2.3.4 上机实战：制造费用预算表审查
【案例】本案例中，我们将详细探讨制造费用预算表的审查过程，主要使用前面介绍过的筛选、排查和验证等技巧。首先打开附赠文档“第2章数据-制造费用预算表审查.xlsx”的“本年度预算”表单，其数据如表2-16所示。
1．筛
审查预算表时，常常需要处理大量数据，因此寻找突破口变得尤为关键。一种行之有效的业务方法即为筛选，对每个月份的数据进行有针对性的筛选，比较容易发现问题所在。但筛选合计数据更容易找出问题，所以这里我们可单击“合计”列的筛选按钮，在下拉菜单中的“数字筛选”子菜单中选择“前10项”，筛选出前10项，如图2-15所示。
表2-16 筛选示例
图2-15
提示 如果“月份”行没有出现下拉按钮，可以先选中“月份”，然后单击“数据”选项卡下的“筛选”按钮，即可让“月份”行出现下拉按钮。
筛选后的结果如表2-17所示。
表2-17 筛选后的结果
在表2-17中可以看到一些令人困惑的数据，例如直接人工工资260多万元，而间接人工工资约为270万元，这种情况是不正常的。这些异常的开支需要进一步进行审查，因为可能存在计算误差或其他工作流程上的隐患。同理，我们可以运用行业经验对其他费用进行更为准确的评估和判断。
提示 筛选的方法还有很多，比如设定金额门槛，如大于100万元或200万元等，这需要根据具体的情况而定。比如某车间的每月损耗材料一般不会高于100立方米，那么我们就可以把100立方米设置为一个门槛进行筛选。
2．排
第二种方法就是排序，通过排序找到过高或者过低的异常数据。比如在本案例中，我们可以对合计（第23行）进行排序。选中B列到M列（即1月到12月的数据），单击“数据”选项卡下的“排序”按钮，在弹出的“排序”对话框中单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，选择“按行排序”单选按钮，并单击“确定”按钮，如图2-16所示。
图2-16
可以看到，“排序”对话框的排序条件变成了“行”，然后在“排序依据”下拉菜单中选择“行23”选项，并单击“确定”按钮，如图2-17所示。
图2-17
第23行“合计”的数据即可按照从小到大的顺序进行排列，如表2-18所示。
表2-18 排序示例
我们可以观察到，2月和5月这两个月的总费用相较而言较高，而相对较低的则是9月。管理者可以针对这3个月进行研究，找到原因，扬长避短。
3．验
校验也是一种行之有效的分析方法。在本例中，我们可以用上一年度的实际数据作为基准来进行校验。
附赠文档“第2章数据-制造费用预算表审查.xlsx”中的“上年度实际”表单，可以看到在上一年度，实际产量达到77834台，整体制造费用总额为3700多万元，从而计算出每台产品的平均制造费用，即约483元，如图2-18所示。
图2-18
使用同样的方法对本年度预算数据进行计算，可以发现预算的每台产品的平均治疗费用为532元。通过校验，我们肯定会产生疑问，为何今年的费用要比预算高出这么多，这是否正常？由此可以找出预算数据中不合理的地方进行整改，降低成本，提升收益。
上面讲解的是单个数据的对比分析方法，我们也可以对一系列数据进行对比分析。比如，我们可以将上一年度的数据复制过来，与今年的数据进行对比，着重关注主要的差异，如图2-19所示。
图2-19
从对比的数据中，可以看出今年的产量增加了10943台，然而工资及工资性费用却上升了260多万元。另外，工装模具费用增加了200多万元，模具费用也增加了近200万元。这些增加是否合理，还需要进一步进行审核。由此可见，在进行数据审查时，对比法是一种极为有效的手段。
当然，还有其他方法可以使用，比如对比不同月份之间的差异，以及分析每个月份费用占比的情况等。这些方法都有助于进行数据审查，在此就不再详细介绍其他方法。