1.1.3　管理软件的发展

随着IT技术的普及，越来越多的企业管理者倾向于使用计算机辅助自己的管理工作。谁都知道，没有好的软件，计算机、网络这些硬件设备是没有任何价值的，正如有铁轨却没有火车，有公路却没有汽车一样。管理者刚开始使用的软件偏向于一些工具类的软件，如Word、Excel、邮件系统等，这些系统有一个共同的特点，就是可以明显提高某些具体工作的效率，同时由于有很强的同质性（大家使用的都是相同的软件），可以大量复制，采购成本很低，因此使用起来非常容易，普及起来也很快。

后来管理者发现，软件可以帮助自己做更多的事情，有些事情，软件做起来比人要快得多、正确得多。企业规模越大，管理起来越复杂。几十个人的小公司，巡查一圈，吆喝一嗓子，基本上把该了解的东西都了解了；如果是几千人、几万人的大公司，员工分布在各个地方工作，管理者要想了解自己所管理的这些人的情况委实不易。管理者做决策，最重要的也是最麻烦的事情就是获得信息——快速地获得正确的信息。为什么你的领导总是比你看得远些，总是显得比你高明些？大部分情况下不是因为他比你聪明，而是因为他掌握的信息比你多。

于是，越来越多的管理者重视起长于处理各种信息的管理软件了。开始时管理软件的重点在信息的录入与收集，因为这是管理过程中最需要的东西，也是管理软件比较容易处理的部分。很多公司的管理信息化都是从Excel开始的，管理者最关心的信息，如客户、订单、回款、工资、物料之类的信息，都可以通过Excel进行录入与管理，而Excel购买成本低，学习、使用非常方便，使用它作为管理信息的录入、收集系统最好不过了。Excel本身是一个工具软件，不能称为管理软件，但是却可以使用Excel建立一个管理软件系统，不管这个系统多么简单。不过，使用Excel进行管理，却有很大的局限性：Excel录入太随意，录入数据容易出错；Excel往往只能充当数据的收集软件，不能直接使用到工作中，势必需要专人进行数据的整理与录入，导致信息滞后还浪费人力；Excel不太适合集体作业、流程作业；Excel的信息比较零散，如果要进行综合性的分析需要在数据处理上耗费大量的时间与精力等。

认识到Excel的局限性后，管理者开始将眼光放到真正的管理软件上来。通过采购或开发，财务部使用财务软件管理财务数据，人力资源部使用人力资源软件管理工资、考勤数据，仓库使用仓库管理系统管理仓库物料信息等。这些管理软件可以彻底解决Excel面临的那些困难，它们可以真正使用到工作中，在工作过程中自然地获得信息；还可以对工作起到规范作用（有些事情，不按照系统的规范要求就没法处理）；也支持不同岗位的协同作业，例如，上了财务软件后，支持现金会计在系统中录入现金、银行存款收支记录，支持成本会计在系统中录入成本核算记录，支持总账会计根据这些记录生成会计凭证结账等；还可大大提高某些岗位的工作效率，例如，在手工记账时，会计人员根据记账凭证登记账簿的工作量很大，有了财务软件后这项工作就完全由软件替代了。

随着这些软件的使用，越来越多的各级管理者发现了软件带来的好处，于是纷纷决定使用管理软件来协助管理，软件越用越多，管理者也越来越离不开软件，然而，管理信息化到了一定阶段后，管理者就会遇到一个无法逾越的鸿沟——信息孤岛。在这个阶段，企业里存在着许多管理软件，不同的软件管理不同的业务，车间有个软件管生产任务，仓库有个软件管库存物料，计划部有个软件管生产计划，销售部有个软件管销售订单等，它们各自为政，“老死不相往来”，这就形成了所谓的“信息孤岛”。这个岛上存放着库存信息，那个岛上存放着订单信息，那个岛上存放着回款信息，无法沟通。注意这里的信息孤岛与数据存放的物理位置没有关系，存放在同一服务器甚至同一数据库中也可能是信息孤岛，存放在世界各地服务器上的数据也可能不是信息孤岛，关键不在于数据存放的位置，而在于这些数据是不是一个有机体的一部分。由于有信息孤岛的存在，给管理者获得信息带来了巨大的困难，越是高层的领导，受信息孤岛的影响越大。或者信息格式不一致，在不同的系统中无法统一处理；或者相同的信息，在不同的系统中的结果矛盾，不知道哪一个是正确的；或者有些信息，明明另外一个系统中存在，却不得不在这个系统中重新录入才能运行下去；或者为了统计某些数据，不得不从不同的系统中手工摘抄，浪费人力且影响士气等。

为了解决信息孤岛的问题，管理者需要一揽子集成解决方案，通过软件将公司的信息统一管理，统一设计格式，统一编码，统一管理数据流向，统一数据入口，避免数据的重复录入等。在这个阶段，企业的统一数据建模显得异常重要。对于一个企业来说，在管理过程中存在大量的数据实体（可以理解成对应于数据库中的表），少则数百多则成千上万，它们有着千丝万缕的关联关系，也有着复杂的业务背景。随着软件规模的扩大，数据的关联复杂程度呈指数级上升。这种集成解决方案的实施难度绝不是简单的一个个小系统的累加，它要复杂得多。从MIS到ERP，都属于这种解决方案。一般企业总是在存在了若干信息孤岛后才会着手实施这种解决方案，于是就会有一个非常麻烦的事情等着管理者——如何处理已经存在的信息孤岛？很多麻烦事需要处理：以前的操作已经成了习惯，员工改变习惯很难；以前的历史数据与新软件的数据格式不兼容，很难导入新系统，历史数据又不能放弃；以前的特定软件虽然不能集成，但有些功能确实相当强大，真不情愿放弃等。许多集成方案最终归于失败的原因都是因为没有解决好信息孤岛问题。

成功实施集成解决方案后，企业信息获得了最大限度的集成，各种信息可以非常顺畅地流动，所有岗位的信息可以相互共享，各种资源可以充分整合，软件系统植根于工作中，成为工作中不可或缺的工具，工作流程被软件所规范，由于信息得到了及时、充分、系统的收集与整合，使得大量的智能运算成为可能，可以给各级管理者提供决策分析工具，大大提高了管理效率。但是，管理者认识到，企业并不是独立在市场中生存的，一般都是某条价值链（所谓的价值链，就是从原料到消费者的路径，例如纺织价值链，是由种棉花、纺纱、织布、染色、制衣等各个环节构成的）中的一环或几环，自己管理得再好，如果这条价值链其他的环节出了问题，自己的企业一样可能出问题，这样就诞生了供应链管理的思想。通过供应链软件系统，企业可以跟自己的供应商、客户分享信息，抱团取暖，从而提高这些企业群体的共同竞争力。

最后要注意的是，以上所说的管理软件的发展过程只是一种行业性的示意过程，并不是说每个企业都一定会经过这些过程，对于具体的企业，使用管理软件的发展过程是由其行业特性、管理方式、管理者思想、地区习惯、竞争对手等各方面因素决定的。正如马克思为人类社会发展划分的阶段，并不是每个民族都经过那些发展阶段的，例如，非洲很多民族就是从原始社会直接发展到资本主义社会的。