2.7.1 会前
1．发起会议
需求人员在需求调研过程中，当出现了以下情况时，可以考虑召开需求调研会。
（1）工作需要协同，牵涉的岗位、人员太多，不在一起开会根本说不清楚。
（2）不同的人提出的需求相互矛盾，根本无法调和，只能开会谈判。
（3）时间紧急，交期压得紧，一个岗位一个岗位地去调研根本来不及。
（4）牵涉不同岗位、个人的利益，需要开会由领导拍板。
（5）经过调研后已经有了一些结论，需要集中宣讲，同时收集反馈意见，等等。
发起调研会之前需要仔细思考这次会议的主题是什么，一次会议未必只讨论一个主题，但主题一定要明确。确定主题后，再确定参会人员，注意参会人员是越少越好，而不是越多越好。在确定参会人员时要考虑让这些人参加会议的目的是什么，不要让会议室中一拨人在开会，还有一拨人在闲待着，绝大部分时间讨论的事情都跟他们没有任何关系——除非有某个级别够高的领导压场，否则这个调研会的效果应该不会好到哪里去。
案例：确定参会人员
小王在对仓库相关业务进行了调研之后，现在到了确定工作流程的时候了。入库相关业务中，需要确定供应商送货后仓库根据什么收货，仓库的验收单怎么提交给采购部，财务需要仓库给供应商什么收货凭证，原材料检测部门需要仓库提供什么凭证，财务需要怎么获取原材料的入库检测信息，等等。对于出库部分的业务，需要确定车间领料需要提供什么凭证，是不是需要提前发出申领单，车间材料领多了怎么退回来，不同的车间领料流程是不是一样，等等。由于这些工作流程牵涉仓库、采购、质检、财务、车间等很多工作岗位，小王决定发起一次需求调研会议来讨论这些问题。不过考虑到入库部分的业务跟车间关系不大，而出库部分的业务跟采购、财务关系不大，小王觉得还是分两次调研会比较好，第一次调研会由仓库、采购、财务、质检相关人员参加，第二次调研会由仓库与几个车间相关人员参加。
在发起会议时需要考虑参会人员的工作安排情况，会议安排要兼顾到所有人的限制条件，既要考虑对参会者工作的影响，也要考虑对参会者生活的影响。例如，你想把会议安排在上午9∶00，可是车间里可能正在交接班，相关人员很难这个时候来开会，或者刚刚夜班下班，眼皮都睁不开，来了也不可能开好这个调研会。
以前看到有人建议，开调研会可以考虑脱产搞封闭会议，到某个酒店找间会议室，连续开几天会，大家一起讨论整个组织的信息化，一边开一边记录，一边整理，一边确认，开好会后，基本所有需求搞定，然后立即进入分析阶段。从需求调研的角度来说，这当然是最理想的了，大大提高了调研的效率与准确性，降低了软件风险，但是说实话，这种方法目前在中国还不太行得通。
2．会议材料准备
在开会之前需要认真准备会议材料，将这次会议需要讨论的问题界定清楚，可以是PPT，也可以是一般的文档，不管是什么形式的材料，都应该提前发给相关与会人员，让所有人对这次会议有个准备。在开会前，最好将准备好的材料打印出来，发给相关人员。会议材料要有很强的针对性，最好能列出需要讨论的明细项、想处理的问题、某些前面调研过程中遇到的困惑，等等。在准备会议材料时，如果觉得材料不够具体，问题不够明确，那么这往往意味着在前面的调研工作做得不够，没有充分理解症结所在，这时候建议不要匆匆安排需求会议，还是要先做好会前的准备工作。
案例：准备会议材料
一个需求调研会的会议准备材料。
会议时间：某年某月某日某时
会议地点：采购部小会议室
参会人员：关羽、张飞、黄忠、马超、魏延、马岱、姜维、孔明
主持人：孔明
会议主题：讨论原材料采购与入库的信息化流程
讨论内容：
（1）供应商的送货流程如何设计？需要采购部发通知吗？如何通知？这个通知需要同时发给仓库吗？如果没有这个通知，仓库拒绝收货吗？是针对所有的货物还是某种特殊货物？
（2）供应商如果送货送多了，仓库如何处理？需要发起什么审批流程吗？怎么审批？
（3）供应商送的货物是先入库再检测，还是先检测再入库？仓库要求先检测再入库，因为这样的话入库后可以立即打印带质量等级的标签；检测部门要求先入库再检测，因为检测量太大，被供应商催着，很容易犯错误。
（4）如果检测不合格，仓库收货吗？如果已经收货了，是不是要退回去？这个流程怎么设计？
（5）采购部要求所有的材料都需要根据采购单入库，但仓库反映有许多零星材料并没有采购单，这种情况如何处理？
（6）财务要求仓库每月月底报送纸质报表，但仓库反映报表都在系统中，财务可以自己直接调用。
（7）供应商结账时需要提供什么凭证？什么时候打印？由谁签字？
（8）是不是可以将仓库的收货单与质检的检验单合并到一张单据上？需要讨论一下格式以及设计使用的业务场景。
（9）财务需要对仓库的月末结存进行检查吗？怎么处理账实不符的情况？
（10）财务检查只是检查数量，还是需要对应到账面上的数量、库位、质量等级？
另外，会议材料准备并不限于需求人员，有时候也要求其他与会人员准备一些在会议中可能用得到的材料，例如，要求他们整理自己的信息化概要需求，整理某项复杂业务的处理规则等。
3．会议室准备
会议室准备跟开其他类型的会议没有太多区别，如果需要演示PPT就需要准备投影仪，如果人很多就需要准备麦克风、喇叭，如果会议室紧张就需要提前预订，等等。如果需要投影仪、麦克风这些设备，就应该提前十几分钟到会议室做好设备的调试工作，这个不多说了。