第四节 总分类账户和明细分类账户

一、总分类账户和明细分类账户的意义

总分类账户简称总账，是按照会计要素的类别，根据总分类科目来设置，提供各种总括分类核算资料的账户。总分类账户的特点是提供的核算资料比较总括，是编制会计报表的主要依据。例如，根据“原材料”总分类科目开设“原材料”总分类账户，用以提供原料及主要材料等的收发领退和结存的总括分类核算指标。对各项经济业务，在总分类账户中进行的核算，叫作总分类核算。

但是，总分类账户不能提供各项会计要素的增减变动、结果以及各种经营过程进行情况的详细资料，因而不能满足管理上的具体需要。例如总分类账户没有实物指标，所以不可能对各种实物资产的动态进行核算和监督。为了保证每一种实物资产（每一种原材料、辅助材料、在产品、产成品、库存商品）不仅在价值表现上而且在实物表现上都能通过账户得到反映，也为了保证每一种非实物的资产和权益也在账户中得到详细的反映，在设置和应用总分类账户的同时，还必须设置和应用明细分类账户。

明细分类账户简称明细账，是根据明细分类科目设置的，提供各种具体的、详细的分类核算资料的账户。它是根据某一总分类账户的核算内容，按照实际需要所做的更加详细的分类和补充说明。例如，为了具体掌握企业与各供货单位之间的货款结算情况，就要在“应付账款”总分类账户下，按各供货单位的名称，分别设置明细分类账户；为了具体掌握各种材料的收发、结存情况，就要在“原材料”总分类账户下，按照材料的品名和规格，分别设置明细分类账户。明细分类账户除了用货币量度外，有些账户还要用实物量度（如件、台、吨等），以反映实物数量的增减变动。对某项经济业务，在有关明细分类账户中进行的核算，叫作明细分类核算。

在会计核算中，并非所有的总分类账户都需要开设明细分类账户，但大多数的总分类账户需要开设明细分类账户。设置明细分类账户的基本原则是：既要满足生产经营管理的需要，又不要太烦琐。一般地讲，对于比较重要的财产物资账户（如原材料、产成品等）、比较主要的所有者权益和债权、债务账户（如实收资本、应收账款、应付账款等）以及收入、成本费用支出账户等可以设置明细分类账户。为了满足经营管理的需要，明细分类账户要按照一定的标志设置。例如，原材料、产成品等账户，按每一种实物名称登记明细分类账户，而应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等账户，则应按有往来关系的单位或个人设置明细分类账户。

二、总分类账户与明细分类账户的平行登记

在会计核算工作中，为了满足各方面对会计信息的不同需要，不仅要通过总分类账户提供总括的核算指标，而且要通过总分类账户提供详细的核算指标。总分类账户和明细分类账户所记录的经济业务内容是相同的，所不同的是提供核算指标有详细程度的差别。因此，总分类账户与其所属的明细分类账户的关系是：总分类账户提供的核算资料对所属明细分类账户起着统驭的作用，每个总分类账户对其所属的明细分类账户进行控制。设有明细分类账户的总分类账户，也称统驭账户。而明细分类账户提供的详细核算资料，对总分类账户起着补充说明的作用，每个明细分类账户都是对统驭账户核算内容的必要补充，也称被统驭账户。

根据总分类账户与其所属明细分类账户之间的上述关系，在会计核算中，为了便于账户记录的核对，保证会计核算资料的完整性和正确性，总分类账户与其所属的明细分类账户必须采用平行登记的方法。

所谓平行登记，就是对发生的每项经济业务，不但要记入有关的总分类账户，设置有明细分类账户的，还要同时记入有关明细分类账户。

下面以“原材料”和“应付账款”账户为例，说明总分类账户和明细分类账户的平行登记。

【例2-4】 某企业2019年6月份“原材料”和“应付账款”总分类账户和所属明细分类账户的月初余额如下：

“原材料”总分类账户为借方余额30 000元，其所属明细分类账户的月初余额见表2-5。

表2-5 月初余额

“应付账款”总分类账户为贷方余额60 000元，其所属明细分类账户余额为：红华工厂为贷方余额25 000元，新星工厂为贷方余额35 000元。

假设本月发生的材料收发业务及与供应单位的结算业务如下：

1.6月5日向新星工厂购进甲材料14 000千克，单价5元。共计货款70 000元，材料已验收入库，货款尚未支付（不考虑增值税，下同）。

2.6月8日，以银行存款偿还欠新星工厂货款20 000元。

3.6月15日，向红华工厂购进乙材料8 000千克，单价10元，共计货款80 000元，材料已验收入库，货款暂欠。

4.6月25日通过银行结算偿还新星工厂50 000元，红华工厂100 000元，共计150 000元。

5.6月28日仓库发出甲材料10 000千克，单价5元，计50 000元；乙材料3 000千克，单价10元，计30 000元。上述材料直接用于制造产品。

根据上述资料，采用平行登记的方法登记“原材料”和“应付账款”总分类账户及其所属各明细分类账户。具体做法如下：

1．将月初余额分别记入“原材料”和“应付账款”两个总分类账户及其所属各明细分类账户（如表2-6及2-9所示）。

2．根据上列有关经济业务编制会计分录如下：

3．根据以上会计分录，平行登记“原材料”和“应付账款”两个总分类账户及其所属各明细分类账户，并分别计算本期发生额和期末余额。登账结果见表2-6、表2-7、表2-8、表2-9、表2-10、表2-11。

表2-6 总分类账户

表2-7 原材料明细分类账户

表2-8 原材料明细分类账户

表2-9 总分类账户

表2-10 应付账款明细分类账户

表2-11 应付账款明细分类账户

总分类账户与明细分类账户平行登记的要点概括如下：

（1）同时登记。对于每项经济业务，在同一会计期间内必须既要记入总分类账户，又要记入该总分类账户所属的明细分类账户。登记总分类账户和明细分类账户的原始依据必须相同，不能根据对方记录进行转记，以便总账和明细账之间能够互相验证和核对。

（2）同向登记。每一项经济业务，在总分类账户和所属明细分类账户中进行登记，其记账方向（借方或贷方）必须一致。

（3）等额登记。每一项经济业务，记入总分类账户中的金额，必须与记入其所属明细分类账户的金额之和相等。

（4）同据登记。登记总分类账和登记所属明细分类账的依据相同，即同一笔经济业务。

只有符合上述要求才能使总分类账户的记录和明细分类账户的记录保持一致：本期发生额一致，期初、期末余额一致。总分类账户和明细分类账户平行登记所产生的数值关系可用公式表示如下：

总分类账户本期发生额合计=所属明细分类账户本期发生额之和

总分类账户本期期末余额=所属明细分类账户本期期末余额之和

在会计核算过程中，财务人员通常利用这种相等关系来检查总分类账户和明细分类账户记录的完整性和正确性。

三、总分类账户与明细分类账户的核对

在根据平行登记的方法登记总分类账户及其所属各明细分类账户后，为了检查账户记录是否正确，应当对总分类账户和明细分类账户登记的结果进行相互核对。主要是通过编制明细分类账户本期发生额及余额表，核对总分类账户与其所属明细分类账户的发生额和余额是否相等，以便及时发现和更正错账，保证账簿记录的正确性。

明细分类账户本期发生额及余额表是根据明细分类账户的记录来编制的，原则上每一个设有明细分类账户的总分类账户编制一张。某一总分类账户的明细分类账户本期发生额及余额表中期初余额合计、借方本期发生额合计、贷方本期发生额合计、期末余额合计，应分别与该总分类账户的期初余额，本期借、贷方发生额和期末余额数字一致。下面以前列“原材料”和“应付账款”总分类账户及其所属明细分类账户平行登记的结果，说明总分类账户与明细分类账户相互核对的方法，见表2-12和表2-13。

表2-12 “原材料”明细分类账户本期发生额及余额表 单位：元

表2-13 “应付账款”明细分类账户本期发生额及余额表 单位：元

表2-12、表2-13的数据表明，总分类账户与其所属明细分类账户记录结果金额相等，如果有关数据不符，则说明记账有差错。