任务二 编辑“四大发明”文档

一、任务描述

米拉的同事准备在会议上分享我国的四大发明，于是让米拉帮忙编辑“四大发明”文档，为分享做准备。老洪为米拉支招，让米拉检查同事提供的草稿中的文本错误，并修改或删除多余的文字，完成后的参考效果如图1-14所示。

二、任务实施

（一）打开文档

要查看或编辑保存在计算机中的文档，必须先打开该文档。打开文档有多种方法，可以在保存文档的位置双击文件图标打开文档，也可以在Word工作界面中打开所需文档。下面以在Word工作界面中打开“四大发明”文档为例进行讲解，具体操作如下。

（1）启动Word 2016，然后单击“文件”选项卡，在弹出的窗口中选择“打开”选项，或按【Ctrl+O】组合键，在打开的“打开”界面中选择“浏览”选项。

（2）打开“打开”对话框，在对话框上方的下拉列表中选择文件路径，在中间的列表框中选择文件，完成后单击按钮打开所选文档，如图1-15所示。

（二）选择文本

当需要对文档内容进行修改、删除、移动与复制、查找与替换等编辑操作时，必须先选择要编辑的文本。在Word中选择文本有以下几种方法。

•选择任意文本：在需要编辑的文本的开始位置单击以定位文本插入点，然后按住鼠标左键不放并拖动鼠标指针到文本结束处，释放鼠标左键，可选择该部分文本，选择后的文本呈灰底黑字显示，如图1-16所示。

•选择一行文本：除了可用选择任意文本的方法选择一行文本外，还可将鼠标指针移动到该行左边的空白位置，当鼠标指针变成形状时单击，可选择一行文本，如图1-17所示。

•选择一段文本：除了可用选择任意文本的方法选择一段文本外，还可将鼠标指针移动到段落左边的空白位置，当鼠标指针变为形状时双击，或在该段文本中的任意位置连续单击3次，可选择整段文本，如图1-18所示。

•选择整篇文档：在文档中将鼠标指针移动到文档左边的空白位置，当鼠标指针变成形状时，连续单击3次；或将文本插入点定位到文本的起始位置，按住【Shift】键不放，单击文本的结束位置；或直接按【Ctrl+A】组合键，可选择整篇文档，如图1-19所示。

（三）修改与删除文本

在Word文档中可修改输入错误的文本，修改文本的方式主要有插入文本、改写文本、删除不需要的文本等。

1.插入或改写文本

在文档中若漏输了相应的文本，或需修改输入错误的文本，可分别在插入和改写状态下完成这两个操作。下面在“四大发明”文档中插入并改写文本，具体操作如下。

（1）在状态栏上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“改写插入”命令，状态栏中将显示出目前的状态，默认为“插入”，表示当前文档处于插入状态。

（2）将文本插入点定位到“四大发明的说法，源自英国汉学家”文本后，输入破折号“——”，文本插入点后面的内容将随文本的插入自动向后移动，如图1-20所示。

（3）在状态栏中单击按钮切换至改写状态，将文本插入点定位到“最初均制成粉末状，”文本后，输入文本“后来”，原来的文本“以后”会被输入的文本“后来”替换，如图1-21所示。

（4）单击状态栏中的按钮或按【Insert】键切换至插入状态，避免下次在输入文本时自动改写文本。

2.删除不需要的文本

如果在文档中输入了多余或重复的文本，则可将不需要的文本从文档中删除。下面在“四大发明”文档中删除不需要的文本，具体操作如下。

（1）将文本插入点定位到第2页的“在长期的生产实践中，”文本前，然后拖动鼠标指针到“最早的指南针是司南。”文本后，释放鼠标左键，以选择该段文本。

（2）按【Delete】键删除选择的文本，如图1-22所示。若未选择文本，则按【Delete】键可删除文本插入点后的文本，按【BackSpace】键可删除文本插入点前的文本。

（四）移动与复制文本

在Word文档中可将某些文本移动到另一个位置，从而改变文本的先后顺序。若要保持原文本位置不变并复制该文本到其他位置，则可通过复制操作在多个位置输入相同文本，避免重复输入。

1.移动文本

移动文本是指将选择的文本移动到另一个位置，原位置将不再保留该文本。下面在“四大发明”文档中移动文本，具体操作如下。

（1）选择第1页开头的“（四大发明的说法源自英国汉学家——李约瑟。）”文本，单击“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“剪切”按钮。

（2）将文本插入点定位到第2页末尾的蓝色底纹上，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮下方的按钮，在弹出的下拉列表中选择“只保留文本”选项，如图1-23所示。

（3）完成移动文本的操作，然后删除该段文本开头的“（”和结尾的“）”符号，效果如图1-24所示。

2.复制文本

复制文本的操作与移动文本的操作相似，只是移动文本后，原位置将不再保留该文本；而复制文本后，原位置仍保留该文本。下面在“四大发明”文档中复制文本，具体操作如下。

（1）选择第2页中的“我国古代劳动人民”文本中的“劳动”文本，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“复制”按钮。

（2）将文本插入点定位到下一段的“这说明中国古代人民”文本中的“古代”文本后，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮，如图1-25所示。

（3）完成复制文本的操作，效果如图1-26所示。

（五）查找与替换文本

在一篇长文档中要查看某个字词的位置，或要将某个字词全部替换为另外的字词，如果逐个查找并修改将花费大量的时间，且容易漏改，此时可使用Word的查找和替换功能快速完成。

1.查找文本

使用查找功能可以在文档中查找任意字符，如中文、英文、数字和标点符号等。下面在“四大发明”文档中查找文本“早知”，具体操作如下。

（1）将文本插入点定位到文档的开头位置，单击“开始”选项卡，在“编辑”组中单击按钮右侧的按钮，在弹出的下拉列表中选择“高级查找”选项。

（2）在打开的“查找和替换”对话框的“查找内容”文本框中输入“早知”文本，然后单击按钮，系统将查找文本插入点后第一个符合条件的文本，如图1-27所示。

（3）单击按钮，在弹出的下拉列表中选择“主文档”选项，系统将自动在文档中查找相应的文本，并在对话框中显示出与查找条件相匹配的文本的总数目，如图1-28所示。

2.替换文本

替换文本就是将文档中查找到的内容修改为另一个字或词。下面在“四大发明”文档中将“早知”文本替换为“造纸术”文本，具体操作如下。

（1）将文本插入点定位到文档的开头位置，在“开始”选项卡的“编辑”组中单击按钮。

（2）打开“查找和替换”对话框，在“替换”选项卡的“查找内容”文本框中保持“早知”文本不变，在“替换为”文本框中输入“造纸术”文本，然后单击按钮，系统将自动在文档中找到文本插入点后第一个符合条件的文本，如图1-29所示。

（3）单击按钮可将第一个“早知”文本替换为“造纸术”文本，单击按钮可将文档中剩余的所有“早知”文本都替换成“造纸术”文本，并弹出提示对话框提示替换的数量，单击按钮确认替换文本，如图1-30所示。

（4）关闭对话框，返回文档可以看到替换文本后的效果。