二、如何记录和分析时间日志？
“老付，早晨我还有个重要问题没来得及问：我怎么才能找到自己的时间黑洞，然后避开它呢？”下班后，小强推开老付办公室的门问。
“你呀，还真是个急性子。”老付放下了手头的工作。“人生没有下脚料，每一段时间的运用都有它自己的意义，但我认为有主动时间和被动时间之分，做事之前有预期，并且追求预期的结果，这就是主动运用时间，否则就是被动运用时间，而时间黑洞就是指被动时间的集合。所以，揪出时间黑洞的最好方法，就是认真完成我早晨留给你的作业，怎么样？拿来我看看。”
小强的作业
“让我们一起分析一下吧，来，搬个凳子，坐这儿。从你的作业里，我们可以看出你在这一天内应该完成的事情共有5件：
1.检查、回复邮件。
2.完成项目计划书。
3.完成会议纪要。
4.修复路由器故障。
5.分析客户投诉并找对策。
其中：
1.按计划完成了2件（检查、回复邮件；修复路由器故障）；
2.延时完成了1件（完成会议纪要）；
3.没有完成2件（完成项目计划书；分析客户投诉并找对策）。
按计划完成的原因是：清空收件箱已经是一个习惯，因此能按计划完成；修复路由器故障是因为非常重要而且紧迫，不修复全公司就不能上网。
延时完成的原因是：和同事闲聊，使注意力转移，无法集中精力完成会议纪要，原本只需要40分钟时间，实际用了2小时。
没有完成的原因是：1.上网聊天和上淘宝买衣服，占用了大部分时间；2.临时开会，打乱了计划。”
“哇，老付，我太崇拜你了！经你这么一分析，我的思路感觉一下子就清晰了，今天算是体会到了什么叫醍醐灌顶。”
“你先别得意，这只是对今天活动的一个简单记录和分析，我们的目标是找到你每天的‘高效时段’。”
“嗯，我确实有那样的感觉。有的时候好像突然变得效率很高，像是拧紧了发条；有的时候又莫名其妙地很烦躁，什么都不想做，什么都做不进去。”
“时间黑洞是由时间块聚集而成的，这有点像滚雪球，一点一点的雪聚集起来就形成了气势逼人的大雪球。或许你对写报告时聊3分钟QQ不以为然，但是我要告诉你，曾经有人做过这样的实验：当你的注意力被打断之后，如果想要重新集中注意力至少需要15分钟；如果你的思路被打断的话，那么你可能与iPad这样的伟大创意擦肩而过。时间黑洞不仅将‘被动时间’ 吞噬，还将‘主动时间’ 破坏。这样吧，在找到你的高效时段之前，我先给你一些建议，可以帮助你尽量避开时间黑洞。你将它们写在便签上，贴在办公区域的醒目位置，对你工作效率的提高会非常有帮助。”
“这一定是锦囊妙计啊！我先去试试灵不灵，呵呵。”
7月2日下班后，老付和小强又凑到了一起。老付瞅着小强格挡上写着“锦囊妙计”的便签问道：“觉得我的几个小建议怎么样？”
“好啊，好得不得了。”
“还要不要打赌？我赌你绝对没有100%按照上面的建议去做。”
“这个……还是算了吧……我确实没有全部做到……老付，什么都瞒不过你。”
“瞒不过我的原因很简单，因为我也是从你这个阶段一步步过来的。”
“那意思是我也有可能成为你这样的效率专家？”
“不但非常有可能，而且会比我做得更出色。”
“有你的一半就行了，呵呵。”
“一般情况下，人们看到我前面的那些建议都会说：‘嗯，不错，有道理，有机会一定试试。’然后就烟消云散了。因为他们对时间黑洞的认识还没有触及内心，也没有看到血淋淋的事实。我向你推荐一个避开时间黑洞、找到高效时段的法宝——时间日志。
要管理时间，得先知道它是怎么花出去的。时间日志就像是我们记录自己的支出一样，忠实地记录我们的时间都花费在什么地方。据我的使用经验来看，记录时间日志有下面几个好处：
◎提醒你珍惜时间；
◎分析自己时间的投入与产出；
◎找到你的最高效时间段。
‘分析自己时间的投入与产出’的内容我们以后再聊，在这里，我们先来聊聊‘找到你的最高效时间段’的话题吧。像你这样上班不久的人一般都具有下面的几个特点。
1.工作从勤杂工开始。一般新人都是被重点‘照顾’的对象，收发传真、跑腿办事、编写文档等，都是对新人的考察。
2.炸弹隐藏在琐事中。作为新人来讲，你的一举一动都被所有人看在眼里，他们不会告诉你该怎么做，只是把一堆任务交给你，然后观察你的表现。这些琐事里面总会有一件或者两件非常重要的事情，如果你没有找出它们并且搞定它们的话，充其量也只能算作‘勤杂工’，别忘了你背后的那双眼睛。
3.忙碌而且盲目。绝大多数新人都是非常辛苦地做好自己的分内工作，但是为什么只有少数人能够迅速得到提升？因为他们边低头工作，边盯着远处！”
“说得太到位了！老付，我就老被你盯着，呵呵。”
“所有的这些都是对你时间管理技能的考验，这是职场的一种‘潜规则’。其实我们只要有自己的一套处理日常事务的方法，不管这个方法是什么，都会让我们的人生变得高效和井井有条。拿我自己的方法来说吧，其实我处理任何工作事务都只有四步。
老付工作四步法
第一步：将所有的任务放入工作篮，不论是谁在什么时候交给我的任务，统统放进工作篮。
第二步：将可以置之不理的任务清除掉；将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来；将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。
第三步：将需要在特定日期处理的事情写进日程表；将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒；将需要现在处理的事情摆在办公桌上。
第四步：在自己最高效的时段，做最重要的事情；其他的事情也做合理安排。
OK，就这么简单！小强，你知道接下来我们该做什么吗？”
“找到自己的高效时段！”
“完全正确。我相信很多人都不清楚自己最高效的时段是什么时候。不要相信自己的感觉，要相信数据，相信记录。我又要给你布置作业了，还是用一周的时间，请如实填写这份时间日志。”
“没问题！”
时间日志
一周后，小强拿着五张时间日志表格去了老付的办公室说道：“老付，这是我五天的时间日志，你看看。”
“不好意思，我现在有点事，咱们老时间讨论，好吗？”
“嗯……好吧。”小强悻悻地退了出去，一边琢磨着：这也是他时间管理的方法之一？果断拒绝？看来要向老付学习的东西太多了。
好不容易熬到了下班，小强迫不及待地跑来问老付：“早晨你在忙什么啊？”
“哦，实在不好意思，你进门的时候正是我处理来访电话以及需要拨打电话的时间段，别介意啊。”
“没什么，没什么，我又学到了一招，呵呵。”
“还是来看看你的时间日志吧。”
小强一周的时间日志
“通过你的时间日志，我们可以很直观地发现几个事实：
◎你的高效时段产生在早晨的8点到10点之间，大部分的产出都在这个时段；
◎很多时间花在收邮件、聊天还有弥补周一的工作失误上；
◎虽然尽职尽责地写代码、写文档、做项目汇报，但是仍然会被客户投诉，被老总训斥，说明你没有抓住重点，对客户的问题不重视；
◎在逛网店、刷朋友圈、回微信的过程中很多事情被拖延了。
如果你能在周一就处理好客户问题的话，后面的客户发怒和老总训斥就不会发生；如果你能腾出一些时间和技术高手多进行一些深入交流的话，你的经验将更加丰富；如果你能利用下午的时间好好地列出手头各个项目的进度，那你就比现在更有掌控感。”
“……”小强这会儿已经听呆了，停顿一下才说：“我现在才知道，我的日子过得有多浑浑噩噩，所以才把工作做得一团糟，真是惭愧……我一定要好好跟你学学。你快告诉我，有哪些方法能够帮助我提高工作效率。”
“这个问题一言难尽，简单地说，你需要学习时间管理。”
“哦……”小强若有所悟地说，他确实觉得自己在利用时间方面太随意，想起什么就做什么，所以很容易浪费时间，做事情的效果也不好，“就是像老板管理员工一样，把自己的所有时间都管理起来，让它们高效运转，是吗？”
“提高效率只是时间管理的一个方面。你想想，如果你在一条错误的路上跑得很快，那会怎样？”
“会离目标越来越远——我明白了，不仅要效率高，还要方向正确才行。”
“对。水流的方向是由渠道决定的；没有渠道的水只会向四面八方渗透，然后渐渐消失在土地之中，永远也到不了大海。时间也是一样，如果没有重点地使用，它会消失于无形。我们学习时间管理正是为了聚焦于自己的渠道，让时间的涓涓细流流向我们想让它去的地方。”
“听起来有点深奥，但我很感兴趣。”
“其实也不是那么难，以后我慢慢给你讲你就明白了。”
“谢谢你，老付，让我有一种开始新生活的感觉！”小强坚定地说。
“加油吧，我会尽我所能支持你！”老付笑着说。
“哦，对了，我可以先教你一些提高工作效率的小技巧，你先试试。”过了一会儿，老付突然想起来。
“好啊好啊！洗耳恭听。”小强充满期待地说。
老付的话：提高工作效率的技巧
1.找出重要的事情在高效时段内完成。每天早晨别一上班就急着投入工作，先看看今天工作的重点是什么，哪些事情是重要并且紧迫的。将这些事情安排在你的高效时段完成。
2.回顾你需要发布或者呈送给上司的资料。我们不可能第一次就把事情做到尽善尽美，自己编写的材料就是自己的名片，在这上面不要吝啬时间，或许它们能让别人对你刮目相看。
3.同样情境解决的事情批次处理，比如说要打电话的时候，把所有电话一次打完，要出去的时候把所有外出的事情一次处理完，要跟老板沟通的时候，把所有需要沟通的事情一次沟通完，这样做能减少你做这件事的内心阻力，借着惯性就把不愿意做的事情处理掉了。
4.减少检查邮件的次数。每天两次足够了，并且应该注意，往往在上网聊天或者无所事事的时候就会“习惯性”地检查邮件，因此，应该找些事做来分散自己的注意力。
5.能休息的时候尽量休息：有午休时间的人是幸运的。一般情况下，在休息时间我会设置一个闹铃，时间定为半小时，在这半小时中脑子里什么都不想，好好地放松一下。这非常有利于精力的恢复。
“太感谢你了，老付！我先记下来，从明天开始，我就按照你说的办，我一定要改变效率低下的现状！”
小强利用老付教给他的方法，给自己的一天规划了几个时段，他规定自己一定要按照这个准则来度过每个工作日。结果发现这方法确实管用，让他可以随时掌握自己一个小时之前做了什么，现在正在做什么，一会儿应该做什么。这样一来，他感觉头脑清晰多了，工作效率也提高了一些。下面是小强的每日时间段规划。
时间日志
当然，以上时段的划分只是相对的。比如说，9∶00—10∶00应该是工作时段，但如果这段时间内有其他事情的打扰，怎么办呢？也就是说，如何处理临时突发事件呢？小强没有想明白，他打算以后找个时间请教下老付。