写在前面

当今的职场工作中，无论是会计工作还是财务工作，都是围绕着数据进行的。数据就像是流淌在企业肌体里的血液，数据流的通畅程度直接影响企业的肌体健康。高效的数据处理、精准的数据呈现，是每个财务职场人的必修课，熟练使用Excel当之无愧地成为财务职场人必备的工作技能。

对于从事财务会计工作的人员，我有几点建议。

一、管理好数据的前提是规范数据

在Excel的使用中，经常出现混淆数据状态的现象，具体表现为数据的初始状态、存储状态和整合后的汇总状态混用。这3种数据状态具有不同的功能，可以相互转化，但不能相互替代，而且彼此之间还存在着强烈的关联关系。

在财务工作中，这3种数据状态非常常见，如会计凭证是数据获取的初始状态，账簿是数据的存储状态，而报表则是数据的汇总状态。而在财务以外的工作中，由于没有会计准则、会计制度的严格约束，大多数人经常把它们混合成一张表，即使没有混在一起，3种状态的表格之间也缺少必要的关联关系。就拿产品入库登记表来说，很多企业的做法是把产品入库登记表中的产品信息重复地登记在很多表中，如产品入库登记台账、产品流向登记台账，以及手工计算的各种汇总表。待添加新数据后，再进行表与表之间的“目测”核对，这样出错的概率非常大。

而对于数据添加的方法，也是千差万别。例如，在应付款表中登记供货方新增的一笔欠款，有的是以记录表的方式新增一条记录；有的是在单元格的加法算式中增加一个加项（如由“=20+30+40”修改成“=20+30+40+50”）；有的甚至是用计算器计算，然后把结果直接写进单元格，等等。如果有其他备注信息需要记录，就在单元格的批注里填写。由此会出现很多问题，如工作量加大，一张单据多处登记；表与表之间没有关联，在多张表中重复录入同一个数据，由此造成勾稽关系混乱；由于数据是在计算器上计算的，在后续的数据查询和比对时无法查找到错误的原因；当修改某张单据时，需要在多处变更，难免出现表与表之间的对应关系出错，造成数据汇总输出的内容错误百出。

由此可见，数据的流转、比对、查询、汇总等都需要规范操作，包括规范数字格式、规范表的结构、规范表之间的布局。数据规范是数据处理加工的起点，是数据报表输入的保障，要做好财务数据的处理与分析工作，必须先从数据规范做起。

二、财务数据分析的原则

企业对内和对外的通用语言是财务报表，而财务报表展示的内容非常有限，各家企业内部都有专属的数据统计表和数据分析方法。数据分析的目的是把常规财务报表中的数据做深层拆分，通过更多的分析方法发现异常变化，找出指标增减变动的影响因素，进而指导企业的宏观决策。

在28年的财务工作中，本人总结了几个百试不爽的财务数据分析通用原则，希望能帮到Excel数据分析新手及初入职场的财务工作者。

1．避免数据分析误区

数据分析的误区主要体现在3个方面，一是分析人认为数据分析高深莫测，不敢轻易踏入这个领域；二是分析人对分析的目的和分析的作用不明确，所以勉强应付；三是过分看重分析结果而忽略了数据规范，把主要精力放在分析结果的输出上，殊不知由于缺乏规范性的数据所做支撑的分析结果是华而不实的。数据规范不但是数据分析的基础，也是企业管理和企业决策的基础。

2．数据分析的具体内容

数据分析涵盖的面非常广泛，简单地说就是把枯燥的、抽象的数据通过不同角度进行输出，把数据内含的问题或趋势展示出来。展示的方法可以是表格形式，也可以是动态图表形式，再配以文字说明，让数据背后的问题清晰地呈现出来。借助Excel表格把诸多看似普通的数据，通过收集、整理，并使之与相关的指标进行关联分析，可从中发现问题。例如，单位水电费与产量的关系对比分析、单位成本的变化分析、收入的预测分析、主材消耗与产量的变化分析，等等。从分析中找出变动后不匹配的、有异常的数据指标或项目，将结果上报公司决策机构，为公司决策提供依据。

3．数据分析的方向

数据分析可分为事后分析和事前预测。事后分析主要是费用消耗、成本变动等，对已经发生的数据做出分析，例如管理费用增加，通过环比分析和同比分析找出具体增加的明细项目，进而找出导致费用增加的开支由哪几笔支出构成，为后面的开支原则或预算制订提供依据。事前预测主要包括收入预测、利润预测，预测的方法是根据以往的数据记录测算出未来的预测指标。预测指标毕竟是根据历史数据计算而来，因而还要结合市场因素、季节因素、淡旺季因素等多方面的信息综合制订出科学合理的预测指标。

作为一名财务数据分析人员，要对企业有全局意识，对数据处理有一定的驾驭能力，善于找出独特的分析角度，揭示企业存在的问题，善于对数据做出多角度的拆分、组合，再拆分再组合，通过改变分析角度，选择不同的分析方向，确定分析重点，结合企业实际需求编制专属于本企业的分析报告。数据分析能力固然重要，但更重要的是善于站在企业管理者的高度看问题，把自己当作企业的管理者，从企业发展的角度思考，分析的思路会越来越宽广。

三、本书给你的帮助

本书以工作中的实际案例为主线，一个案例解决一个工作中的实际问题，解决问题的方法是利用Excel中的各种功能或工具，高效处理与分析数据，并以可视化的方式呈现数据分析结果。

书中涉及的Excel功能包括录入、自定义格式、填充、排序、查找、筛选、分列、汇总、数据验证（数据有效性）、定位等，涉及的函数有VLOOKUP、OFFSET、INDIRECT、INDEX、SUMPRODUCT等。书中案例来源于实践，读者学懂弄通后便能服务于实践。希望本书能成为一本真正解决实际问题的书。

由于作者水平有限，书中存在的错漏之处，恳请广大读者批评指正。读者的建议或意见可发送电子邮箱：muguiling@ptpress.com.cn。

郭辉　　　　

2021年10月1日