第三节 会议纪要——刻下理政的足迹
会议纪要是对某次会议情况及议定事项的文字记载，也是传达政令、解决问题、推动工作的重要文种之一。但它与文件不同。为什么呢？我们先来看看什么样的情况下要发会议纪要：（1）一级党政组织召开会议就有关问题进行研究，将议题及议定事项印发下级组织周知并执行，如党委常委会议纪要、政府常务会议纪要、厅长办公会议纪要等。（2）某项工作的开展涉及多个部门，包括职责的划分、政策的衔接、人员的使用等，需要通过协调会议予以明确并形成会议纪要，以便各有关方面有所遵循，避免出现相互推诿扯皮和相互矛盾的现象。（3）某项决策实施过程中，出现了一些不好解决的问题，包括需要细化、调整、规范的事项等，这种情况下再下文件显然不合适，通过一定的会议明确下来并形成会议纪要，作为对决策的补充和完善，便于下级执行。（4）某些专项议事决策会议，如资金调度会、生产调度会、现场办公会等，其议定的事项比较具体，涉及各有关方面，为便于执行和落实，需形成会议纪要。（5）有些由领导出面召开的联席会、领导小组会，其内容既有情况的交流、对工作的探讨，又有需要明确并要求下级执行的事项，这种情况下也需要形成会议纪要。
综上，各种会议纪要可概括为办公会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要等几大类。凡无须下达文件、但又需要下级掌握和执行的事项，有关涉及多个部门和多个方面、需要沟通和协调的事项，领导通过一定的会议进行了研究确定，都可以用会议纪要这一形式予以明确、记载和传达。所以，它虽然不是文件，但也具有一定的行政效力。
会议纪要的结构包括开头、主体、结尾3个部分。开头部分要交代清楚会议召开的时间、主题及主持人。主体部分即记载会议的内容，包括讨论形成的一致意见及议定的具体事项。层次划分一般采用先“虚”后“实”的方法。“虚”，即与会人员就某一个或几个事项形成的一致意见和看法，通常以“会议认为”“会议指出”“会议强调”等句式开头，分别予以表达；“实”，即会议确定的具体事项，包括某个问题怎么处理、由谁负责、有关具体要求等，用“会议明确”“会议要求”“会议议定”等句式开头，条目化地表述清楚。结尾部分为落款，注明会议出席、到席人员。
要写好一份会议纪要，关键在于主体部分，要把握纪实性、提要性、条理性，做到记述清楚、表达准确。对于初学写作者，要注意防止三方面的不足：
一是不善于概括、归纳，使内容杂乱零散。凡这类会议，一般都是围绕一个或几个议题，与会者先充分发表意见，经过讨论甚至是争论，最后达成共识。如果没有达成共识，就意味着会议无效，当然这种情况一般不会出现。这就是说，不能把纪要等同于会议记录，要把讨论的意见予以梳理归纳，使之集中、明朗并加以条理化，一个问题一个问题说明白，而不能东一句、西一句，搞得杂乱无章。有的同志以为，议定的具体事项才是实质性的内容，其他都是虚的，写得好不好都无关紧要，这种看法是不对的。某些问题正因为有争议才需要达成共识，达成了共识才有了解决具体问题的思想基础。如果只是干巴巴地写几条具体意见，这样的纪要就是不完整的。
二是把纪要与文件混为一谈，搞得不伦不类。如有些纪要在记述会议内容的时候，也像文件那样一本正经地制作小标题，又是提高认识又是注意方法又是加强领导，看上去很规范、很严谨，其实就不像纪要的样子了。必须明确，所谓纪要，只是通过梳理、归纳，把会议讨论的内容和确定的事项原原本本地记载下来，不需要创造和发挥，也不需要用到太多的技巧。比如表达对某一问题的看法，用“会议认为”“会议指出”就可以了；表述议定的具体事项，用纪实方法一条一条表述清楚就可以了。
三是记述不具体、不准确。这是会议纪要之大忌。有的同志不懂这一点，或者是出于马虎，把纪要写得太简单、太笼统，甚至变成了议题记录单。这当然是不行的。召开会议的根本目的是解决问题，特别是当某个问题涉及多个部门的时候，各部门分别承担什么责任、要达到什么要求等，或者涉及项目的确定、资金的安排等，都要一一确定，纪要就要全面、具体、准确地把这些内容记述下来。如果笼笼统统、含含糊糊，会后各部门就不好操作，就会失去执行的依据，弄不好还会打起“架”来。这样，纪要就起不到它应有的作用。
四是不恰当地突出领导讲话内容，使纪要成为主要传达领导讲话的工具。这类会议上领导人肯定要发表讲话，有些是归纳大家的意见，有些是个人意见，大多是带有拍板定夺性质的讲话。但在记述的时候，要把它作为与会者共同认可的意见来写，而不宜写成领导个人的意见。如果通篇或者大部分篇幅都是领导讲话，人家会说：那你当领导的发话不就得了，还开什么会、搞什么沟通协调？当然，领导讲话也不能不提到，可以在“帽子”部分带一句“某某领导在会上作了讲话”。
【写作实例】
市政府四届第24次常务会议纪要（摘要）