误区3 整理各种看似重要的资料

“幻想”会多出23%的无用资料

我们对资料制作做了相关调查，普通员工给出了以下回答。

“不好好做资料，可能会惹上司发火。”

“制作资料，是为了全面细致地传达信息。”

“想把所有看似重要的信息一网打尽。”

“把可能会问到的内容提前准备到资料里。”

比如管理会议上，很多人都会鼓足干劲制作资料。但是，努力完成的资料中，20%的资料在管理会议上派不上用场。在员工达800名以上的67家公司里，为了1小时的董事大会，参会员工会花费70～80个小时来准备资料。而实际上别说讨论了，压根儿都没涉及的资料就占了23%，用来准备这些资料的时间算是白白浪费了。

幻想制作庞杂的资料就会得到好评；为制作资料加班到深夜；沉浸在资料做完后的充实感中，而实际上却根本用不上，也不会得到认可……这就是普通员工的工作常态。

93%看似重要的资料其实都没必要

我们在3家制造业和信息通信业客户公司中，检验了看似重要的资料以后是否真能派上用场。这3家客户公司力推无纸化办公，开设了减少保管纸质资料的专题项目。刚开始很多员工反对无纸化办公，项目推进了一两年也并没有取得什么进展。

在这种情况下，借由单位变更、部门调动等办公室搬迁的机会，他们把以后可能会用到的看似重要的资料贴上标签，检验1年内会不会用到。调查对象是720套多达1.2万张的资料，结果是93%的资料连碰也没有碰过，更别说派上用场。看似重要的资料，在保管者一厢情愿的想法下，成了占用空间的元凶。

得到认可的不是努力而是成果

20年前我还是个小销售员时，有一次，为了争取到一笔大的订单，我用PPT制作了提案资料，参加投标。在第一次审核中，对方负责人对资料内容看都没看，就开始数资料页数。然后告诉我：“比其他公司少了50页，请重新提交！”上司了解了事情缘由后，非但没有批评那个对资料内容连看也没看一眼的负责人，反而对我大发雷霆，埋怨我做的资料页数少，还给我下达了重量不重质的指令：“你要是真心想拿下那个订单，就倾注全部精力多做些资料！”

我确实想拿下那笔订单，于是通宵熬夜重新制作资料，第二天再次提交，才终于得以进入下一个筛选阶段。20年前，评价员工仍普遍倾向于看努力程度，而非成果。在大型企业，为这种评估制度进一步推波助澜的中老年员工比比皆是。

20年前日本公司能在世界范围内占有一席之地，靠的是拥有“言听计从”的下属。在那个重批量生产的年代，按照上司指示去做，销售额就会一路上升，所以，那时要的是对上司或公司的一颗忠诚的心。如果有大量按照指示行动的工蚁，公司就赚到了。在这种商业模式下，和人事考核挂钩的是对公司有多大的忠诚度，流了多少汗，付出了多少心血。以至于现在很多业务员一听到这句话就头疼：“你们自己思考，自己去做。”

如今，我们进入了所谓“故事消费”时代，购买的不是商品功能，而是从这个功能中产生的价值和体验，顾客诉求变得更加复杂难辨。因此，这就要求现场员工把握市场需求，迅速填平需求和供给之间的落差。不仅需要提供商品，还需要提供解决顾客问题的方案和创新方法。

公司考核开始侧重于成果，单单靠通宵苦战很难得到认可。

另外，受工作方法改革相关法律影响，给加班员工评分较低也确是实情。在各公司广受赞誉的精英员工，靠的是在更短时间里持续做出成果。