第5章 能做事不如会做事(1)
一个人做事应有条理，有方法，更应分清主次，分清轻重缓急，一个只知道埋头苦干而分不清东西南北和轻重缓急的人，只会陷入生活的泥沼而难以自拔。分清轻重缓急，就得把急的先攻破，缓的暂且丢在一边，这样才能避免胡子眉毛一把抓，捡了芝麻反而丢了西瓜的蠢事发生。
1.做到点子上，不要瞎忙
办事分清主次，分清轻重缓急，这句话看似简单，人人都会，但一旦落到实处，却完全不是那么回事了。有的人整天忙东忙西，到头来发现忙得一团糟，什么都没把握好。做事有“心计”，懂得做事的条理和脉络为一“计”。
很多人办事，最常见的阻碍也许就像很多人所表示的这个感觉：“我不太确定自己要干什么，所以我只是做一天算一天。”缺乏主次关系的指引，往往使一个人不能集中冲刺的力量，不知道什么事应该办，什么事可以暂时放弃。成功人士断言，先准备好再上路，是很重要的。
卡耐基在授课期间，有一位公司的经理去拜访他，看到卡耐基干净整洁的办公桌感到很惊讶。他问卡耐基说：“卡耐基先生，你没处理的信件放在哪儿呢？”
卡耐基说：“我所有的信件都处理完了。”
“那你今天没干的事情又推给谁了呢？”老板紧迫着问。
“我所有的事情都处理完了。”卡耐基微笑着回答。看到这位公司老板困惑的神态，卡耐基解释说：“原因很简单，我知道我所需要处理的事情很多，但我的精力有限，一次只能处理一件事情，于是我就按照所要处理的事情的重要性，列一个顺序表，然后就一件一件地处理，结果，完了。”说到这儿，卡耐基双手一摊，耸了耸肩。
“噢，我明白了，谢谢你，卡耐基先生。”几周以后，这位公司的老板请卡耐基参观其宽敞的办公室，对卡耐基说：“卡耐基先生，感谢你教给了我处理事务的方法。过去，在我这宽大的办公室里，我要处理的文件、信件等等，都是堆得和小山一样，一张桌子不够，就用三张桌子。自从用了你说的法子以后，情况好多了，瞧，再也没有没处理完的事情了。”
这位公司的老板，就这样找到了办事的办法，几年以后，成为美国社会成功人士中的佼佼者。我们为了个人事业的发展，也一定要根据事情的轻重缓急，制出一个事情表来。人的时间和精力是有限的，不制订一个顺序表，你会对突然涌来的大量事务手足无措。
根据你的人生目标，你就可以把所要做的事情制订一个顺序。有助你实现目标的，你就把它放在前面，依次为之，把所有的事情都排一个顺序，并把它记在一张纸上，就成了事情表。养成这样一个良好习惯，会使你每做一件事，就向你的目标靠近一步。
我们可以每天早上制订一个先后表，然后再加上一个进度表，就会更有利于我们向自己的目标前进了。
办事难成功的人，最大的原因就是大家每天都稀里糊涂，一点不晓得生命中真正对他们有意义、有价值的东西是什么，无怪乎他们在得到所追求的东西之后内心依然空虚，叹道：“难道人生就是如此？”
许多人之所以在办事中走偏了路，归根结底是没有弄清楚主次目标的正确含义，常常耗费心力于那些并非真正想要实现的目标上，因此才会遭受那么多的痛苦。
2.速度决定一切
我们为什么从早到晚这样忙碍不堪，而收效却为零？这种做事的方式使你无法控制自己的时间和精力。当你趴在桌子上叫苦时，你毫无效率可言，而你正是这么做了。速度决定一切，没有速度，死路一条！
看看你面前所堆积的东西，然后查阅一下其内容。在这些文件中，哪些对你仍有用处？如果你跟周围的人一样，那么你可能会有75%的文件是没有用的。除非你在找资料，否则你是不会去看它的。如果没有这些文件放在你面前，你也不会有失落的感觉。而当你堆放的旧年度报告和上个月的文件不见时，你将因此而降低工作效率。
一个人工作是否有效率、是否具有满足感或如愿以偿，这完全视结果而定。如果你明确自己所追求的是什么，则得到的成果既多又好。
当你专注于自己的一生和职业目标时，需要思考如何从许多可能的事情中找出几件，并加以完成。而当你作出“基本决定”时，这就是一种执行：“我下一步该怎么做？”其目的在于激起你的统驭力——即使你只引导你自己一人。
（1）清理所有文件并加以处理
文书工作是个容易处理的问题。包括表格、信件、备忘录、报告或那些要填、读、分析、写和讨论的东西。可是有些人却对这一问题束手无策。
除非你的工作像誊写员工作一样，得分类、归档、修正或处理文件，否则你的文书工作应该是做得完的。因此，这些工作不该占据你太多的时间。
如果你现在或即将成为主管，希望你尽可能减少不必要的文书工作。你不妨试着提高那些必要的工作的效率，并将所有文件集中在一个适当的地方存放。
同时，让我们看看该如何处理这些工作。
大多数人常把文件堆在身旁，如桌上、衣橱上、柜子上、咖啡桌上、楼梯——只要是能放东西的地方。只要浏览一下一个人的办公室或住处，就可以猜出一个人办事情的能力。
如果你的面前总有一大堆文件，这暗示着你一定经常受到困扰。零乱的文件表明你需要别人的帮助，可是情况还不算太坏。有一位会计师，他的办公室里总是堆积了好几叠文件。最底下的一叠文件大约有6英寸厚，用橡皮筋或纸绳捆在一块儿。有时一叠文件放在其他两叠的中间，而有时则三四叠堆在一起，其中有些已无从辨认。甚至会计师也不知道，更不在乎里面写的是什么。其实，只要翻翻里面的文件，就可以发现，有些文件根本就没有用处。这些文件全记载着过期的法律规定和已去世的客户资料，而这些人的遗产早就处理好了。这位会计师喜欢这些堆积的文件，对他来说，再也没有比这更好的资料了。
如果你喜欢堆积文件——假使你心里觉得有必要保留的话——那劝你改掉这些习惯，你需要的是另一种方式的协助。
假如你是因疏忽或缺乏训练而养成这种习惯，或者你觉得这些文件若搁在手边，做起事来会更有效率的话，那么你还有药可救。
老实说，这些文件对你来说无疑是一项重担。试着加以处理吧，否则它们会降低你的工作效率。就像一辆汽车上，如果净是旧零件，你就无法迅速把车修好一样。
看看你面前所堆积的东西，然后查阅一下其内容。在这些文件中，哪些对你仍有用处？如果你跟周围的人一样，那么你可能会有75%的文件是没有用的。除非你在找资料，否则你是不会去看它的。如果没有这些文件放在你面前，你也不会有失落的感觉。而当你堆放的旧年度报告和上个月的文件不见时，你将因此而降低工作效率。
从现在起，每当你翻阅文件，寻找你所要的资料时，随手拿支笔或签字笔，在文件边上轻轻地做个记号。而在你下次找别的资料时，同样也在上面做个记号。
不妨用一种好玩的心理，写下你预估翻阅的次数。我们敢说，你算得一定不够。你所得到的记号必然会比你所想像的来得多。在某种情况下，有人曾经翻阅同一份文件达137次，然而文件依然对他构成妨碍。因此在你寻找资料时，开始计算一下你翻阅这些文件的次数吧。一旦你确定这些文件会妨碍你的工作效率，你就能找出补救措施。
（2）消除各种降低效率的因素
试着养成在一张十分干净、简洁的桌子上工作的习惯。而放在桌子上的文件，也一定要是最重要的，而且对你有益。把其他不相关的东西搁置一旁吧。
这里我们用“离久情疏”这句话可能比较合适了。如果是重要文件，大多数人都会把文件放在醒目的地方，以免自己忘了。他们担心，假如他们把文件存档的话，他也会忘了文件上所提到的工作或职责。
他们这么做也许并没错。可是这不能构成积压文件的理由。你是否得和亲戚住在一块，才能记得他们呢？你是否也得时时看到这些文件，才能把它们记在心里呢？
这些文件的真正作用是让你无法专注于某一件相当重要的工作。每当你扫视面前堆着文件的桌子，你会因惦记着去做某件事而分心。从复杂凌乱的记忆中选择自己应该记住的某一要事，这是相当重要的。其关键就在“有选择性”这四字上。假使你经常或普遍用它的话，这种方法会产生负面效果——就跟你积压的文件一样。
你也许跟一位在会议桌上疲惫不堪的推销员一样，一天到晚忙得动弹不得。你开始向一位想要买东西的人游说，但在紧要关头，却阻止了另一人摆弄货品。你急着想把东西推销出去，可是当客人在订货单上签字时，又有一个人抓住了你的袖口，问了一个你难以回答的问题，就在你要回答问题时，你突然想起你原本要告诉第二位客人一些事的。所以你搁下手边的事情，趁着在这件事情还没忘掉之前，打个电话告诉他。可是就在你等他接电话的当儿，不断有人走进摊位向你询问产品……
从早到晚，你就这样一直忙碌不堪。你忙个不停地向数以百计的人推销，却没有达成一宗交易，收效为零。
这种做事方式使你无法控制自己的时间和精力。当你趴在桌上叫苦时，你根本毫无效率可言，而你正是这么做了。
最好的方式首先是保持桌面的整洁。将文件撇在一旁，让你能专注于某一件重要的事，而不受其他因素的干扰。不用担心你会忘了下一步该怎么做，你绝对不会忘的。
第二，有些相当有用的记忆术，能让你记得这些事，而不致耽误你的进度。
用不着多久，你将养成每天制定计划的习惯。这些计划将取代那些文件，却不至于让你分心。
3.做就要做好，做就要做快
办事讲究效率是做事的一个基本原则，作风拖沓对于一个人来说无疑是葬送前程最好的毒药，因为拖沓的人永远只会落在别人后面。甘为人后又岂能跑在别人的前头？办事讲究效率，头等大事要优先照顾好，这样的做事方法才能让你在竞争中轻松胜出。
美国的成功学者格雷曾写过《成功的公分母》一书，他一生探索所有成功者共享的分母。他发现这个分母不是勤奋地工作、好运气或精明的人际关系——虽然这些都是非常重要的，而是一个似乎超过所有其他因素的因素——把首要的事放在首位。
1.设定事情的优先顺序
时间管理的一种简单而有效的方法是去设定事情的优先顺序，一般可以分为以下四种类型：重要而紧急；重要但不紧急；紧急但不重要；不紧急也不重要。
重要而且紧急的工作是指事情的重要性高，而且需要立即的行动。此类事情带给人们较高的压力。比如老板紧急交办的工作、重要客户来访、家人临时生病住院、不擅长的必修科目隔天要期末考试等。
重要但不紧急的事情对个人而言是很有意义的，可能是许久的盼望或长远的目标。通常这类事情挑战性高，困难度也高。最常见的例如参加明年的重要考试、年底的婚礼、下星期应聘工作面试等。
紧急但不重要的事情本身重要性不高，但因为时间的压力，需要赶快采取行动，例如接电话、换尿布、煮饭、处理邮件等。
不紧急而且不重要的事情，本身没有迫切完成的压力，而且重要性不高，例如打电话和老同学闲聊、唱卡拉OK、逛街、看电视、写问候信等。
基本上，我们可以先记录每周的时间流水账，然后将每周的事情依重要性与急迫性分为上列四种类型。设定事情的优先顺序很简单，重要的是要克服这种一般人常有的心理倾向：逃避压力，想要处理那些容易、快速完成的事情。
2.充分利用最显效率的时间
办事不讲效率，有时甚至不如走时不准的钟表。
如果你把最重要的任务安排在一天里你干事最有效率的时间去做，你就能花较少的力气，做完较多的工作。何时办事最有效率？各人不同，需要自己摸索。
大部分的人在工作接近结束时，效率都会提高。因为“快结束了”这种心理上的安定感，对工作效率有很好的影响，心理学上称为“周末效果”。另外在一星期当中，大多是在等到星期五，一度低落的工作效率，才会涨高。这也是“周末效果”。
日本成功学大师多湖辉指出：“周一病”，“蓝色日子”，是因为周日刚休息后，有种乏力的感觉；再加上“今天开始，又要工作一星期”的压力，通常周一工作效率都不高。到了星期二这种心情会消失，再度精力充沛。星期三、四后，工作效率又逐渐降低。但是，到了星期五就会觉得“这个星期快结束了，可以休息”，这种“结束效应”可使工作效率上升。这就是多湖辉所说的“周末效果”，人们应该善加利用。
要使一个星期的工作维持一定水准，就要安排擅长的工作于周一开始去做；不擅长或太过厌恶的工作，则安排在周末做，我本身也常如此安排。
周末做些厌恶、不擅长的事，即使工作不顺利，也会认为反正明天休息，可以再做。心情也就平静下来，反而做得更好。因为阻碍工作效率的元凶之一，就是“焦躁”。因此，应多加利用“周末效果”。
一般人都有自己情况最佳的时段。例如：早上到中午的“早晨型”；午后才有精神的“白昼型”；等别人都睡了才起来的“夜猫型”等各类型。但一般人都是上午精神较好，下午两点最差的“早晨型”。
能够知道自己情况最好的时段，对提高工作效率很有效。例如：有人找你做棘手的事情，前一天晚上先提早入睡，天一亮就开始工作，结果会有令人意想不到的顺利。如果坚持工作、功课应在白天进行，晚上要轻松地睡觉，这种机械化的方式，很难提高效率，徒然浪费时间而已。
当然，有些人因身体或精神上的特殊情形，可能要到午后才有精神，所以自己要找出情况最好的时段——在这时段内做些棘手的工作，工作起来，困难的事也变得不难。所以要突破机械化的工作方式，而在你自己情况最好的时段内去试试看。
值得注意的一点是，在任何时候都不要让消极情绪苦恼自己。“天下本无事，庸人自扰之”。只有以积极态度投身于工作学习中，才能给我们以欢乐和激情。
4.优柔寡断，必将一切完蛋
中国有句老话，叫做“当断不断，反受其乱”，一个办事优柔寡断的人，常常会使机会从眼皮底下溜走，让成功从身边擦肩而过。做事要有“心计”，便要克服这一成功路上的大敌，让做事干净利索，行动果断成为我们的办事原则，那么也就真正地抓住了成功的钥匙。
遇事优柔寡断，拿不定主意，这是办事中常见的现象。心理学家认为，人在办事时所表现的这种拿不定主意、优柔寡断的心理现象是意志薄弱的表现。
优柔寡断就是浪费办事的机会，成功就会与其擦肩而过。
不要追求尽善尽美。“金无足赤，人无完人”，只要不违背大原则，就可以决定取舍。
为什么有些人办事易反反复复、优柔寡断？这主要是因为：
（1）心理学认为，对问题的本质缺乏清晰的认识是使人办事拿不定主意，并产生心理冲突的原因。只要留心观察，就不难发现优柔寡断多发生在青年人身上，这是因为青年人涉世未深，对一些事物缺乏必要的知识和经验的缘故。