理会议资料

当会议资料较多时，资料的管理也成为会议工作中的难点。会议工作人员不仅要将资料分类，还要掌握好资料的剩余量，做到对会议资料心中有数。

4.跟踪会议进程

当会议议程发生变化时，行政人员要及时通知每一位与会人员，对于无法处理的问题，行政经理和会议工作人员要及时进行协调。会议工作人员还要记录会议期间的电话、传真，做到及时处理各类信息。

5.做好会议记录

在会议期间，会议工作人员还要安排好人员如实做好会议记录，记录的措辞要符合实际且简明扼要。

6.保障现场通信畅通

在会议中，保持通信畅通是开好会议的基本条件。因此，行政经理在选择开会地点时，应重点考虑通信条件。对于需要做好保密工作的会议，可以规定与会人员在一定时间内不得与外界联系，但必须保证会议内部之间的通信畅通。

7.会议保密措施

在实际工作中，有些会议是需要做好保密措施的。比如，产品鉴定会一般会涉及公司的研发机密，在这种情况下，会议的保密工作就显得十分重要了。为此，行政经理和会议工作人员要做好会议现场的保密工作，严格执行企业有关保密工作的规定。

8.协助做好新闻报道工作

一些具备一定社会影响力的会议，也常常为新闻界所关注与报道。对此，会议工作人员应根据会议的纪律、规定和行政经理的指示，协助记者等新闻媒体从业者做好报道工作。

9.举办会议活动

这主要包括会议参观活动和会议文体活动。会议参观活动是把参观会议本身作为主要内容，以增加与会人员的感性认识，或者是在会议休闲期间组织相关参观活动；会议文体活动是为了活跃会议气氛，在会议间歇时间组织与会人员欣赏电影、戏剧、曲艺等。

10.做好会议后勤工作

这主要包括安排与会人员食宿和交通、组织会议安保、进行会场清洁等。

11.处理会议突发事件

在会议期间若发生意外事件，会议工作人员则应首先尽快通知相关责任人，并立刻调动相关资源予以处理，必要情况下，及时通知上级领导，反映问题，并征求相关处理意见。