2.6.2　生成报表的触发条件

从业务层面看，报表生成的触发条件一般有如下几种方式。

一是领导有临时要求时，相关责任人根据收集的信息制作，例如领导临时要求统计一下今年的职工离职情况；二是到了某个周期性的时间点时，例如随处可见的日报、周报、月报、季报、年报等；三是发生了某件事时，例如订单完成后，需要给客户出具一个与这个订单相关的分析报表。

对于信息系统而言，报表生成的触发条件一般有如下几种方式。

一是根据用户录入的查询条件（例如日期范围、部门等）生成报表。这种方式是最常用的一种方式，绝大部分报表都是这么制作的。不过需要注意的是，在实际工作中，这个条件有可能隐含在业务过程中，在做报表分析时，一不小心就会忽略。

案例：隐含的报表生成条件

小王在分析收集到的报表时发现，有几种关于材料用途的统计表很类似，一车间有个“一车间材料用途统计表”，二车间有个“二车间材料用途统计表”，辅助车间有个“辅助车间材料用途统计表”，根据对报表信息与统计逻辑的分析，小王认为这其实是同一种报表，它们的信息来源、计算方式都相同，什么一车间、二车间、辅助车间，其实只是这个报表的生成条件之一：部门。

二是到了某时间点时，系统自动生成报表储存在数据库中，这种情况往往是因为需要统计、记录某些业务某时间点的实时状态，因为数据在不断变化，过了这个时间点就很难得到。

三是在空闲时间段运算生成报表储存在数据库中，这往往是因为运算量太大，可以利用系统空闲时间计算生成报表，提高运算效率。

当然，还有一些报表是混合型的，如根据用户录入的查询条件生成报表，但其中有部分（可多可少）数据是系统在某时间段自动计算生成的。

分析当前使用的报表时，需要考虑如何将当前的触发条件转换成信息系统的触发条件。对于信息系统而言，生成报表的触发方式与业务层面的触发方式是完全不一样的。例如，“领导有临时要求”这种触发方式，在业务层面相当普遍，但在信息系统中，根据报表需求，有可能是根据查询条件生成报表，有可能是时间点触发，有可能是空闲时间段生成；对于那种日报、周报、月报之类的报表，首先想到需要在某时间点定时计算，但如果统计的信息不需要实时性，运算量也不大，宁可采用根据查询条件生成的方式，毕竟这种方式做起来最容易，开发成本最低。

报表生成的触发方式，在需求分析时需要仔细考虑，不同的触发方式有不同的优缺点，需要根据需求合理处理。根据查询条件生成报表的方式最普遍，实现最容易，没有特殊情况一般优先考虑这种方式，但缺点是实时生成，对于需要消耗大量资源的大型报表，或需要反应时点状态的报表，就难以处理。