2.4　会计凭证的设计

新建单位和原有单位在年度开始时，会计人员均应根据核算工作的需要设计会计凭证和设置各种账簿，即平常所说的“建账”。

会计凭证设计，就是根据被设计单位的实际情况，对凭证的种类、内容、用途、格式、传递程序作出科学的规划，绘制出科学、规范的格式，以便为完整、及时、真实地记录经济活动提供所需要的信息载体。同时在设计会计凭证时，还需考虑凭证的整理、审核、保管等问题，科学地设计会计凭证的会计账簿是做好做账工作的前提。

2.4.1　怎样设计原始凭证

原始凭证按其来源不同，分为自制凭证和外来凭证两种。对于外来凭证，不在企业会计制度设计的范围之内。因而原始凭证的设计侧重于自制原始凭证的设计。

在设计自制原始凭证时，应着重考虑下列几个问题：每一类经济业务发生时需要记录哪些方面的内容；处理各类经济业务分别需要经由哪些手续；据以编制做账凭证或登记分类账、日记账时各有哪些要求；审核原始凭证应把握哪些要件等。据此规定原始凭证设计的种类、内容、格式和联次等。

原始凭证设计的基本内容包括：原始凭证的名称；接受凭证单位的名称；填制凭证的日期；经济业务的内容摘要；经济业务所涉及的数量、单价和金额；填制凭证单位、人员的签章；凭证的编号；凭证的联次、附件等。

设计原始凭证的基本步骤包括以下五个方面：

第一，确定所需原始凭证的种类。

第二，明确各种原始凭证的用途。

第三，拟定原始凭证的格式。

第四，规定原始凭证的传递程序。

第五，严格原始凭证的保管制度。

在原始凭证设计过程中，还应注意遵循下列要求：

第一，要适应企业生产经营的特点，兼顾统计部门、业务部门以及其他有关部门对业务管理的具体要求；

第二，要适应企业内部机构设置和人员分工情况，贯彻内部控制制度，加强各业务部门和经办人员的责任意识，防止错误及舞弊行为；

第三，要保证会计凭证简便易行，促使会计信息及时、高效传递；

第四，要正确处理好借鉴与改进的关系，尤其对于有统一规范格式的原始凭证，如非必要应尽量采用，以简化设计工作，保证会计实务规范统一。

以下以存货收发业务为例说明有关原始凭证的设计。

记录存货收发的原始凭证如原材料入库单、领料单、材料耗用汇总表、产成品入库单、销货发票等。其格式见表2-11、表2-12、表2-13。

表2-11　材料入库单

表2-12　限额领料单

表2-13　材料耗用汇总表

2.4.2　怎样设计做账凭证

做账凭证的设计与做账方法的采用密切相关，根据《企业会计准则》的要求，应在借贷做账法的基础之上设计做账凭证。

做账凭证设计的基本内容包括：做账凭证的名称；填制凭证的日期；经济业务内容摘要；会计科目（包括明细科目）的名称和方向；金额；凭证编号；凭证所附原始凭证的件数；有关经办人员和主管人员的签章等。

做账凭证设计的基本步骤与原始凭证设计的基本步骤大致相同。首先，需要确定使用做账凭证的种类。一个单位究竟设计什么样的做账凭证，不能一概而论，只能根据事前调查的内容和已设计的会计账务处理程序以及企业活动的特点来决定。如果是小型企事业单位，且设计的账务处理程序是做账凭证账务处理程序或日记总账账务处理程序，则可选择通用做账凭证格式；如果是大中型企业，且设计的账务处理程序是凭证汇总的账务处理程序（科目汇总表账务处理程序和汇总做账凭证账务处理程序），则应选择专用做账凭证（收、付、转凭证）和汇总做账凭证两种格式，汇总做账凭证的格式如表2-14所示；如果已设计的账务处理程序是利用账户汇总的处理程序，也应选择专用做账凭证格式。

设计做账凭证时，应考虑下列要求：

第一，要保证做账凭证能在做账工作中起到分录指示作用，有关的借贷双方科目栏次应清晰醒目，简单明了；

第二，应反映填制、审核、主管等不同岗位人员的签章，以便减少错弊，加强内部牵制，保证经济业务和会计工作的合法合规性；

第三，做账凭证必须附有原始凭证，作为书面依据，做账凭证中应有标明所附原始凭证数量、概况的节目，以便查阅、核对；

第四，做账凭证的设计应贯彻《会计法》和《企业会计准则》的要求，一律采用借贷复式做账法，以便规范企业的会计行为；

第五，做账凭证的基本格式已经约定俗成，除非十分必要，企业应尽量采用国家有关部门统一印制的做账凭证，以简化设计工作，节约人力物力。

表2-14　汇总做账凭证