1.1.2　什么是好的管理软件

需求分析的工作目标是设计出好软件，从事管理软件的需求分析工作，当然就是设计出好的管理软件。好软件在人们的工作、学习、生活中俯拾皆是，百度、淘宝、QQ、微博、微信、Office等，使用好软件的感觉就是一个字——爽，看起来舒服，使用起来流畅，不拖泥带水，不磕磕绊绊，功能总是出现在需要的地方，总是能解决问题等。但究竟什么是好软件呢？作为软件行业的专业人士，对软件是好是坏的认识自然不能仅仅满足于此。

在正式讨论需求分析相关工作之前，先来看看究竟什么样的软件是好软件，以此作为未来工作的努力目标。

1．好软件是有用的

所谓的有用，就是指软件真正能够解决问题，不能解决问题的软件绝不是好软件。从企业管理的角度来看，或者可以增加收入，或者可以节约成本，最终反映在它能够促进利润的提升，这个利润可以是短期的，也可以是长期的。如果软件提升的利润大于软件的成本，那么这个软件是有用的，否则就不能说是有用的。

不过，利润是由多方面的因素决定的，大部分情况下很难说得清楚一个小软件对企业的利润有什么影响，也就很难说得清楚它是有用还是没用，因此可以尝试从一些更具体的方面来界定一个软件是不是有用。

有用的软件解决问题而不是制造问题。可以用软件解决的问题很多，小到简单地保存某种信息，大到为企业建设管理平台。但要知道，在用软件解决问题的同时一定会带来全新的问题——软件本身的问题，对于一个不是搞软件的企业来说，这种问题处理起来并不容易。有很多单位，好像是为信息化而信息化，目的不是解决现实问题，而是为了面子好看，结果导致使用软件不但没有解决问题，反而带来了许多额外问题。还有的时候，软件确实解决了某些小问题，但相对这些被解决的问题来说，软件本身带来的问题要严重得多，得不偿失。例如，为了获得某种报表开发了一款软件，却需要专人录入数据，专人维护系统，如果让这些人进行手工统计，报表不但可以按时出来，工作量还会小得多，这种软件实在不能说是有用的软件。

有用的软件可以提高工作效率。计算机的长处在于运算更快、更准，存储更多、更久，分享更全、更易，无论用户的要求多么无理它也不会闹情绪。利用好计算机的这些特点，没有理由不能提高工作效率。如果软件不能提高工作效率，绝对不能说是有用的软件。提高工作效率一般体现在这些方面：同样一件事情，完成的速度大大提高了，例如一个审批流程，以前可能需要三天，现在三个小时就可以完成了；或者经过软件优化后，有些工作根本就不需要了，例如使用财务软件后，登记明细账簿的工作就可以取消了；或者有些工作需要的人力资源大大减少了，例如编排生产计划，以前需要计划助理到车间收集生产状态，用了软件后可能这种岗位就不需要了；或者相同的人员，可以完成更多的工作，例如采用作业成本法计算生产成本，通过软件可以完成非常复杂的计算过程，并且快速、准确，在以前，同样一个成本会计不可能做到这一点；或者可以降低工作难度，例如生产数据统计员，使用软件后很多生产数据可以直接从生产过程中获得（如生产任务完成时间、机器号等），而不需要统计员再去进行手工统计。

有用的软件可以降低资源消耗。利用软件来降低资源消耗体现在许多方面，例如，可以通过库存管理减少仓库物料的无故丢失；可以通过计划管理软件提高库存的周转率降低资金的积压；可以通过办公管理软件降低办公物品的消耗；可以通过生产管理软件降低生产材料的消耗；可以通过调度软件让任务安排得更科学，降低生产能耗；等等。

软件的有用性还表现在很多方面，如规范流程，提升客户感知，增加企业核心竞争力，帮助决策等，这里不再赘述。

有用，是好软件的最基本条件，其他方面做得再好，如果缺少有用性，这个软件也不能说是一个好软件。软件开发之前为什么要进行需求调研呢？最重要的目的就是为了保证软件的有用性。

2．好软件是易学的

好软件充分考虑易学性。所谓易学，就是指软件功能方便学习，容易上手。对于易学性，需求分析者的终极目标是，所设计的软件功能不需要任何培训，用户看着界面就可以学会操作，用户通过自学有什么问题都能自己解决。当然，管理软件与面向公众的社交软件还是有很大区别的，要想达到这个境界不大可能，但在做设计的时候，设计人员应该时刻提醒自己，这里如果再努力一把，是不是用户就可以不用学习了？或者，是不是可以减少用户的学习难度？容易学习的功能，对于用户来说，使用中会觉得是一种享受，也就更加容易接受软件，对于后面的实施来说，可以大大减少培训成本。

比起十多年前，如今的用户对软件的易学性要求越来越高。由于一批又一批软件人的努力，现在的用户对软件体验的要求越来越高，对软件的期望也越来越高，对于学习软件的耐性却越来越少了。这些因素决定了，在易学性方面下多少工夫都是值得的。

3．好软件是易用的

好软件充分考虑易用性。所谓易用，就是指软件用起来舒服、趁手，处理问题全面、容易、方便、快捷，犯了错误容易纠正。请注意易用性与易学性之间的区别，易学性指软件容易学会，而易用性指学会之后，使用软件处理问题的感受，这是两个完全不同的概念。有些软件容易学会，但确实不易用，也许它容易学习的原因只是因为功能简单罢了，而功能简单往往预示着处理问题不全面，有一些问题甚至处理不了。软件的易用性一般体现在以下这些方面。

（1）在操作层面，界面美观大方，录入或操作快速、方便，功能出现在需要的地方，处理同一件事鼠标点击、键盘击键次数最少。

（2）在业务层面，处理问题容易、快捷，不需要切换一大堆界面，处理问题全面，一些异常业务也可以方便处理。

（3）在性能层面，软件反应速度快，占用资源少。

易学性是针对没有学会软件的新用户，易用性是针对已经学会软件并可以熟练操作的老用户。

4．好软件是灵活的

好软件充分考虑灵活性。所谓灵活，就是指软件不仅满足于能够实现用户当前的需求，还会充分考虑其他的特殊需求，充分考虑软件的发展，让软件易于扩展，易于应对可能的需求追加与变更。无论开始的需求工作做得多完善，用户的需求终究会有变化，或者需要修改某些需求，或者需要增加某些需求，或者需要取消某些需求，而灵活的软件具有柔性，即使用户的需求发生了变化，软件不修改也可以解决很多问题。当然，任何软件都不可能解决所有问题，作为设计者，能做的是尽量设计出可以应对更多需求变化的软件，也就是尽量增加软件的灵活性。

使用字典代替写死的数据，使用参数开关控制程序的代码分支等，这些都是提高软件灵活性的常用手段，人们所看到的几乎每一款好软件都有大量的参数开关（一般都在“设置”的功能中），这就是软件开发者为了软件的灵活性所做的努力。

5．好软件是健壮的

好软件充分考虑健壮性。所谓健壮性，是指软件在用户使用过程中有很强的容错性，可以帮助用户少犯错误，犯了错误可以纠正，可以反悔，用户在使用软件的过程中没有心理负担。在这里，“健壮”的反义词是“脆弱”，脆弱的软件，用户使用时需要小心翼翼，神经绷得紧紧的，数据不能录错，不能删错，操作顺序不能颠倒，不该点的按钮不能乱点，不该打开的界面不能随便打开等，一不小心犯了错误，就会付出很大的精力处理，有时候甚至只能由软件维护者在后台才能修好，总之，软件中仿佛布满了地雷，一不小心就会“引爆”，轻者“皮破肉烂”，重者“残废丧命”。

6．好软件是高效的

好软件考虑性能要求，追求高效性。所谓高效性，指程序执行速度快，占用的IT资源少。IT资源一般包括数据存储能力、服务器运算能力、网络传输能力、客户端运算能力等方面，不同的业务系统，不同的架构方式，甚至针对不同的用户，关于这几个方面的考虑重点并不相同。

软件功能再强大，能解决的问题再多，执行起来如蜗牛般缓慢，让人等得几乎要崩溃，也不算好软件。高效的软件会努力提高功能的运行效率，降低IT资源的消耗，让软件系统运行得更快速、更经济。

7．好软件是方便交互的

好软件方便用户与系统之间交互，具有交互性。交互性，指程序在执行过程中可以与用户进行友好沟通，让用户顺利获得应该知道的系统信息，让系统顺利获得用户提供的信息。例如，执行某一项操作需要用户等待很长时间，用户就会觉得烦躁，不知道是不是系统出了问题，不知道还要等待多久，但是，如果有进度条显示执行进度，那么就会大大减少用户的烦躁情绪，也就是通过进度条让用户知道系统内部的信息（执行进度），从而提高交互性。

当用户在界面上操作时，一个友好的系统会将执行信息根据需要反馈给用户，有些信息只是告诉用户一段程序执行的状态，如常见的告诉用户保存成功的提示消息，而有些是用于接受用户额外指令的，如让用户确认是否删除某记录的提示消息。系统反馈给用户的信息，可以通过各种方式表达出来，如弹出消息框、显示在某固定区域、写入日志文件等，有的时候也会通过组件形状变化、位置变化、颜色变化、文字字体变化之类的方式向用户传达。

8．好软件是可重用的

好软件具有可重用性。可重用性，指软件对不同环境的适应性。重用，可能是整个软件的重用，也可能是软件中某些功能的重用。有些产品型的软件，可以原封不动地用到多个企业中，不需任何修改，或者只需要进行少量修改，这就是整个软件的重用；有些软件的某些功能，可以复制到别的软件中继续使用，如很多团队的“用户管理”“权限管理”之类的功能。对于功能的重用，有些功能自成体系，跟本功能之外的功能、数据没有任何关系，具有最强的可重用性；有些功能隶属于某个环境，离开这个环境就没有任何意义，那么这种功能就没有任何可重用性。注意，这里所说的重用，是指功能级别的重用，跟代码级别的重用（封装函数、过程、类等）是两码事，不可混为一谈。

增加可重用性，可以大大降低团队的开发成本，提高开发速度，增加软件系统的稳定性等。