第二节 合同管理流程

一、合同立项

（一）立项条件

龙滩水电工程年度招标计划编制的依据是按照施工总网络进度计划编制的年度投资计划。列入年度投资计划的工程项目，不需另行办理立项手续。其他需要立项的，必须具备以下条件。

（1）工程建设中必须实施的项目。

（2）立项内容或工作范围已经明确的项目和根据龙滩公司有关管理规定需要进行立项的项目。

（3）已获批准立项的项目超过1年未实施的，实施前需要重新申报。

（二）合同起草

符合立项条件的工程项目需申请立项的，要起草合同文本。

合同文件原则上由合同承办人负责组织起草，涉外和重大合同必须有龙滩公司法律顾问出具法律意见书。

合同承办人在合同送审前要切实完成对合同对方主体资格和资信情况了解和审查。内容包括以下几点。

（1）主体资格合法，具有经工商年检的企业法人营业执照。

（2）经营范围合法，涉及专营许可的，要具备相应的许可证和资质证书。

（3）具有相应足够的履约能力、支付能力、生产能力、运输能力。重大合同要求其出具资产负债表、资信证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。

（4）具有履约信用：过去3年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪。

（5）由委托代理人代签合同的，要出具真实有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、委托代理人身份证明。

上述资料为合同报审不可或缺的附件。合同文本应正式打印或印刷制成。其文本为复印件的，须加注“与原件核对无误”字样，并由合同主办人签字。授权委托书必须为原件。

合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同。工程项目确实需要与其签订合同的，必须要求其提供合法、真实、有效的担保。

（三）立项申请

龙滩公司工程项目的立项申请由项目承办部门起草合同文本，填制“项目立项申请报告”表，由龙滩公司会审部门会审。

合同送审报告表格格式见表9-8。

二、合同审批

（一）合同会审

合同承办人将合同文本及合同审查会签的各种文件送达有关部门审查。会审部门对批准文件、合同主体、合同对方的信用、技术与价款（或酬金）的结算方式、索赔条款的合法性、合同结构的严密性进行审查，在合同文件会审意见单签署各自的意见。

会审部门在审查合同草案时，发现重大遗漏、或不妥时，在审查意见书中提出明确的修改意见，需要退改的，将合同文本（拟稿）文件退还承办人。

承办人修改之后的合同文本要重新进行审查，审查期限重新计算。

合同文件会审意见单格式如下。

×××合同文件会审意见单

×××部（会审部门名称）：

根据公司合同管理办法有关规定，现将×××合同文件送你部征求意见。请在收到合同文件之日起×（1～5）个工作日内提出书面意见，并送×××部（承办部门名称）。如未及时提出书面意见，视为无意见。附：×××合同（或招标）文件

（二）领导审批

合同会审完成后由合同承办人填写合同审批报告表报龙滩公司分管领导和总经理审批。涉外合同送龙滩公司法律顾问审查后再报龙滩公司领导审批，根据龙滩公司领导审批意见报中国大唐集团公司审批。

会审部门及龙滩公司领导在审查合同文本时，可根据需要，要求承办人提供与合同有关的补充文件材料。

审查意见禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言。

合同承办人向会审部门提交合同草案供审查时，预留1～5个（含5个）完整工作日，供其审查。

会审部门遇特殊情况需延长审查时间时，审查部门向承办人申明理由，并征得同意，但延长后累计审查时限最长不得超过7个（含7个）完整工作日。涉外合同的审查时限累计最长不得超过10个（含10个）完整工作日。

合同审批报告表格式如下。

×××合同审批报告

公司领导：

根据公司合同管理办法有关规定，×××合同（或招标）文件已经各有关部门会审，现报公司领导审批，并确定合同委托代理人。

后附×××合同（或招标）文件及各会审部门意见

三、合同洽谈与签订

（一）合同洽谈

合同项目经领导批准后，承办人通过招标等方式选定该项目的承包法人（即中标者），并与承包法人进行合同洽谈（亦称合同谈判）。

龙滩公司参与工程项目合同洽谈的主要有合同管理部门、项目执行部门、财务管理部门和监察审计部门的人员，洽谈的内容原则上参考评标委员会的意见和建议。合同谈判一般不得对招标过程中双方承诺的合同条件做实质性修改。洽谈所达成的一致意见，以合同谈判会议纪要的形式形成。会议纪要是合同文件的构成部分，与合同其他条款具有同等法律效力。

合同谈判一般要求在发出中标通知后7～15天内完成。

（二）合同签订

合同的签订是指合同协议书的签订，由承办人按照经《龙滩水电开发有限公司合同管理办法》规定程序会审批准的合同文本办理。协议书的内容由合同双方约定（招标项目按照招标文件约定），一般包括合同各方的法人信息、签约标的、合同期限、实施地点、价款结算支付方式等。双方当事人就有关事项达成一致而形成的补充协议以及往来文书、电报、电传等均是合同的组成部分。

除工期较长或工程量可能有较大变化的土建、安装工程可采用固定单价合同形式外，其他合同一般应采用固定总价合同形式。

龙滩公司与江南公司签订龙滩水电站公路、水厂工程项目合同

场内公路、供水系统监理合同签字仪式

合同签订由法定代表人或授权委托代理人签署。依照国家有关法律、法规的规定应当办理批准、登记等手续生效的，由合同承包人按规定办理相关手续。以龙滩公司名义并经法定代表人或其授权代理人签署的合同，由承办人到主管部门根据相应的管理办法规定的程序，加盖“龙滩水电开发有限公司合同专用章”（以下简称“合同专用章”）。

合同管理流程见图9-1。

右岸公路施工合同签字仪式

四、合同履行

（一）合同生效

合同正式生效前不得实际履行合同。合同生效后，龙滩公司各部门应按部门职责分工，全面、及时履行合同。

任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，须立即通知合同执行部门，合同执行部门在法定或约定期间内以法定或约定方式向对方提出书面异议。书面异议经计划合同部会审后报龙滩公司领导审批，收到对方履行异议时，执行部门须在法定或约定期限内以法定或约定方式予以答复。

（二）合同的变更与解除

变更和解除合同，须符合法定或合同约定的形式及程序；变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定期限内作出；变更或解除合同未达成书面协议前，原合同有效；合同变更或解除的程序与合同签订程序相同；建筑安装工程合同范围的变更，按《龙滩水电开发有限公司工程变更管理实施办法》办理。

（三）合同纠纷的处理

合同发生纠纷时，合同执行部门要及时通知龙滩公司相关部门，重大合同发生纠纷后，合同执行部门须及时将纠纷及处理情况报龙滩公司分管领导，同时，迅速收集合同文本及附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、照片、视听材料、有关票据、票证、质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果、证人证言及其他有关材料。然后先以协商、调解的方式解决，协商或调解能够达到一致，则将一致意见编成书面协议书，并按签订协议的程序签订、执行。协商或调解不能达成一致，则依法选定仲裁或诉讼的方式解决。

图9-1 合同管理流程图

调解书、协议书、裁决书、判决书应与合同一并由总经理工作部归档，副本或复印件可交承办部门、有关部门或人员使用。

（四）合同项目的后评价

合同项目竣工验收后，发现与合同项目有明显差异或工程造价与执行概算相比有较大偏差的，由龙滩公司合同执行部门对合同的执行情况进行后评价，编制项目后评价报告。

合同项目后评价的结论作为对合同执行部门和合同管理部门考核的重要依据。龙滩公司计划合同部负责汇总并对各分类合同造价的总体执行情况进行后评价。

五、合同文本及资料管理

（一）合同的分类和编号

龙滩公司的合同分13类，各类名称及编码见表9-9。

龙滩公司名称英文缩写LTHC，年份以阿拉伯数字加方括号表示。如2008年为［2008］。

合同序号由3位阿拉伯数字组成，超过3位数可相应增加位数，序号连续统一。

合同承办人（部门）代码：

01总经理工作部，02人力资源部，03财务管理部，04移民环保部，

05总工程师办公室，06机电物资部，07工程建设部，08计划合同部

（二）存档管理

合同签订后，合同承办人应向龙滩公司档案室提交合同资料正本1份，副本1份，按相关规定存档。

存档的合同资料包括：合同立项资料、合同招标和评标资料、合同签订的文件及补充合同文件；设计资料、设计变更资料、相关监测资料、监理审核资料、签证资料、会议纪要等，合同竣工结算资料、合同后评价资料以及其他合同有关资料。

合同资料的归档按照《龙滩工程建设项目竣工文件编制及整理暂行办法》要求办理。

存档合同资料实行计算机信息化管理。

（三）资料发放

合同签订后，承办人应将合同组成文件整理齐全，按套分发给龙滩公司各有关部门。

涉及工程类、工程保险类的合同，向合同执行部门发放招标文件、投标文件、合同协议、合同澄清文件共计2套或以上副本；向计划合同部发放招标文件、投标文件、合同协议、合同澄清文件共1套副本；向财务管理部发放招标文件、投标文件、合同协议、合同澄清文件共1套副本。

按工程监理合同规定的份数向监理单位发放。

按工程承包合同规定的份数向承包单位发放。

向设计单位发放合同协议、合同澄清文件共1套副本。

移民、征地、环保水保合同、借贷、担保等合同、行政事务合同、劳动合同由承办人决定是否发放和发放数量。

各部门要有专人负责资料管理，做好资料的接收、发放、清点、整理和合同分类台账工作。

各部门都要做好合同资料的保密工作，龙滩公司以外人员需要有关技术、商务及相关专业方面的资料，须经龙滩公司主管业务部门同意并经公司主管领导批准方可提供，提供资料必须办理相关手续。

（四）合同专用章管理

总经理工作部负责合同专用章的刻制、使用、回收、报废等管理工作，并指派专人负责合同专用章的保管和用印。

凡是以龙滩公司名义对外签订、变更、解除合同，均应使用合同专用章。使用时必须登记备案。未经领导书面批准，合同专用章管理人员不得擅自用印，任何人不得超越权限强制合同专用章管理人员用印。合同专用章管理人员不得携带合同专用章外出；严禁将合同专用章交与他人使用；合同专用章管理人员用章前必须审查合同文本确是文本原件、确有法定代表人签字或书面授权、确有审查部门审查同意的意见方可用印。不符合审批手续和用印规定条件的，不得用印。

有书面授权的，应注意审查授权委托书中的权限，是否具有签署本合同的权利。

合同专用章管理人员对签署合同用印的程序核对无误后，加盖合同专用章。有书面授权的，应保留授权委托书1份。

六、目标承诺及连带责任考核

在龙滩工程合同中，明确要求承包人对工程质量、安全、进度、文明施工、环境保护及服从协调进行承诺，每一项承诺既有定性的指标又有量化的指标，有具体的落实方案和保证措施。为了保证这些合同目标的实现，龙滩公司与承包人签订目标考核奖罚协议，并制定了详细的考核实施细则。考核费用由发包人承担的措施费和承包人承担的连带考核基金两部分组成，考核按月进行，按月兑现考核奖罚费用，考核指标以《水电工程达标投产管理办法》规定的各项指标为主。每月考核由承包人先自评，监理人在承包人自评的基础上进行考核，最后由发包人对监理人的报告进行审批，达到考核目标的兑现考核费用，反之倒扣承包人的连带考核费用。这些措施对工程质量、安全、进度、文明施工取得优良成绩，工程合格率达100%，优良率达92%以上起了重要作用。

截至2011年，龙滩水电工程累计签订各类合同1351份（表9-10）。