第三节 项目计划与控制的基本原理、工具和技术
一、基本原理
（一）系统原理
所谓系统，指由若干相互联系、相互作用、相互依赖的要素组成的具有特定功能和确定目标的有机整体。系统是客观存在的，具有普遍性。从系统组成要素的性质来看，可以划分为自然系统和人造系统。从系统与环境的联系程度来看，可以划分为封闭系统和开放系统。从系统的状态与时间的关系来看，可以划分为静态系统和动态系统等。
1.系统的特征
（1）整体性。系统的整体性通常理解为“整体大于部分之和”，这就是说，系统的功能不等于要素功能的简单相加，而是往往要大于各个部分功能的总和。
（2）层次性。任何较为复杂的系统都有一定的层次结构，其中低一级的要素是它所属的高一级系统的有机组成部分。
（3）目的性。所谓目的性，是指系统在一定的环境下，必须具有达到最终状态的特性（目标），它贯穿于系统发展的全过程，并集中体现了系统发展的总倾向和趋势。
（4）适应性。任何系统都存在于一定的环境之中，都要和环境有现实的联系。所谓适应性，就是指系统随环境的改变而改变其结构和功能的能力。
2.系统运行原则
（1）动态原则。该原则是指任何系统的正常运转，不仅要受到系统本身条件的限制和制约，还要受到其他有关系统的影响和制约，其随着时间、地点的变化而发生变化。
（2）整分合原则。该原则的基本要求是充分发挥各要素的潜力，提高系统的整体功能，即首先要从整体功能和整体目标出发，对系统有一个全面的了解和谋划；其次，要在整体规划下实行明确的、必要的分工或分解；最后，在分工或分解的基础上，建立内部横向联系或协作，使系统协调配合、综合平衡地运行。
（3）反馈原则。反馈就是由控制系统把信息输送出去，又把其作用结果返送回来，并对信息的再输出发生影响，起到控制的作用，以达到预定的目的。系统平稳高效的运行离不开灵敏、准确、迅速的反馈。例如，安全检查、隐患监控、考核评价等都是反馈原则在安全管理中的应用。
（4）封闭原则。该原则是指在任何一个管理系统内部，管理手段、管理过程等必须构成一个连续封闭的回路，才能形成有效的管理活动。例如，对于安全管理来说，执行、监督、反馈、奖惩必须配套实施，缺一不可。
（二）系统控制原理
所谓系统控制就是为了保证系统按预期目标运行，对系统的运行状况和输出进行连续的跟踪观测，并将观测结果与预期目标加以比较，如有偏差，及时分析偏差原因并加以纠正的过程。图1-5是简单的系统控制原理图。
图1-5 系统控制原理框图
因为系统的不确定性和系统外界干扰的存在，系统的运行状况和输出出现偏差是不可避免的。一个好的控制系统既可以保证系统的稳定，又可以及时地发现偏差、有效地缩小偏差并迅速调整偏差，使系统始终按预期轨道运行；相反一个不完善的控制系统有可能导致系统的不稳定，甚至导致系统运行的失败，如图1-6所示。
图1-6 系统控制效果示意图
（a）系统不稳定--失控；（b）系统稳定--控制有效
对于大型复杂系统，可以采取递阶控制方法，提高控制的效果。所谓递阶控制方法就是将大型复杂系统按层次逐层分解成相对独立、相对简单的子系统的控制方法。在子系统内部，系统结构相对简单，控制相对容易；在上层系统，可忽略子系统的内部细节，也可使上层系统控制简单化。对于一个大型复杂的项目，项目的工作分解结构为项目的递阶控制提供了方法工具。大型复杂项目的递阶控制如图1-7所示。
图1-7 递阶控制系统
（三）PDCA循环原理
1.PDCA循环的定义
PDCA是英语单词Plan、Do、Check和Action的第一个字母，PDCA循环又叫戴明环，是美国质量管理专家戴明博士提出的，它是全面质量管理所应遵循的科学程序。项目计划的制订与组织实施、进度控制、质量控制、投资控制、安全控制等过程，也应该按照PDCA循环，不停顿地周而复始地进行下去，从而实现控制过程的持续改进。
（1）计划阶段（Plan）。主要是在调查问题的基础上制订计划。计划的内容包括确立目标、活动等，制定完成任务的具体方法。这个阶段包括4个步骤：①查找问题；②进行排列；③分析问题产生的原因；④制定对策和措施。
（2）实施阶段（Do）。就是按照制定的计划和措施去实施，即执行计划。这个阶段包括1个步骤，即：执行措施。
（3）检查阶段（Check）。就是检查生产（设计或施工）是否按计划执行，其效果如何。这个阶段包括1个步骤，即：检查采取措施后的效果。
（4）处理阶段（Action）。就是总结经验和清理遗留问题。这个阶段包括两个步骤：①建立巩固措施，即把检查结果中成功的做法和经验加以标准化、制度化，并使之巩固下来；②确定遗留问题，并将其转入下一个循环，即对本次循环中没有解决的问题或不完善之处列出来，作为下一次循环中应处理的内容。
上述4个阶段工作形成循环，不断重复，使工作不断改进，工作质量不断提高，如图1-8（a）所示。同时还应该看到，各个阶段都有一个PDCA循环，形成一个大环套小环，一环扣一环，互相制约，互为补充的有机整体，如图18（b）所示。一般来说，上一级循环是下一级循环的依据；下一级循环是上一级循环的落实和具体化。
2.PDCA循环的特点
（1）大环套小环，小环保大环，互相促进，推动大循环。
（2）PDCA循环是爬楼梯上升式的循环，每转动一周，质量就提高一步。
（3）PDCA循环是综合性循环，4个阶段是相对的，它们之间不是截然分开的。
（4）推动PDCA循环的关键是处理阶段。
（四）动态控制原理
1.动态控制的工作程序
项目目标动态控制的工作程序如图1-9所示。
图1-8 PDCA循环示意图
（a）循环一次，改善一次，提高一步；（b）大环套小环，大小一起转
图1-9 动态控制原理图
（1）项目目标动态控制的准备工作。将项目的目标进行分解，以确定用于目标控制的计划值。
（2）在项目实施过程中项目目标的动态控制。
1）收集项目目标的实际值，如实际投资，实际进度等。
2）定期（如每两周或每月）进行项目目标的计划值和实际值的比较。
3）经过比较后，如有偏差则采取纠偏措施进行纠偏。
（3）如有必要，则进行项目目标的调整，目标调整后再恢复到第一步。
由于在项目目标动态控制时要进行大量数据的处理，当项目的规模比较大时，数据处理的工作量就相当可观。采用计算机辅助的手段可高效、及时而准确地生成许多项目目标动态控制所需要的报表，如计划成本与实际成本的比较报表，计划进度与实际进度的比较报表等，将有助于项目目标动态控制的数据处理。
2.常用纠偏措施
（1）组织措施。分析由于组织的原因而影响项目目标实现的问题，并采取相应的措施，如调整项目组织结构、任务分工、管理职能分工、工作流程和项目管理班子人员等。
（2）管理措施（包括合同措施）。分析由于管理的原因而影响项目目标实现的问题，并采取相应的措施，如调整进度管理的方法和手段，改变施工管理和强化合同管理等。
（3）经济措施。分析由于经济的原因而影响项目目标实现的问题，并采取相应的措施，如落实加快工程施工进度所需的资金等。
（4）技术措施。分析由于技术（包括设计和施工的技术）的原因而影响项目目标实现的问题，并采取相应的措施，如调整设计、改进施工方法和改变施工机具等。
当项目目标失控时，人们往往首先思考的是采取什么技术措施，而忽略可能或应当采取的组织措施和管理措施。组织论的一个重要结论是：组织是目标能否实现的决定性因素，应充分重视组织措施对项目目标的作用。