3.3 会计凭证与会计账簿
在出纳的日常工作中，填制会计凭证、登录会计账簿是出纳人员的一项重要工作（当然主要是和货币资金有关的会计凭证和会计账簿），在这里我们主要介绍一下会计凭证与会计账簿的基本知识。
3.3.1 会计凭证及其分类
会计凭证，是记录经济业务的具体内容，明确经济责任的书面文件。按照填制程序和用途，会计凭证可分为原始凭证和记账凭证。
原始凭证又称为单据，是在一个企业经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。原始凭证是会计核算的原始资料和重要依据。
原始凭证按照来源不同，分为外来原始凭证和自制原始凭证；按填制手续及内容不同，可分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证。
外来原始凭证即从外面取得的原始凭证。它是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证，如购买货物时取得的增值税专用发票及铁路运单，对外单位支付款项时取得的收据，职工出差取得的飞机票、火车票等。
记账凭证是会计人员根据审查后合理合规的原始凭证，按照会计科目加以归类，并据以确定会计分录后所填制。学会了记账凭证就相当于掌握了会计的语言。有了这个基础，企业管理者阅读会计报表时就不那么困难了。
不同的企业记账凭证虽不完全相同，但其基本内容却大体一致，包括：凭证的名称、编号、填制日期；填制单位的名称；经济业务内容摘要；会计科目的借贷方及金额；附件张数；制证、审核、记账等有关人员签名或盖章。
记账凭证按其所反映的经济内容不同，一般分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。
（1）收款凭证，是指用于记录现金和银行存款收款业务的会计凭证。
（2）付款凭证，是指用于记录现金和银行存款付款业务的会计凭证。
（3）转账凭证，是指用于记录不涉及现金和银行存款的其他业务的会计凭证。
3.3.2 会计账簿的概念及其分类
会计账簿，是指由一定格式账页组成的，以会计凭证为根据，对各项经济业务连续、系统、全面地反映在账册中的簿记。会计账簿可分为以下种类。
（1）日记账也称序时账，是指按经济业务发生的顺序逐日逐笔登记的账簿。实践中应用最多的是现金日记账和银行存款日记账。
（2）分类账是指按总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。按总分类账户分类登记的账簿称为总分类账，按明细分类账户分类登记的账等称为明细分类账。总分类账提供总括的会计信息，明细分类账提供详细的会计信息，两者相辅相成，互为补充。
（3）备查簿是指对某些在日记账和分类账中未记录或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿。如经营性租入固定资产备查簿、受托加工物资备查簿等。
（1）三栏式账簿是指采用借方、贷方、余额三个主要栏目的账簿。总分类账、日记账等一般采用这种格式。
（2）多栏式账簿是指采用一个借方栏目，多个贷方栏目或一个贷方栏目、多个借方栏目的账簿。收入账、成本账、费用账一般采用这种格式。
（3）数量金额式账簿是指采用数量与金额双重记录的账簿。材料明细账一般采用这种格式。
设置和登记账簿，是编制会计报表的基础，是联结会计凭证与会计报表的中间环节，在会计核算中具有重要意义：
（1）通过账簿的设置和登记，记载、储存会计信息。
（2）通过账簿的设置和登记，分类、汇总会计信息。
（3）通过账簿的设置和登记，检查、校正会计信息。
（4）通过账簿的设置和登记，编表、输出会计信息。
3.3.3 总分类账和明细分类账
会计科目根据反映核算指标的详细程度，可分为总账科目和明细科目，相应地，账户也有总分类账户和明细分类账户之分。总分类账户是用以综合反映各个会计要素增减变化及其结果的账户；明细分类账户是用来详细反映会计要素的增减及其变化结果的账户。
总分类账户和所属明细分类账户的核算内容应该是一样的，只是在反映资金增减变化的详细程度上有所不同。总分类账户是明细分类账户的汇总，而明细分类账户就是总分类账户的详细说明。所以，在实际工作中，总是把总分类账户叫作所属明细分类账户的“统驭账户”，而把明细分类账户叫作总分类账户的“辅助账户”。由此可知总分类账户和明细分类账户在核算过程中，记账的方法和计量的金额应该是相同的。
因为现行的记账方法主要是借贷复式记账法，所以在借贷记账法下，总分类账户与明细分类账户之间的平行登记，可归纳为以下几点。
（1）每项经济业务，在记入相关总分类账户的同时，必须记入所属的明细分类账户。若一项经济业务涉及某一个总分类账户所属的几个明细分类账户，则应分别记入相关的几个明细账户。
（2）每项经济业务，在总分类账户和所属明细账户进行登记时，记账方面（借方或贷方）必须一样。
（3）每项经济业务，记入总分类账户的金额必须等于所属明细账户记入金额之和。
（4）总分类账户的期初余额，本期发生额及期末余额，应等于所属明细分类账户的期初余额，本期发生额及期末余额之和。
有的总分类账户所反映的经济内容涉及面较广，也可在总分类账下先设置必要的二级账户，再在二级账户下设明细账户。在设置二级账户的情况下，二级账户对总账户来说，具有明细账户的性质，对明细账户来说又具有控制账户的性质。