3.待办事项清单——让To do list持续进阶

每天上班后，我们可能会面对诸多待办事项，最简单的方法就是先将它们记录下来，这是一个不错的开始，可以帮助我们更视觉化地梳理每天需要做的事情。事实上，很多人非常擅长罗列这些待办事项。罗列事项清单的过程是能获得成就感的，但是你真正完成清单了吗？恐怕大部分人写完待办事项清单之后，就只是让它成了一个清单。

想看看有哪些事情要做，但这时候一个微信消息提醒出现，你就关注朋友去网红餐厅打卡的照片了；

想打开邮件处理下一个待办事项，却不自觉地被下个月团建的邮件所吸引；

觉得自己已经完成了所有的待办事项，但仔细回顾，发现完成的都是边边角角的工作；

周末下班前检查自己的待办事项清单，发现一大半任务都停滞不前。

如果是这样的清单，那么宁可不要。待办事项清单的本意是在无序的生活中重建秩序，但很多人连一个像样的清单都无法列出来。

一个失败的清单无法区分所有待办事项的轻重缓急及其所需的时间，有的事情只需要几分钟就可以搞定，有的事情却需要几个小时才能理出头绪，有的事情需要马上交给老板，有的事情却要慢工出细活……如果把这些事情混杂在一起，这样的清单宁可不要。

【时间管理技巧1】

那么，一个成功的待办事项清单是什么样的呢？它至少应该包括以下几个要素：

（1）待办事项的准确定义；

（2）待办事项的相关事项，包括前置事项和后置事项；

（3）待办事项的计划时间；

（4）待办事项的完成顺序。

为了完成这些事情，我们要明确的事情又包括哪些呢？

（1）具体做的动作；

（2）事情的优先级；

（3）事情的排序；

（4）事情完成的时间点和预计完成的时间。

接下来我们来看一个简单的场景，我们每天上班的时候几乎都会遇到这样的待办事项清单（To do list）。

但实际上，这个清单写得比较含糊，只是简单地罗列了一些没有关联的事项。所以我们可以进行细化，上面的列表就会变成下面这样。

从上面的第6项内容到第11项内容，我们做了哪些工作呢？

（1）把相关的工作进行归类，比如法务会议和合作商会议都属于会议相关的内容；

（2）把工作细分，比如周报工作其实包括几个不同的工作事项；

（3）给每个事项制定预计时间。

进行到这一步，一个待办事项清单的雏形就出来了。但这还不是最终版，因为现在只有事项完成所需的时间，还没有预计完成的时间点，再加上预计完成的时间点后，就可以得到一个相对完整的清单了。

上面的清单中，最终花费的时间可能与预计有所出入，这不是什么大的问题。如果比预计时间短，在之后的时间预算中可以做相应的调整。如果比预计时间长，则可以看看在处理具体事项时，是否可以进行相应的改进。

【时间管理技巧2】

最后一个问题，上面的清单有没有可以改进的地方呢？

答案是肯定的，因为上面的待办事项清单只是完全理想情况下的清单，在实际操作中，大家还可以试着从以下两点做出改变：

（1）设置事项的优先级程度

法务和合作商的会议是否有优先级的取舍，这关系到待办事项的先后顺序。

（2）留出休息时间

没有人是不知疲倦的机器人，在每个独立待办事项之间留出一定的休息时间，一般以5分钟到10分钟为宜。

自我训练

按照上述的方法，我们先明确自己需要完成的工作，把工作内容按照难易程度重新安排，然后将所列条目进行排序，把你认为最难的工作列在前面，把你认为最有把握的工作列在最后。

在实际工作时，先完成最难的任务，最后完成最容易的任务。通过这种待办事项清单，你会发现，只要按照待办事项清单的节奏，原本以为很困难的任务其实没有那么困难。掌握了时间，克服了对工作的畏难情绪，工作效率也就提高了。

大家试着填写下面的表格，完成一个待办事项清单吧！