2.3　及时准确地发放工资

2.3.1　发放工资的通行流程

1．一般企业工资发放流程

一般企业工资发放的流程如图2-1所示。

2．发放工资各环节的注意事项

在发放工资流程中，应注意以下几点。

（1） 《工资表》签批流程取决于公司的授权程度，部分公司执行“薪酬专员制表—薪酬主管审核—HR总经理审批—HRD（人力资源总监）审批”的流程；也有一些公司会加入财务审核、业务部门审核和总经理（CEO）审批的环节，如“薪酬专员制表—薪酬主管审核—部门经理审核—HR总经理审核—财务经理审核—HRD审批—CEO审批”。

（2） 《付款申请单》签批流程执行的是公司财务流程，薪酬专员要注意学习公司的财务管理相关制度。

（3）一般来说，《工资明细表》是不直接交付财务人员的，因为涉及工资保密等问题。但是，财务在支付工资时必须要有入账凭证，所以薪酬专员在完成《工资表》签批和《付款申请单》签批后，要为财务单独制作《工资发放汇总表》，方可领取支票或现金。《工资发放汇总表》可根据各公司财务核算的不同要求与财务相关人员沟通后制作，一般来说，公司财务要求核算到二级部门的汇总数，也有个别公司要求核算至项目或更小单元的汇总数。此外，财务要单独向地方税务局缴纳个人所得税，需要单独做凭证，所以薪酬专员需要单独为财务提供一份《个人所得税缴纳情况表》（参见表2-15）。

（4）目前，公司发放工资一般采取银行卡发放和现金发放两种方式，其中银行卡发放方式居多。以银行卡发放工资的，薪酬专员在财务领取支票后（也有不领取支票而以网银的方式直接打入银行账户的），还需要制作银行使用的《工资发放清单》（参见表2-16）。

（5）以银行卡发放工资时，要有薪酬专员持银行发放清单到开户银行办理，属于对公业务，银行有专人对接此项业务，具体操作注意事项可参见本章“发放工资时与银行对接的相关工作”小节内容。

（6）以现金发放工资时，薪酬专员需要提前与财务人员一同前往银行提取现金，并要求银行提供部分小额纸币，以方便分装。提取现金后，还需要按照每个人的金额分别装入专门的工资袋中，制作《工资领取表》（参见表2-17），通知员工分批领取。员工领取工资时，不得代领，而且必须要有本人的签名。

2.3.2　发放工资时需要准备的一些表格

1．财务使用的相关表格

《付款申请单》如表2-13所示，《部门工资发放汇总表》如表2-14所示，《个人所得税缴纳情况表》如表2-15所示。

2．银行使用的相关表格

工资发放清单如表2-16所示。

3．工资领取使用的相关表格

《工资领取表》如表2-17所示。

2.3.3　发放工资时与银行对接的相关工作

1．发放工资时银行账户的选择

一般银行要求代发工资必须使用公司的基本账户，在银行开立的一般账户不具有代发工资的功能。

公司要银行代发工资必须提前与基本账户所在银行签订代发工资协议。签订代发工资协议时，银行一般要求薪酬专员带公司介绍信（或法定代表人授权书）及加盖公司公章的代发工资协议书到银行办理，还有些银行要求携带公司营业执照（或副本）、组织机构代码证、员工花名册等资料才能办理。

代发工资协议书（样本）

甲方（银行）：

乙方（企业）：

为了方便员工储蓄、简化企业单位发放工资手续，经甲方与乙方协商，乙方委托甲方代发其单位员工工资。为了明确双方职责，保证该项工作的顺利进行，双方协议如下：

第一条：乙方负责为本单位参加代发工资的员工开立个人银行结算账户，组织员工认真填写《开立个人银行结算账户申请表》（以下简称《申请表》），此表由甲方提供，并在甲方指定的营业网点开立个人银行账户（代办时乙方应提供员工身份证复印件和填明员工姓名、身份证号的明细表格，并在表格上加盖单位公章，员工身份证复印证件的真实性由乙方验证）。乙方应在收到甲方开立的活期储蓄存折／储蓄卡（银行结算账户）后15日内将其发放到员工本人手中，并告知单位员工及时修改存折／储蓄卡取款密码及查询密码，如因存折遗失、密码泄露等引起纠纷，由乙方承担责任。

第二条：乙方应按照甲方提供的磁盘格式的要求，制作代发工资数据软盘（软盘由乙方自行提供）。

第三条：乙方应在代发工资日前3个工作日（不含代发工作日）内到甲方办理代发工资手续，然后将转账支票、代发工资数据软盘和代发工资清单一并送交甲方。如因为乙方所提供的软盘与代发工资清单不一致及未交手续费等原因而引起差错事故或造成代发工资延误，均由乙方负责，甲方不承担责任。

第四条：每月_____日为乙方代发工资日，如因乙方原因造成甲方未能按时发放工资，乙方应向单位员工说明并通知甲方，由此而产生的责任由乙方负责；如因甲方设备或通信故障及其他原因造成账务差错，甲方有权单方面进行账务更正。

第五条：甲方将乙方提供的代发工资数据入账后，即打印代发工资明细清单，乙方可在代发工资日后到甲方指定的网点进行核对。

第六条：乙方在向甲方提供磁盘数据前应认真核对，甲方业务系统只对乙方提供的磁盘数据中的客户账号进行识别，如因乙方磁盘数据错误造成账号串号，责任由乙方承担，但甲方有义务协助乙方进行查找。

第七条：如因乙方提供的代发工资磁盘中的账户有误产生未入账账户，甲方应打印代发工资未入账清单，一式两份，一份由甲方送乙方处理，一份由甲方留存备查。

第八条：根据《×××服务价格管理办法》的规定，对批量代发工资的收费按照每笔_____元收取，对手工代发工资的收费按每笔_____元收取。每月代发工资后3日内，经甲乙双方对代发工资笔数核实后，由甲方使用“特种转账”传票从乙方账户主动扣划。如乙方账户存款不足，乙方应在每月代发工资后3日内向甲方补足代发工资费用。

第九条：乙方员工在×××银行开立的活期存折或储蓄卡，作为代发工资指定账户的，该账户不得擅自撤销和变更。若遇乙方员工代发工资的存折或卡遗失，可凭本人身份证明，向其开户的营业机构书面申请挂失；若遇乙方员工更换了代发工资账户，乙方必须在代发工资前向甲方提供该员工更换后的代发工资账号，否则引起的一切后果由乙方承担。

第十条：甲方为乙方代发工资编列的代号为：________________

第十一条：本协议有效期一年，从___年___月___日至___年___月___日；本协议到期后，可由乙方提出申请，甲方同意后，重新签订新的协议。

第十二条：本协议未尽事宜，双方另行协商。

第十三条：本协议一式两份，经甲、乙双方法定代表人签字盖章后生效。

2．银行代发的操作方式

现在通行的银行代发工资操作步骤为：双方签订代发工资协议—为员工开工资卡—薪酬专员按约定日期将盖章的《工资发放清单》和银行要求的工资盘送往银行—银行批量操作发放工资。注意，对于工资盘的格式每个银行可能有不同要求。

目前，随着网上银行业务的发展，有部分银行开通了网银代发工资业务，操作步骤一般为：开通企业网银或指定网银业务—领取U盾等安全操作工具—双方签订代发工资协议—为员工开工资卡—薪酬专员按照网银操作办法直接通过网银发放工资。通过网银代发工资，企业不仅不再受与银行签订的协议次数、时间、数量等的限制，而且增加了准确性、节约了薪酬专员往返银行等成本。但需要注意的是，一般网银发工资对于单笔金额有一定的限制条件，且受网络条件的限制较多。

3．银行代发工资的收费

银行代发工资有的收费，有的免费，主要看签署工资代发协议时约定的情况。如果约定收费，一般费用为0.5～2元／人／笔，该费用有的公司转由员工个人承担，有的由公司承担。另外，银行也会根据企业的人数、存款余额、开卡情况等，免除代发工资的收费。

4．员工工资卡的管理

（1）员工工资卡的开户手续一般在员工办理入职手续时一并办理。有的银行为了增加客户量，要求新员工发放工资前须开立新的工资账户；有的银行只需要员工提供本行的卡号即可。

（2）员工工资卡的开户涉及银行开户业务，需要填写银行要求的资料，HR部门可以向公司的基本户银行先索要一部分开户表，即《开立个人银行结算账户申请表》，从而提高工作效率。要注意的是，该表必须由员工本人亲笔签名，并提供身份证复印件。

（3）员工工资卡开户后，一般由银行直接交给薪酬专员，再由薪酬专员发放给员工。因工资卡涉及今后工资的准确发放，薪酬专员需要对此登记造册，并由员工在领取工资卡时亲笔签名。同时，要注意该工作的时效性要求，原则上要在一个计薪周期内完成。

（4）如员工因丢失补办或其他原因需要调整工资账户，可以重新执行以上流程，或者由员工亲自到相应银行办理后，再将新账户号以书面并亲笔签名的方式交由薪酬专员（一般要附新存折／卡的复印件），完成账户变更。薪酬专员要单独造册登记，并保留相关资料备查。

5．工资发放后的对账单

（1）工资发放交易成功后，银行一般会定期反馈相应的银行对账单，其中会列明开户人名称、账号、交易金额、交易日期等内容。

（2）薪酬专员在收到对账单后，一定要与当初提交的银行发放清单进行比对。一般都会有一定的错误率，如金额串行、账户对调等。由于银行代发工资后，有些员工不会查询账户情况，导致错误发现较晚，通过对账单比对，可以尽早发现并改正错误。

（3）对账单比对无误后，要与当月的工资明细表一同存档备案。

6．银行上门服务

随着银行服务意识的增强，很多银行会开展上门服务，例如上门签署工资代发协议、上门送员工工资卡、每月上门收取工资发放清单和工资盘以及上门送对账单等。也有的银行会为企业设立专业服务人员（或称客服专员），薪酬专员可以与银行进行协商，要求提供专业上门服务。

此外，薪酬专员也可与银行沟通确定专人，以“邮件+快递”的方式完成工资发放工作，进一步提高工作效率和准确度，从而降低成本。

2.3.4　员工工资咨询与工资条

工资发放中还有一项重要的工作，即为员工提供工资咨询和工资条。

1．员工工资咨询

一般来说，员工工资咨询多发生在工资到账后一周内。咨询内容多集中在当月工资的变动原因、变动金额、计算办法等方面。咨询方式有员工到HR部门当面咨询、电话咨询、邮件咨询等。以下是一些提高员工工资咨询工作效率的办法。

（1）设定专人在固定时间接受咨询。例如，在HR部门设定薪酬专员在工资到账后一周的每天下午3:00—5:00接受咨询，这样既让员工感受到相应的HR服务，又能保证薪酬专员工作时间的合理安排。

（2）若遇到工资普遍性调整的情况，采用提前通知的方式可减少单独解释的工作量。例如，社会保险及公积金基数调整、年资工资发放、工资普调或个人所得税政策调整时，可以在发放工资前草拟相关通知，以书面张贴或邮件的形式发给全体员工，让大家预知当月工资会有调整。

（3）注意加强绩效考核的面谈流程的执行。在执行绩效考核并调整工资后，需要由绩效专员及相应的部门负责人或直属上级对员工绩效考核结果进行面谈，这样有利于员工详细了解绩效结果及其对工资的影响。通过执行面谈流程，员工可确认对绩效工资的调整，并减少工资发放后的咨询量。

（4）注意其他HR管理流程的执行。在员工入职、离职、调动、转正、调薪、降薪、解除劳动关系等环节，注意应完整地执行相关流程，使员工明晰相关调整对个人工资的影响。如果这些流程未能完整执行，就直接调整员工的工资，必然会增加工资发放后的咨询量，甚至会引发员工的不满。

此外，以上提高员工工资咨询工作效率的方法也可以结合使用，如发现当面咨询时部分员工有共性问题，可以尽快补发群体邮件予以解释，以减少后续咨询量；还可以将在员工咨询工作中发现的问题，如绩效考核面谈未执行、某些流程不完善等工作漏洞形成书面文件向HR负责人汇报，以改善流程，提高效率，防患于未然。

2．工资条

每个月发放纸质工资条也是薪酬专员执行工资发放工作的重要内容，且工作量较大。所以，对于这项工作，很多企业HR正在寻求改变，力图通过其他方式来代替工资条，现在通行的方式主要有以下几种。

（1）配备E-HR系统，为员工开通E-HR账号，员工自行查询工资明细。

（2）以电子邮件的方式发送工资条。

（3）与银行联系开通个人网银或短信提醒业务，供员工个人查询工资账户明细。

（4）不统一发送纸质工资条，有需要的员工可以自行到HR部门索取，HR部门凭需制作。

以电子邮件方式发送的工资条，见图2-2。