第14章 知照类公文(1)

第一节公告

公告概述

公告是上至国家高级权力机关、行政机关向国内外宣布重要事项或法定事项，下至各机关部门、人民团体、企事业单位向有关方面或人民群众宣布重要事项的知照性公文。

公告的基本特征

1.内容的规定性

公告所宣布的事项是国内外极为关注的重大事项，所宣布的内容是能够向国内外公开的重大决定，它的使用要考虑在国际国内可能产生的政治影响。

2.告知的广泛性

公告向国内外发布，告知的范围相当广泛。

3.传播的新闻性

公告是通过报纸、广播、电视等新闻媒介公开发布。

公告的写作格式及内容

1.标题

公告的标题有三种形式：第一种由发文机关名称、事项、文种组成；第二种由发文机关名称和文种组成；第三种只写出文种“公告”即可。

2.正文

公告的正文一般包括因由、事项和结语三个内容。

因由要求用简要的语言写出公告的依据、原因、目的。事项是公告的主体，要求明确写出公告的决定和要求。结语一般用“现予公告”“特此公告”等习惯用语，体现公告的庄重性、严肃性。

3.落款

公告的落款要求写出发布机关的名称和年、月、日。如果机关名称已在标题中出现，在落款处也可不写，只写年、月、日或年、月、日写在标题的下方、正文的上方。

公告的写作要求

（1）由于公告语面广，撰写时要注意：事理周密无漏洞，条理清楚不唆，语言通俗不鄙俚，文风严肃不做作。做到易读易懂易知。

（2）公告所公布的为重要或重大事项，而且常以报刊、广播、电视、张贴等形式公开发表，所以写作时，要直陈其事，一事一告，就实公告；语言要严肃庄重，不发议论，不加说明，更不能抒情。

（3）公告一般不编号，但当某一次会议或某一专门事项需要连续发布几个公告时，则应在标题下单独编号。

参考范例

【法规公告】

中华人民共和国国家安全部公告

根据《中华人民共和国国家安全法》（以下简称《国家安全法》）的有关规定，国家安全机关工作人员在执行国家安全工作任务时，依法使用由国家安全部统一制作、签发、全国通用的《中华人民共和国国家安全部侦察证》（以下简称《侦察证》）。现将有关事项公告如下：

一、《侦察证》为红色，封面印有“中华人民共和国国家安全部侦察证”字样和由盾牌、五星、国家安全、短剑组成的徽章图案。封里印有持证人的照片、姓名、性别、单位、职务、编号、签发机关及行使的职权。

二、国家安全机关工作人员依法执行国家安全工作任务时，出示《侦察证》，可以行使《国家安全法》规定的有关职权。

三、维护国家安全是全体公民的义务。国家安全机关工作人员持《侦察证》依法执行任务时，个人和组织应根据《国家安全法》的有关规定，积极提供便利条件和其他协助，不得以任何借口妨碍或者阻挠，违者依法处理。

四、严禁任何组织和个人非法使用《侦察证》，或者伪造《侦察证》，违者依法追究其刑事责任。

五、国家安全机关及其工作人员在国家安全工作中，应当严格依法办事，不得超越职权、滥用职权、不得侵犯组织和个人的合法权益。违者视其情节轻重，给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

六、任何组织和个人，如发现国家安全机关及其工作人员有超越职权、滥用职权和其他违法违纪行为，应当检举、控告，我们将及时查清事实，严肃处理。国家安全部投诉电话为：×××××××。

特此公告。

国家安全部

××××年××月××日

【行政公告】

全国人民代表大会常务委员会公告

自第八届全国人民代表大会常务委员会第十二次会议以来，有2名全国人大代表逝世：福建陈希仲，广西韦元威（壮族）。罢免1名：山东刘延民。

最近，地方人民代表大会、人大常委会选举、补选了八届全国人大代表2名，云南罗得菊（女，哈尼族），四川陈荣生。全国人民代表大会常务委员会同意代表资格审查委员会关于选举、补选代表的代表资格的审查报告，确认第八届全国人民代表大会代表罗德菊（女，哈尼族）、陈荣生的代表资格有效。特此公告。

现在，第八届全国人民代表大会共有代表2976名。

全国人民代表大会常务委员会

一九九五年八月二十九日

第二节通告

通告概述

通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文。通告不同公告，它主要用于有关单位开展业务工作需要。它“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”（国务院《国家行政机关公文处理办法》，2001年1月施行）。它的使用者可以是各级各类机关，它的内容又往往涉及到社会的方方面面，因此，无论是使用主体还是内容都具有相当的广泛性。

通告的基本特征

1.规范性

通告所告知的事项常作为各有关方面行为的准则或对某些具体活动的约束限制，具有行政约束力甚至法律效力，要求被告知者遵守执行。

2.广泛性

告知范围广泛，适用范围也很广泛。不仅在机关单位内部公布，而且向社会公布。其内容涉及社会生活各方面，因而各级机关、企事业单位、社会团体都可以使用。此外，通告的发布方式多样，可通过报刊、广播、电视公布，也可以张贴和发文，使公告内容广为人知。

3.实务性

所有的公文都是实用文，从根本性质上说都应该是务实的。但它们之间还是有一些区别，有的公文只是告知某事，或者宣传某些思想、政策，并不指向具体事务。通告则是一种直接指向某项事务的文种，务实性比较突出。

4.行业性

不少通告都具有鲜明的行业性特点，如税务部门关于征税的通告，机动车管理部门关于机动车辆年度检验的通告，银行关于发行新版人民币的通告，房产管理局关于对商品房销售面积进行检查的通告，等等，都是针对其所负责的那一部分的业务或技术事务发出的通告。因此，通告行文中要时常引用本行业的法规、规章，也免不了使用本行业的术语、行话。

通告的写作格式及内容

1.标题

标题有四种写法。

（1）“通告”。如遇特别紧急情况，可在通告前加上“紧急”二字。

（2）“关于×××的通告”。

（3）“××××关于×××的通告”。

（4）“××××的通告”。

2.原由

主要阐述发布通告的背景、根据、目的、意义等。通告常用的特定承启句式“为了……特通告如下”或者“根据……决定……特此通告”引出通告的事项。

3.通告事项

通告事项是通告全文的核心部分，包括周知事项和执行要求。撰写这部分内容，首先要做到条理分明，层次清晰；其次要做到明确具体，需清楚说明受文对象应执行的事项，以便于理解和执行。

4.结语

用“特此通告”或“本通告自发布之日起实施”表达。

通告的写作要求

写通告，要力求结构严谨，在采用分条写法时，要注意各条之间的先后顺序，每条内容的排列一定要合乎逻辑。语言要通俗简洁。

参考范例

【周知性通告】

××电力工业局关于使用定期借记业务结算方式的通告

××局发[20××]××号

根据中国人民银行××分行的通知精神，从20××年××月起，原来使用××市专用委托收款方式结算电费的用电户，将统一××电子资金转账系统定期借记系统。为此，对于愿使用专用委托收款结算方式缴交电费的企事业单位客户，我局将从20××年××月起改为使用定期借记方式收取电费。请有关用电户配合我局做好以下工作，以便顺利结算电费：

一、请各用电客户尽快与开户银行联系，按照中国人民银行××分行的统一要求签订《定期借记业务授权委托书》，并于20××年××月××日前将复印件送达所在区供电局。

二、部分商业银行由于系统升级原因更改了开户银行账号格式，请客户在签订《定期借记业务授权委托书》的同时与贵开户银行确认新的银行账号，并于20××年××月××日前以正式公函形式通知我局，若届时未收到客户的《定期借记业务授权委托书》及新的银行账号的，客户将无法使用定期借记方式缴交电费，我局将采取现金方式收取电费。

三、由于定期借记业务系统投运后，银行系统将不再代为传递电费票据，因此，我局将统一采取邮政递送，客户签收的方式派发电费票据给每位客户。

为了确认各客户的邮递地址以及签收人，请客户于20××年××月××日至××月××日前往所在区供电局领取20××年××月份的电费发票，同时填报有关资料交我局工作人员（具体格式将在各营业点派发）。

特此通告。

××电力工业局

二〇××年××月××日

第三节通知

通知概述

通知是运用广泛的知照性公文。用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等。通知一般由标题、主送单位（受文对象）、正文、落款四部分组成。

通知的基本特征

1.使用范围广，频率高

在各种法定公文中，通知的使用范围最广，使用频率最高。

2.时效性强

通知对时效性具有严格要求，它所传达的事项，往往要求受文者及时知晓或迅速办理。

通知的写作格式及格式

1.标题

写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。

2.称呼

写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。

3.正文

另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点，参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和做法。

4.落款

分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。

写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。

通知的写作要求

通知是我们经常可以看到的，在学校、单位，还有公共场所都可以看到。通知的类型也很多，不同通知的写作要求不同。

上级对下级的某项工作的要求和安排叫指示性通知，这种通知要注意把要求和措施部分交待清楚，可以分条或小标题的形式，这样才能便于下级执行。

会议性的通知大家都见过，一般就是目的、会议的名称、内容、参加人员、会议时间、地点等，要注意的是要把这些写正确，通知错时间地点就是你的失职了。通知还有批转性通知、转发性通知，这类的通知就是有话则长，无话则短，也就是要简明扼要，直接陈述事宜即可。

有很多通知滥用介词，从而造成文题不通。比如“有关”还有“关于”，通知的事由一般都用关于，而有关就缩小了文题的内容含义，自然也就显得我们的水平太低了，还有要明确上下级的关系等等。

参考范例

【发布性通知】

保卫工作的通知

办发[20××]××号

各乡镇党委、政府，县直各部、委、局、办、中心：

时至年底，全县各种不稳定因素增加，治安形势比较严峻。加强值班工作，加强安全保卫工作显得尤为重要。然而，近一段时间以来，我县一些单位和乡镇在机关值班和安全保卫方面存在一些问题。有的单位平时不安排值班，公休日、节假日期间更是无人在岗，值班制度形同虚设；有的单位领导不带班，只有一般工作人员守摊子；还有的单位连值班室、值班电话都没有设立，有些单位和乡镇安全保卫工作制度不落实，管理松懈，导致发生入室盗窃等问题。针对这些情况，现就进一步加强值班、做好机关安全保卫工作提出如下要求：

一、提高思想认识，加强组织领导。机关值班和安全保卫工作是各级机关搞好自身管理的重要组成部分，是维护机关工作秩序、保持上下联系畅通的必要保证，也关系到整体工作的大局。各级各部门一定要站在讲政治、讲大局、讲稳定的高度，充分认识加强机关值班和安全保卫工作的重要性，真正摆上重要位置，认真研究和及时解决工作中存在的问题。各级党政主要领导要高度重视，加强领导，督促检查。该投资的要舍得投资，经费缺乏的要增加经费，人员不足的要配齐配强。特别是对全体机关干部，要切实加强机关安全教育，牢固树立维护稳定意识和安全防范意识，坚决克服各种麻痹松懈倾向，坚定维护机关良好秩序和稳定局面。

二、采取有效措施，落实完善制度。做好机关值班和安全保卫工作，必须配备好值班和安全保卫人员，认真完善和落实各项规章制度，加强管理和检查，形成制度化、经常化的防范机制。结合当前实际，全县各级机关必须做到以下两点：一是认真落实机关值班制度。县直机关和各乡镇机关要坚持实行常年值班制度，确保每天24小时不间断有人值班，并要由一名班子成员带班。没有值班室、值班电话的要抓紧设立。对值班期间发生的重要情况和重大事件，要按照有关规定迅速上报，及时采取应对措施。二是加强安全保卫工作。各乡镇和县直各部门要建立健全机关安全保卫工作制度。凡是有机关大院的单位，都要确定专门的安全保卫人员，配齐配好必需的工作生活设施，加强巡逻，严明责任。特别是重点部门、要害部位要严防死守，确保万无一失。