1.2.1 策划阶段：分析目标，制定策略

策划阶段包括了写活动策划方案的过程，其最终目的也是让活动策划方案通过。在实际工作过程中，写的过程仅占很小的一部分，活动策划人的主要职责是调查、分析、整合和沟通，具体来说，活动策划人需要完成以下步骤。

1．从活动发起方那里获取必要的活动相关信息，主要是活动需求，一般会包括准确或模糊的活动时间、地点、人数、预算、目的和预期效果。活动发起方给出的信息越多，对活动策划就越有利，也越容易避免活动策划脱离现实的情况。

2．进行相关调查和初步分析，明确活动条件。根据获得的信息和当前情况，做基本的排除法。比如，活动的时间安排是否和公司、场地、执行团队、主要供应商的时间表有冲突；对方的预算相对于活动内容是否合理，如果预算太低，还有没有增加预算的空间；活动规模是否超出了现有的执行能力，如果在这一步出现了严重的判断失误，那接下来就会“一步错、步步错”，导致整个活动策划方案出现问题，甚至产生亏损。

3．头脑风暴，构思执行活动的步骤，建立活动框架。在这一步我们要对活动的内容、环节、人员等有个初步的设计思路，确保活动策划方案在理论上是可执行的。我们会在第三章介绍各种思维工具，以帮助读者进行构思。

4．沟通，尝试使用现有资源满足需求。整个活动有了框架之后，首先考虑使用现有的、可调度的资源，包括物料、人员、合作关系等。比如，已签约的摄影师、现有的桌椅等物料、固定的供应商等。在策划阶段，活动策划人应该沟通确认这些资源的数量和可用性。

5．查找、补充新的资源，满足空缺的需求。寻找新的物料、场地、供应商，甚至是临时聘用的工作人员，以完成对活动框架的填充。要特别注意，引入新资源可能产生额外的预算。

6．确定预期目标。根据上述内容，预估在现状下，能在什么程度上实现活动发起方对活动效果的要求。

7．补充完成时间表和预算表。将具体的时间安排和预估的花费报表制作成Excel表格（或其他你需要的形式），并调整内容使它们符合现有条件。

8．撰写活动策划方案。活动策划方案的原稿一般是配图的文字版。

9．提交和展示活动策划方案。文字版活动策划方案可能有多个版本，比如，对内版本附加成本表，而对外版本附加报价表。另外，可能还会根据需要，额外制作PPT或视频版的活动策划方案以进行展示。在此阶段，还可能需要其他部门配合设计效果图、场地图等内容辅助展示。

10．修改活动策划方案，直至通过。

我们在策划阶段需要完成活动策划的大部分工作，另外有小部分工作是需要在执行阶段完成的。完成了活动策划方案，就像电影有了剧本，如何执行它也就有了基本的计划。在本书中，笔者将用7章的篇幅（第2章到第8章），结合案例详细讲解完成活动策划方案的过程。

活动策划方案是指导性的，目的是满足“做活动”这一需求。因此我们一般从需求出发，先找到活动目标，然后再想办法解决问题。需要场地，我们就去确认档期；需要物料，我们就去确认价格，这展示了活动策划方案的方向性。但是，做策划毕竟和实际执行不同，活动策划方案的所有内容都是计划中的，所有承诺都是预先给出的，当活动策划方案本身都未确定时，很多因素都将处于变化状态：场地不可能保证是保留的，价格不可能保证是不变的。因此，活动策划方案还需要一定的灵活性。

活动策划方案没必要是完美的，也不可能是完美的，计划赶不上变化的问题每时每刻都在发生，而这些问题，需要在将活动策划方案投入实际执行的过程中一一解决。