1.3 印章与邮件管理
公司印章是权力的象征和职能的标志，行政秘书人员担负着管理印章的职责，一定要熟悉印章管理的各项事宜，例如印章的启用、保管、使用以及停用等一系列工作。除此之外，行政秘书人员还要加强对公司邮件的管理，以便提高公司沟通的效率和质量。
1.3.1 印章使用要千万小心
行政秘书人员应将印章管理视为一项十分重要的工作，因为印章是公司的“身份证”，忽视对印章的管理可能会给公司带来巨大隐患。那么，印章管理有何规定？行政秘书人员该如何管理印章？使用印章时有哪些注意事项呢？下面将分别介绍。
1.印章管理的相关规定
公司的印章主要包括公章、法定代表人名章、专项业务章（财务专用章、发票专用章、合同专用章等），所有印章必须按规定使用，不得超出使用范围。印章管理的具体规定如下。
（1）不得未经批准私刻印章。
（2）不得不按规定申领印章。
（3）不得违规使用印章。
（4）不得盗用印章。
（5）不得私携印章外出。
（6）防止印章丢失或被盗。
（7）要按规定收缴印章。
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企业印章的主要分类与使用范围
（8）要按规定销毁、废止印章。
2.印章管理的内容
行政秘书人员对印章进行管理的主要内容包括印章的启用、印章的使用、印章的保管以及印章的停用等，具体工作如下。
◆印章的启用。启用新印章时，行政秘书人员应向所属机构和平行机关发送“启用印章通知书”，标明启用日期，并附上印章的印模样式，如图1-12所示。同时还需把新印章的印模样式报上级主管部门备案，在印章上刻制暗记以防伪造，对暗记应注意保密。
图1-12 启用印章通知书
◆印章的使用。用印相关人员要严格按照用印申请、用印审批、用印登记、正确用印以及用印监督等程序使用印章，并遵循用印要求。
◆印章的保管。印章要采用专柜保管，如办公专用保险柜或带锁铁皮柜，即取即用，不能将印章放在办公桌上或不上锁的抽屉里。
◆印章的停用。印章停用时必须经总经理批准，由行政部发停用印章通知书，并告知相关部门停用日期，及时办理印章停用的登记、上交、清退、存档、处理和销毁等手续。
3.印章使用注意事项
印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，经审批后方可用章。具体使用注意事项如下。
◆用印批准。使用印章，一般应经本单位相关领导批准，办理签批手续，行政秘书人员不得擅自做主。文件用印，以文件领导签发、签字为准；常规用印，由秘书部门负责人批准即可；但对一般事务性的介绍信用印，行政秘书人员可依照惯例办理，不必事事请示。
◆用印登记。行政秘书人员应建立“公司印章使用登记表”，登记内容包括用印的时间、用途、经办人、部门负责人等，如图1-13所示。对不合手续的用印，行政秘书人员有权拒绝盖印或提出异议，即使领导已经签字，也要请领导复议，不能违反规定。行政秘书人员必须正直无私，坚持原则。
图1-13 公司印章使用登记表
◆用印正确。盖印时，行政秘书人员要握准印章，用力均匀，落纸平稳，不要转动，蘸取印泥要适度。盖出的印章图案必须保持位置恰当，字体端正，图形清晰，不可歪、倒、斜、偏，也不可模糊不清。
经验之谈
使用印章时，行政秘书人员应亲自盖章，不可由他人代劳；另外，印章必须严加保管，严防丢失或被盗。印章一旦丢失，行政秘书人员除报告上级机关外，还应立即向本机关所在地公安部门报案登记，并声明该印章作废。
1.3.2 邮件收发处理应及时
邮件的收发处理是行政秘书人员日常工作的一部分，它包括三部分内容，分别是通过邮政系统传递的邮件，如各类纸质信函、包裹、报纸等；通过网络媒介传递的电子邮件；通过专人或专线传递的重要文件资料。行政秘书人员要想做好邮件的收发工作，就需要了解邮件接收的流程与具体步骤、邮件寄发的注意事项以及领导不在时处理邮件的方法。
1.邮件接收的流程与具体步骤
邮件包括各类纸质信函、包裹、报纸、E-mail、重要文件等，种类较多，处理起来也比较烦琐。行政秘书人员要处理好各类邮件，可以根据以下的流程进行，如图1-14所示。
图1-14 邮件的接收流程
（1）邮件的签收
签收是指行政秘书人员履行相关规定，从发文机关、邮局、机要通信部门，或借助通信设备收取邮件并履行签收手续，它是接收邮件工作中不可缺少的手续。有些包裹还需开封核对，确认无误再签收。所以，签收之后，若邮件丢失或是出现其他问题，签收人需要担责。
（2）邮件的分类
签收邮件之后，行政秘书人员应对邮件进行初步分拣，即公务邮件和私人邮件要区分开，内部邮件和外部邮件要区分开，重要邮件和一般邮件要区分开。然后，行政秘书人员还可以使用一些分类工具，如分类架、分类盘等，把优先考虑或需要重视的文件放在一起，以便后面重点进行处理。
（3）邮件的拆封
有些邮件需要行政秘书人员拆封后呈交给领导或有关部门处理，但是到底哪些邮件可以由行政秘书人员拆封，哪些又不允许呢？关于拆封邮件的权限，除了事先与领导达成的协议或规定外，还有以下讲究。
◆含“亲启”“机密”等字样的邮件，行政秘书人员不要随便拆封，除非得到领导的授权。领导的私人信件也是如此，行政秘书人员不能擅自拆开。
◆行政秘书人员不能手撕信函、邮件的包装，最好拿专业的刀具拆开，保持原封完好，且不损害里面的邮件。
◆拆封前，行政秘书人员应确保邮件都在邮件袋的下部，以免划伤里面的邮件。
◆行政秘书人员要确保自己取出包装物中的所有邮件。
◆行政秘书人员要检查邮件的附件等是否完备，如有缺漏要做好备注。
◆拆封后里面的邮件要装订好，如利用回形针或订书机将邮件固定在一起。
◆误拆邮件之后，行政秘书人员应将其封好，恢复原状，并留下“误拆”字样。
经验之谈
有些邮包是根据公司的订购信寄来的，此时，行政秘书人员应找出当时的订购单副本，拆开邮包，仔细检查订购物品的品种、规格、数量等是否与订购单一致。需要注意的是，没有订购的物品行政秘书人员一定不要签收，以防止欺诈性或破坏性邮包。另外，如果物品有质量等问题时，行政秘书人员要及时与对方联系。在移交物品时，还要先打印一份清单，注明收到的日期，请接收人员在上面签字，并保存好。
（4）邮件的登记
邮件拆封之后，行政秘书人员需要根据登记簿中的内容进行如实登记，登记簿的模板如图1-15所示。
图1-15 邮件登记簿
（5）邮件的分送
根据邮件的分类，行政秘书人员应按收件人的不同和邮件类型的不同将邮件分送给不同的对象，邮件一般包括归部门办理的文件信函、领导亲收信函、供传阅复印的文件等类型。
当分送给领导的邮件较多时，行政秘书人员应该把邮件分为最急件、次急件和普通件三种不同等级。对于属于“优先考虑”“紧急”的信件尽快呈送给领导，如紧急商务信函、电报或特快专递等；而对于一般的公务性信函，行政秘书人员可以处理后再呈送。另外，如果某些文件包含参考资料，行政秘书人员需要整理好后一起呈递给领导。
（6）邮件的阅办
部分文件需要领导们共同阅办，行政秘书人员就需创建一个图1-16所示的表格，保证文件的阅览记录公开透明。
图1-16 邮件传阅顺序表
◆职场情景◆
行政秘书邓丽丽上班刚一周，领导让小邓负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，小邓正忙着接电话，她让送信者把信放在办公桌上，一边打电话，一边拿笔签字。放下电话后，小邓没有认真进行邮件的分类工作，就一股脑儿地把所有的信都剪开了，其中一封信还被剪掉了一角，但她自己并没有注意到。小邓又拆了几封信，拆到了一封急件，小邓觉得应该由领导回信，于是她把这封急件连同其他的信件一起放在领导的办公桌上。几天后，领导收到客户来电，客户问其是否对协议书上的条款有不同意见，因为迟迟未收到回复而特意询问。领导心里开始犯嘀咕：我并没有看到过什么协议书呀，何来不同意之说？于是，领导挂断电话后，立即找来小邓。原来，协议书放在领导办公桌上已有好几天了，但由于领导在批阅文件的当天被临时会议打断了，再加上小邓没有将该文件进行严格的分类和标注，所以领导就把此文件与其他邮件混在了一起，没有及时看到该文件，造成了客户的误会。最终，小邓也被领导训斥了一顿。
点评：一般情况下，领导每天都会在相对集中的某一时间段批阅文件，但在批阅文件的过程中，领导可能会被某些电话、会见所打断，所以行政秘书人员一定要做好邮件分类工作，同时还应该把“急件”放置在最上方，这样可以较好地提示领导，使“急件”得到及时处理，从而提高邮件传输的效率。
2.邮件寄发的注意事项
收到邮件之后，有些邮件需要行政秘书人员替领导回复，而有些则需要行政秘书人员将函件寄发回去，如交寄的物品有公文、期刊、资料、“内部”书籍等，此时，就需要行政秘书人员熟悉寄发邮件等工作。行政秘书人员在寄出邮件时需注意以下内容。
（1）确认内容
不管是给对方发E-mail，还是寄信函或快递，行政秘书人员都要检查其内容是否完备，有附件的要将附件一起邮寄或发送出去。附件较大的，邮寄时则应将附件钉在正文下面，并使用大信封；附件较小的，邮寄时则将附件钉在正文左上角。另外，邮寄邮件的同时行政秘书人员还要了解邮政部门的相关规定，确认所发邮件的合法性。
（2）做好寄件准备
行政秘书人员需要检查发件人和收件人的地址和姓名是否准确无误。若是需要标记的邮件，行政秘书人员还要标明信件性质是私人还是机密。若邮寄的是大件物品，行政秘书人员还要确认包装是否严密完好，包装材料和包装方式是否妥当，例如贵重物品要装在坚硬耐压的箱匣中，内部要用柔软物品填充；箱内有多件物品时，行政秘书人员要将它们分别包装填充好，避免摩擦碰撞。
装订信封时，行政秘书人员要确保信封的空间没有被撑满，文件与信封周边的距离要大于1cm。重要邮件要做登记处理。
（3）确认邮寄方式
确认邮寄方式是指确认该邮件是挂号信还是特快专递，另外，行政秘书人员可以通过中通、圆通等邮寄。紧急信函、金融票据、文件资料、商品等文件或物品则可以使用EMS或者顺丰。若公司内部有其他的邮寄方式，行政秘书人员也可考虑选择。一般应根据邮件的重要程度和时效性选择既满足时间要求、又能节省开支的邮寄方式。
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什么是特快专递
3.领导不在时处理邮件的方法
收到邮件后，可能会遇到领导不在的情况。此时，行政秘书人员一定不要将邮件置之不理，等领导回来再处理，但也不能自作主张，擅自处理。面对这种情况，行政秘书人员有以下6种处理方法。
◆领导交代给行政秘书人员的工作邮件，或领导授权行政秘书人员处理的邮件，行政秘书人员可在有充分把握的情况下自行处理，并在处理回信上注明自己的姓名与职称，复印一份再发出，复印件留给领导过目。
◆如果遇到紧急的邮件，或领导在临走时留下了通信地址和电话，行政秘书人员应及时向领导请示。
◆带有领导“亲启”字样或需要领导亲自处理的邮件，行政秘书人员要先保存下来，并通知发信人邮件已收到，同时告知对方何时可能得到答复。
◆若领导外出之前指明了授权处理的部门或人员，行政秘书人员应制作签收单，要求收到人员签名并注明签收时间。
◆如果邮件有很多，行政秘书人员可以制作邮件摘要表进行记录。若领导要求出差期间照样向其汇报工作，行政秘书人员可先对摘要表做一个梳理，再报予领导。
◆行政秘书人员可以把积压的邮件分别放入相应的纸袋中，并在纸袋上做好标记，方便领导及时处理，例如“需签字的信件”“需阅办的信件”“急处理件”等。