学习,就是要高效:时间管理达人如是说
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 第二章 如何管理你的时间

把工作、生活时间分开

下班后的时间决定了你未来会成为什么样的人,但上班的时间里决定着你在工作上达到的高度。理想是上班认真工作,下班好好学习,然后不断变优秀。但现实是,许多人上班期间网购、刷社交软件,下班后的生活时间吃喝玩乐,最终结果是工作没有升职加薪,下班后也没有学习到新的知识、技能,日复一日。似乎工作和生活没有界限,也经常因为工作上浪费了时间,而利用生活时间去加班。

许多人觉得没有自己的生活,除了上班、加班就是睡觉休息,当你学会管理好自己的工作时间时,生活时间就留出来了。当然,如果你把生活时间管理好的话,就会发现目前的自己已经变得越来越好。

我一直都觉得需要把工作和生活区分开,该工作时就认真工作,该休息时好好休息。因此,我的时间管理本分为两本:工作用和生活用。

一、工作上如何做时间管理

1.每天提前5分钟到办公室

不管你是坐地铁、公交还是步行,每天提前5分钟到办公室可以帮助你提高工作效率。提前到能够保证你不会迟到,同时在工作开始前也能梳理当天的待做事项,你还可以泡一杯咖啡或茶,然后不慌不忙地开始新的一天工作。

我在自己的时间管理工作本上会提前写下第二天要做的事情,然后留一部分空白给那些突发的事情。例如,星期一早上9:00开会、做新的PPT、下午14:00客户约谈、17:00整理资料。

表2-2是我刚毕业时在新东方英语工作的时间管理表。每个阶段都知道自己该干什么,就不会感到迷茫,每天工作都很充实。

表2-2 时间管理表

续表

2.做重要事情时关闭网页

有次在做一个PPT时,利用间隙时间去看网页新闻,结果不小心就过去半小时,原本可以用这半小时时间做一部分PPT。相信许多人都有过类似的经历,没有谁能保证一天八小时上班时间里一直都高效,不是说上班期间不可以看新闻,而是我们需要在做重要事情时保持专注。

后来的我意识到这是很浪费时间的事情,在我做重要事情时就关闭网页,这样外界的消息就暂时干扰不到我。我的QQ会保持在线,但如果有人联系我,不是重要紧急的事情,我会和对方说清楚自己在忙,稍后联系对方。如果怕忘记联系的话,就在时间管理本上快速写下关键词,等我忙完之后继续联系。

做重要事情时需要关闭QQ、微信吗?一般不需要,毕竟这些通信工具上班时也用得到,及时和客户联系,当然如果公司规定上班期间不能使用的话就按照公司要求来。

3.四象限法则

这是大家比较熟悉的,所有工作上当天需要完成的事情,分为四个象限:重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急。

因为所在的城市、公司不同,每个人每天要做的事情都不一样,用这样的方法能够快速解决问题,提高工作效率。大公司或许会发类似的本子给你,但如果你在小公司的话,自己准备A4纸也足够画四象限来管理工作任务、自己的时间分配。

如果突然来了许多件临时事情怎么办?此时你需要在旁边留白,写个备忘录。在备忘录里把多件临时事情写下来:关键词+截止时间,然后用①、②、③等数字标序号,把序号上的数字按照事情重要程度、紧急程度,再放入四个象限中。如果你一来就想把所有的临时事情都整理好,也许就会错过领导说话的时间,不妨先记录下来再慢慢整理到底应该先做哪一件事。

4.准备一本台历和便利贴

大多数人使用台历的目的就是看看今天几号、星期几,却不知道台历还有能够帮助你管理工作时间的功能。当然,你需要准备的台历是有小边框里面留白的那种,如图2-1所示,如果没有可以给你写字的地方,就只能画圈圈提醒自己了。

图2-1 台历

把台历放在自己办公桌显眼的位置,每天重要的事情可以列关键词在空白框框里,这样就可以随时提醒自己要按时完成任务。如果你喜欢绘画,还可以在旁边画一些小插图,增加台历的美感。当你坚持把一周、一个月的台历都填充满时,你会发现原来这一个月工作时间里做了如此多的事情,并且自己都顺利完成了,会获得更多的成就感。

事情太多会容易堆积,但越是堆积到后面,就越不知道自己该先做什么,所以不妨从认真完成每天工作开始,这样就不会堆积太多而导致不必要的加班。

而便利贴,大家最先想到的可能是打草稿或者记录一些很碎片的东西。现在要教大家的是利用便利贴做时间管理,而且效果非常好。便利贴自带色彩属性,可以利用不同的颜色让你在视觉上区分哪些事是重要的,大脑会不断强化记忆。而且便利贴可以随时随地贴,方便移动,你不需要撕下时间管理本里的某一页,只需要撕下便利贴即可,如图2-2所示。

图2-2 便利贴

你可以按照我的方法来制作自己的工作专属便利贴。中英文写上星期几,然后用加大号数字标出,这样能够强化时间的概念。然后把时间细分到早、中、下午,罗列出需要做的事情,这些事情可以用不同颜色的笔来写,自己知道事情的先后顺序。

你需要外出时,把它撕下来贴在自己的工作本里就行,这样外出时间里也不会忘记、遗漏待执行的任务。

也可以把它贴在自己办公桌前,提醒自己今日之事今日毕。

相比使用手机App来做时间管理,我更推荐使用这些纸质版的工具。因为大部分需要做时间管理的新手,特别容易被手机上的其他东西分心,从而更加难管理自己的时间。

5.写工作日记

看到这里也许你会觉得这是件无聊的事,都什么年代了还写日记。别笑,这是一件严肃的事。工作日记能够帮助你记录每天工作的情况、时间都花在了哪些任务上。很多大公司都会要求员工这样做,一两天看不出效果,长期坚持下去就知道自己的时间花在哪儿,时间分配是否合理,好做出相应的对策改变。

工作日记里,不需要写太多内容,也不需要写客套话,你是写给自己看的。写出你每天工作中已经完成、未完成的任务,把完成任务的时间附在后面即可。

例如,①早上部门会议,30分钟。②写邮件给客户对接工作,5分钟。③写商业计划书的提纲,30分钟。④下午14:00外出办事,120分钟。

在日记最后可以写几句总结,今天任务完成情况怎么样,工作状态如何,接下来该如何调整方向等。

二、生活时间如何管理

1.准备一本生活用的时间管理本

生活是自己的,想要成为什么样的人就要努力去奋斗。我在日常生活中也随时在管理自己的时间,这也是我为什么看起来时间很多、精力充沛的原因。相比工作上的本子要求简洁,生活用的时间管理本要随性一些,我可以在上面涂鸦、贴胶带贴纸,也可以中、英文切换着记录。

你完全可以根据自己的喜好来美化它,只要排版看起来整齐就行。

可以根据自己的生物钟,在本子上画一个时间轴:从早上7:00到晚上23:00,每个时间段里应该要做哪些事情,用不同颜色的笔画出时间段,然后在下面写上待做事项。完成以后就打钩,没有完成则打叉。

周末时间自己安排,学习累了就出去走走或者与家人团聚,可以灵活调整。我一般用周末的时间外出拍照、做兼职,很久没有睡过懒觉了。

除了预留好的时间之外,我还利用碎片化时间做了许多事情。例如,在公交、地铁上记录一些写作的灵感、素材;在等人时做PPT或写作;在兼职完回家的路上准备下周备课内容……

2.每周给自己预留学习时间

我刚毕业学德语时是星期六一整天的时间,而平时则利用下班后的时间来预习和复习。那时星期六整天时间都留给学习,刚开始朋友们不习惯,总是约不到我,但后来知道这是我每周都固定要做的事以后,渐渐都习惯了,也会另选时间见面。

当然不是所有工作都是周末休息,要根据自己工作时间来合理安排学习时间。不管你再怎么忙,每周都要留时间去学习。当你长时间没有知识输入,你会发现不能与时俱进了,你开始不明白许多当下的知识。有人坚持利用下班后的时间提升自己、坚持学习,两年后综合能力提高获得了更好的工作机会,有人则无动于衷,下班后继续躺在沙发上看电视剧,不学习也不看书,两年后还是原来的样子,人和人之间的差距就是这样不知不觉拉开的。

3.把健身、阅读时间规划好

生活不止眼前的苟且,还有健身、阅读和旅行。有一句话是这样说的:“要么读书,要么旅行,身体和灵魂总有一个在路上。”而我想在后面补充一句:“没钱的时候就多读书,有钱了再出去旅行。”旅行并不是有钱人才有的福利,普通人也可以,只是当你没有足够一趟旅行的钱时,不妨先静下心来读几本书。你不一定需要每天都阅读,但至少每月都要规定自己读书,不求数量,只求质量。

睡前30分钟阅读这个习惯很好,你可以每周进行三次睡前阅读,然后读完一本书时认真记录读书笔记。

我们需要为梦想拼搏,更需要一个好的身体去支撑我们拼搏。当下越来越多的疾病趋向年轻化,也有许多熬夜猝死的案例,身体健康不容忽视。以前的我身体比较单薄,经常生病,今年痛下决心把健身这个计划加入了时间管理本中。

健身的时间没有规定非得早上或晚上,可以根据你的喜好来安排。像我自己就是每天下班,吃完晚饭一小时后开始健身。我买了瑜伽垫、健身衣、拉力带等在家健身,因为我健完身后还需要做其他的事情,家附近又没有健身房,把时间浪费在来回路上觉得不划算。跟着健身App每天完成既定的任务即可,而且里面也有打卡的功能,我可以记录自己每天运动了多久。一般是20~30分钟,坚持下去渐渐发现身体变好了,身上多余的赘肉也消失了。虽然这个过程充满着汗水,也非常累,但看到结果时感到非常欣慰。我住的地方旁边有个公园,每周我会去公园旁绕圈跑步,不仅仅是我在跑,许多陌生人都会在那儿每天坚持锻炼身体,大家以此来告诉自己生命在于运动。许多人办健身房的年卡都是消费不超过十次就遗忘了,健身这件事如果不提上日程详细规划到用分钟来记录,很容易就会放弃。

把这些规划都写在时间管理本中,督促自己去执行。阅读、健身时间如果被临时事情打断,可以后面有空的时候加时间给这些事情。

4.早睡早起不拖延

想要更多的时间就给自己订早睡早起的计划吧。早睡早起对身体好,才有足够的时间和精力去学习。

早起要想改变谈何容易,闹钟响一次就起更是难办到。想要从以前慵懒的状态突然达到非常自律的状态是很困难的,需要循序渐进来改变。以前你习惯闹钟响5次才起来,那就从今天开始只给自己定4次闹钟,第二天3次这样递减下去,直到响一次闹钟就起为止。用画正字的方法,每早起一天就给自己画一横,早起到第五天时完成第一个早起任务,奖励自己。

早睡其实对于大部分年轻人来说也是一件困难的事情,因为大家手里要做的事太多了,要想在晚上23:00之前就能够进被窝是一件多么奢侈的事情。就算进被窝了,许多人还在不停地玩手机,直到深夜。用早起相同的方法,每次递减时间,直到按照规定时间就休息为止。

连续早起是一种什么样的体验?你可以看得到每天的日出,伴随着日出进行阅读、写作,原本晚起会比较慌张,经常忘记拿一些东西,但是早起之后一切都变得有条理,我不仅可以写作、阅读,还有时间准备早餐,比以前的状态要好很多倍。

如果你做得到每天闹钟响一次就起,早睡早起不拖延,每天就能够多出许多时间来做自己喜欢的事。

5.别忘了把生活时间分配给家人

不管你现在是独自在外打拼,还是和家人在一起生活,忙碌工作和学习之余,别忘了留时间给你的家人。由于兼职的原因,我会比普通工作者付出更多的时间精力在工作上,我必须把和家人打电话、聊视频的时间提上日程。当然也不是所有家人时间都按日程来,有时候我想他们了也会突然打个电话问候。体会过忙碌到飞起来是什么样的感觉,那段时间几乎没有主动打过电话给家里,每次都是他们打电话来,匆匆几句我就得挂断电话继续接下来的工作。我反思自己的状态,所有的时间不应当只留给工作和学习,还应该留一部分给家人,哪怕只在电话的这一端听听他们讲今天买菜便宜了多少、遇见了哪一位邻居。

不和他们抱怨现在的生活状态,只要叙叙家常即可。不管你是学生还是已经工作的人士,家永远都是你心灵的港湾,有空时多分点儿时间给他们,回家看看他们。