第一章　询价管理

第一节　5W2H法

一、采购类型

作为一名采购从业者，在日常工作中，可将采购标的物笼统地分为两类：一类是看得见的实物，如原料、辅料、MRO配件、劳保用品等；另一类是服务，如活动策划、品牌推广、市场调研等。

对于实物采购，采购人员只需要把握好价格，相对于服务采购较容易把握。服务采购尤其是虚拟服务的很多要求是由服务对象提出来的，供应商因为不知道对方的真实需求，往往容易出问题。

二、5W2H法

那么如何解决这些问题？

针对服务类采购，关键是如何让供应商理解被服务部门的真实需求，而5W2H法是解决这一问题最重要的工具。5W2H具体含义如下。

1．When

什么时间？不仅指提供服务的目标时间点，还指达成服务的关键步骤的时间节点。例如，何时招标，何时签署合同，何时付款等。要制定相应的时间表，并据此把控整个服务采购进程。

2．Where

在哪里？不仅指最终完成服务的地点，还指采购人员要对服务地点有全方位的认知与分析。例如，场地的规格尺寸、场地的使用限制、场地的政策法规监管等。例如举行年会这类大型现场活动，这一点尤为重要。场地的规格尺寸会限制活动相关声光设备能否正常安装与使用；场地的使用限制会影响活动餐饮环节菜品的选择与上菜方式；场地的政策法规监管更直接决定活动的规模，如逢国家重大会议召开之际，室外的一些活动可能不会批准。对于采购过程中获取的相关信息，采购人员一定要保存好，并且要落实到合同中。

3．Who

由谁来做？不仅指服务所涉人员名单，还指采购人员要对名单当中每个人的角色作用及权重有清晰的认识。如谁是技术负责人、谁是服务的终端消费者、款项由哪个部门支付等。在整个采购过程中，后者更加重要，毕竟服务参与的人多了，难免会出现“众口难调”的情况。这时候所占服务权重较大者的意见，往往决定着采购工作的下一步方向。

4．What

目的是什么？不仅指具体的服务需求，如要举办一场年会、要进行市场调研等，还指采购人员要对服务需求进行分解，了解各方面的具体要求。以目标顾客购买行为市场调研为例：要明确调研样本的特征（年龄、性别、所在城市、受教育程度、月收入水平等）；调研的频次（每个城市需要调研几次、每次多少个样本、两次调研需要间隔多长时间等）；调研的形式（是用调查问卷、随机走访，还是神秘访客）以及其他要求。目标规划得越详细，后期的合同条款就会越严谨，相应的服务质量就会越高。

5．Why

为什么要做？不仅指采购服务的原因，更重要的是，采购人员一方面要弄明白服务需求是否有待优化的地方，从而简化流程、降低成本；另一方面要为被服务者设置相应的备选方案，以免采购过程中出现突发情况，达不到被服务者的预期要求。

6．How much

预算多少？采购人员不仅要了解服务预算金额，更重要的是要明确预算如何安排（订金、现款还是账期结算）、节省下来的预算如何处理等。看似相同的两个活动，因为性质不同，导致预算要求也不相同。例如，市场推广与年会活动，因为市场推广的核心是营销，要求在保证营销效果的同时，尽量节省开支，拖长账期；而年会的核心是员工福利，要求在预算内尽量多提供饮食和奖品。

7．How

如何实施？采购人员不仅要了解要提供服务的实施方案，更重要的是把握实施方案的可行性、专业性与效率。在实施阶段，采购人员已经接触了大量专业供应商，可行性、专业性已基本解决，应该把精力放在效率的提高上。

当然，在实际采购过程中，采购人员不必拘泥于5W2H法的顺序和内容，也不必拘泥于其使用范围。5W2H法不仅适用于服务类采购的需求，对于工程或者其他复杂品类的采购也同样适用。