前言

秘书是大家经常提及、接触但往往难以说清楚的职业。认可这个职业的人会说这是一份“近水楼台先得月”的工作，可以获得不少的优势；不了解这个职业甚至对这个职业有偏见的人会说，秘书只不过是花瓶，平时打打杂，处理一下办公室工作，这份工作谁都能干。

我创作这本《老秘书工作笔记》，就是想通过一种系统、有条理的方式，全面地介绍一下秘书这个职业，告诉大家秘书是什么、需要做什么、怎样才能做好秘书。本书分为四篇，第一篇是秘书工作入门，第二篇是秘书工作初级，第三篇是秘书工作进阶，第四篇是秘书工作效率提升。

第一篇介绍了秘书应知应会及如何获得领导的认可。秘书应知应会是对秘书工作的总括式介绍，内容包括秘书工作的重要性、秘书的工作职责是什么、秘书与助理的区别、做秘书有哪些优劣势及秘书可以走多远。

第二篇和第三篇比较全面地介绍了秘书工作的各个模块。秘书工作范围广、跨度大、有深度、有高度，涉及很多繁杂和琐碎的事项。做秘书的人，要做到从信息管理、财物管理到商务礼仪、商务接待、会议组织、公文写作，无一不知、无一不晓。秘书要和领导的思想保持一致，尝试从领导的视角分析、判断问题，学会向上管理；要做好跨部门沟通、文件流转，保证领导的指令和意志得以贯彻落实；还要安排好领导的差旅行程、日程，甚至负责公司各类活动的策划工作。

第二篇主要介绍了秘书的初级工作。刚入行的秘书往往要负责很多行政事务和执行工作。在这个阶段，能够很好地完成“办文、办会、办事”，就算得上一名合格的秘书了。随着经验和阅历的增加，秘书的工作范围开始扩展，工作难度开始提高。这时，秘书就要学会领导的“独家语言”，听懂领导话语背后的意思，还要学会如何与各部门负责人沟通，获得他们的认可。

第三篇主要介绍了秘书的进阶工作。到了进阶阶段，秘书的工作就不再是给领导安排一下出差、订个机票、订个酒店这么简单了，而是要保证不管领导在与不在，公司都不会受到重大影响。不管是信息的接收与传达，还是各项工作的安排和执行，都能一如平常。“一如平常”看似简单，实则最难。给领导安排日程这项工作也不再是简单地给各项工作排个顺序，而是要精准地把握领导做事的优先级，知道哪些事在领导眼中具有战略重要性。在这个基础上，秘书还要清楚完成各项工作大概需要花多长时间，预留多长时间比较合适；知道哪些工作适合上午做、哪些工作应该放到下午，两项工作之间应该安排多长的休息时间，哪些工作可以连起来完成。这时，日程安排就从简单的工作排序变成了分配领导的精力。当然，其他方面的工作的复杂性和难度也都相应地提高了。

第四篇介绍了秘书全面提升工作效率的思路和工具。秘书工作千头万绪，优秀的秘书就像千手观音一样，处理起工作来干净利落，透出一种专业的美。本篇先介绍了提升工作效率的思路，帮助大家根本上掌握高效做事的秘诀；然后介绍了各种常用的办公工具，这些工具可以帮助大家极大地提高工作效率，实现事半功倍。

如果把学习做秘书比作学习一门武功的话，本书第一篇就相当于入门应知，第二篇和第三篇就相当于武功秘籍里的招式和套路，第四篇就相当于内功心法和武器使用说明。第二篇和第三篇每章末尾都有案例分析和常用清单及模板，这些案例可以帮助大家基于实际工作场景理解相关章节介绍的知识，这些清单和模板可以拿来即用，帮助大家省时省力地完成相关工作。

为了帮助大家更深入地了解秘书工作，我们还专门为本书录制了配套的视频课程。我衷心地希望这本书能够帮助大家全面地认识秘书这个职业，从秘书新手成长为老秘书，迈向更加成功的职业生涯。

张小文

2021年10月于北京