3.瑞士奶酪法——碎片时间的快速整合

我们每个人都曾幻想过理想化的工作条件，当接到任务的时候，可以有整段的时间来专心完成这项任务，而不会被其他事情干扰。

但在实际工作中，基本不存在这种工作条件。我们很难找到这样理想化的整段时间来完成任务，不得不在各种碎片时间中争分夺秒地开展工作。

在这种困境中，阿兰·卡凯提出了一种叫作“瑞士奶酪法”的时间管理方法。顾名思义，由于瑞士奶酪上面分布着许多小孔，阿兰·卡凯将这些小孔比作碎片时间，在完成一个比较大的任务时，要善于使用“见缝插针”的方法，积极地利用零碎时间，而不是消极地等待整段时间的出现。

比如，你的任务需要8个小时的整段时间来完成，但暂时不可能有如此充足的时间，这时候，你可以先花10分钟、5分钟甚至1分钟完成任务中的某个步骤，而不是消极地等待整段时间的出现：

用10分钟将任务中涉及的文档系统梳理一遍；

用5分钟将关联方的来往邮件整理一下；

用1分钟做一个待办工作的列表；

……

这些都可以一小步一小步地推进这项任务，避免原地踏步。

根据瑞士奶酪法的原理，我们可以通过3个步骤实现碎片时间的快速整合。

（1）把任务分解为多个易操作、任务量较小的任务，小到可以放在奶酪上的每个小孔中；

（2）预估可以用来完成任务的碎片时间，明确奶酪上有多少个小孔；

（3）完成每个小孔中的任务，通过番茄闹钟开始工作。

比如，最近的一项任务是完成一次关于彼得·德鲁克《卓有成效的管理者》的演讲，我们可以按照瑞士奶酪法，根据以下表格合理安排自己的碎片时间。

续表

通过上面的例子，大家可以发现瑞士奶酪法的3个优点：

（1）简单易上手：在每天繁忙的工作中抽出一整段时间不容易，但是上下班途中和饭后睡前的十几分钟还是很容易抽出来的；

（2）减少焦虑感：一整段时间内所要完成的工作往往会给我们带来焦虑，但是十几分钟就可以完成的工作，可以让我们在心理上更加容易接受；

（3）提高完成效率：通过不断地完成瑞士奶酪上每个小孔的工作，一项大的任务也可以按时分解完成。

【时间管理技巧】

在瑞士奶酪法的实施过程中，也贯穿了很多项目管理的理念，主要有以下3个方面：

（1）嵌入式

当完成一项工作还没有开始下一项工作时，中间一般会有一段空闲时间。这段时间可能是5分钟，也可能是30分钟，如果加以利用，也是一笔不小的时间资源。

嵌入式就是将这段时间充分利用起来。例如，写完一封会议纪要，还没有开始下一个会议的空闲时间中，可以去回复一封邮件，也可以做一下最近的工作总结。

（2）并列式

当完成一项任务的时候，可能会花费很多时间在等待上。并列式就是在进行任务的同时，把等待的时间充分利用起来，在一个时间段里同时做两件事或者多件事。例如，在等待其他同事提交数据结果的时候，提前设想一下不同的数据体现出的结论。

（3）积累式

当完成一项工作的时候，如果没有一整段的时间来完成，积累式就是一个不错的想法，通过很多零碎时间来完成一项工作，不论是饭后的休息时间，还是下班路上的时间，积累这些碎片时间，也可能完成一项任务。

自我训练

瑞士奶酪法可以适用的场景非常多，我们可以按照下面的表格，安排一项你想用碎片时间来完成的事项。