03　有没有办法让追求工作品质的下属既保持积极性，又提高效率
帮助下属分清不必要的工作，减少思考时间，设定截止期限

让下属“加快”工作速度

让下属“尽快”开始工作

加班的确有弊害。努力工作是好事，但加班造成的疲惫有可能导致次日工作品质的下降。因此，应尽量鼓励下属在上班时间内完成工作。

一家人力服务公司的企划部主管A为经常加班到深夜的下属C而感到苦恼。他希望C能“更快完成工作，消灭加班”。

C是一位工作勤恳、认真的员工，他不会动不动就找上司说“不知道怎么办”，而是喜欢自行思考解决问题。

不依赖上司，喜欢独立思考，自主工作，这其实是责任感出色的表现。

前些日子，C被安排写策划方案，虽然按时完成了工作，前一天却加班到深夜。

C在工作品质方面虽然没问题，但主管A希望他能快一点完成工作，于是跟他谈了一次话，了解他在写策划方案时“哪里花的时间最多”。

结果才知道C将时间都用在了思索口号上。为了想出精彩的口号，C花了半天在网上寻找灵感。

正因为下属这么认真，所以自己必须为他做些什么。A的这一想法变得更强烈了。

A首先想到的是“C的工作量是否太多了”，但其实C的工作量并不多，只是C过于细致执着，导致耗费了大量时间。

对C这种一丝不苟的完美主义者，管理者应该如何指导？

此时绝对不能对下属说：“加快工作速度。”（×）

这种含混不清的说法是不奏效的，管理者应注意从以下几个角度与下属沟通。

分清哪些是不必要的工作

完美主义的下属通常会执着于工作中不必要的部分。

例如，对于公司内部会议资料过分在意排版设计，搜集高层领导并不需要的数据等。

这些工作不是必要的。管理者必须使下属意识到什么工作没必要做，并及时去掉这些工作。

管理者应当观察下属，一旦发现对方在做不必要的工作，就可以告诉对方哪个部分是“重要的”，哪个部分“没有必要”。

限制时间

撰写类似策划方案或会议资料时，从操作上可分为两个阶段：一是构思整体结构和思路的“思考阶段”，二是实际在电脑上制作的“作业阶段”。

作业阶段的时间可以通过分辨出不必要的工作得到一定程度的缩减。

然而，这样追求作业效率，尽管能在一定程度上缩减工作时间，但一旦过度“求快”，就很可能出错。

例如，下属很难为了追求效率，将原本需要1小时的作业减少到30分钟。

因此，重点在于缩减“思考时间”。

思考固然重要，可是缩减思考时间也可以做出高品质的工作。

据英国历史学家、社会生态学家、经济学家西里尔·诺斯古德·帕金森提出的“帕金森定律”，工作量会随着时间的拖长越来越大，直至填满该项工作结束前的所有时间。

如果不限制时间，下属就会用掉所有工作时间，直至截止的最后一刻。

因此，需要限制下属“思考”的时间。

用这种方式让下属设法在规定时间内解决问题，尽快开始作业。

工作不求“加快”速度，而求“尽快”开始。（〇）

就C的例子而言，主管A可以建议他“规定思考时间，尽快开始作业”。

为思考阶段设立时间期限，C的工作情况将会大为改观。

后来，C列出自己工作中不必要的部分，并进行削减，结果加班时间减少了，工作品质也没有下降。

管理者只需要建议“尽快开始作业”，下属的工作效率就会发生巨大变化。这种方式并没有否定完美主义，因此下属也能欣然接受，做出改变。

“求快”，再快也有限度，而且容易出错，但是，“求早”就不会出现工作品质下降的问题。管理者无须向下属强调“加快作业速度”，而应该敦促下属“尽快开始作业”。

重点

给“思考阶段”加上一个截止期限，能起到压缩工作时间的效果。