1.1 办公环境管理
在大多数工作日中，员工的大部分时间都是在办公室里度过的，因此给员工们提供一个安全、舒适、健康的办公环境对于员工保持良好的工作效率尤为重要。下面将从办公用品的管理和创造优美的办公环境两方面来介绍行政秘书人员是如何管理办公环境的。
1.1.1 办公用品的管理
作为一名行政秘书人员，除了需要具备扎实的文字功底、熟练的公文写作能力和计算机操作能力等基本技能外，还应该对办公室中办公用品的管理知识有一定的了解，这样才能对公司（单位或企业）中现有的办公资源进行合理利用和调配。下面将介绍行政秘书人员对办公用品进行管理的工作，包括了解办公用品的种类，进行办公用品的采购、验收、保管、发放等。
1.办公用品的种类
办公用品是指员工在日常工作中所使用的物品，其涵盖的种类非常广泛，一般包括文件文档用品、办公耗材、办公设备、桌面用品以及财务用品等一系列与工作相关的用品。这里主要介绍前面三种办公用品。
◆文件文档用品。文件文档用品一般包括有孔文件夹（两孔、三孔文件夹）、无孔文件夹（单强力夹、双强力夹、长押夹等）、报告夹、分类文件夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、无线装订本、活页本、便利贴、便笺纸/盒、会议记录本、中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、台笔、白板笔、荧光笔等。
◆办公耗材。办公耗材是指日常办公时使用的消耗性产品，一般分为打印耗材类，包括硒鼓、墨盒、色带、粉盒等；装订耗材类，包括装订夹条、装订胶圈、皮纹纸等；办公用纸类，包括复印纸、传真纸、计算机打印纸、相片纸、喷墨打印纸、绘图纸、全透纸、不干胶打印纸等；IT耗材类，包括网线、水晶头、网线转换接头等。
◆办公设备。办公设备主要是指用于办公室处理文件或其他事务的设备，一般包括电话机、计算机、复印机、传真机、打印机、多功能一体机、扫描仪、碎纸机、考勤机、点钞机、相机、路由器等。
2.办公用品的采购
办公用品的采购应当遵循“按需采购、保证供应、杜绝浪费”的原则。行政秘书人员在采购办公用品时，应按《办公用品采购流程》办理，例如，某公司的具体采购流程如下。
（1）由需要购买办公用品的人员填写公司内部的《办公用品请购单》并签字，说明需要办公用品的理由，经行政部门领导批准后交由行政秘书人员进行采购；采购时行政秘书人员必须坚持询价、比价的原则。
（2）由行政秘书人员向供应商发出购买需求，各供应商返回对应的报价单或估价单；行政秘书人员经过比较、筛选后，填写正式订购单并签字，说明订购办公用品的详细情况，发送给选定的供应商。
经验之谈
行政秘书人员在采购办公耗材时，可以直接从商店、网上购买或者通过电话从供应商处订购，但对于大宗办公设备（如打印机、复印机、空调等）的采购，则需要详细列出订购货物名称、数量、类型、送货时间等细节，给供应商发传真。供应商在接到传真后，会按要求送货上门。
（3）当收到供应商提供的办公用品后，行政秘书人员要对照供应商的交货单和自己的订购单检查办公用品，查明其数量、质量是否符合订购要求，签收后将交货单送至会计部门。
（4）行政秘书人员根据收到的办公用品详细填写入库单，待货物入库后，库房人员要签字表示货物进库。
（5）会计部门收到发票后，核对交货单、入库单、订购单，三单信息应当相符，经财务主管签字批准，支付款项。
行政秘书人员在采购办公用品的过程中可能会用到一些相关的表格和信函，下面总结了一些常用表格和信函的模板，供行政秘书人员参考，如图1-1～图1-3所示。
图1-1 办公用品请购单模板
图1-2 办公用品购置请示单模板
图1-3 询价函模板
经验之谈
行政秘书人员在选择办公用品的供应商时，应通过以下几个方面进行比较和筛选：价格与费用、质量与交货期限、服务与位置、安全与可靠性等。
3.办公用品的验收
办公用品采购完毕后，行政秘书人员应就购进物资的品名、规格和数量进行验收。具体的验收流程如下。
（1）先用订货单和通知单核对供货方交付办公用品时出具的交货单及货物，如果发现数量不对，应立即联系供应商。
（2）如接收数量有出入，要及时通知采购部门，按实际数量支付货款。
（3）接收的每一类办公用品的详情，应登记至“办公用品库存表”中，如图1-4所示，并同时更新库存数。
图1-4 办公用品库存表模板
（4）将接收的办公用品按照办公用品存储规定存放好。
（5）订立物品发放制度，确定物品发放人。
4.办公用品的保管
办公用品是公司全体员工办公中必不可少的物品，为了保证办公用品的利用效率，行政秘书人员在保管办公用品时应采取以下措施。
（1）储藏间或物品柜应上锁，保证安全，以防丢失。
（2）各类物品要清楚地贴上标签，标明类别和存放地，以便可以迅速找到对应物品。
（3）按照“先进先出”原则，新物品应置于旧物品的下面或后面，先购置的物品应先发出去，这样才能保证物品不会因过期而浪费。
（4）小的物品或常用的物品，如中性笔盒、A4打印纸等，应放在较大物品的前面，以防止被较大的物品挡住，不易发现和领取。
（5）体积大、分量重的物品应放置在最下面，以减少从货架上取物时发生事故的可能性。
（6）储藏间应保持良好的通风，同时保持房间干燥。
5.办公用品的发放
办公用品费用是公司的一项主要成本。因此，行政秘书人员应加强和规范办公用品的发放管理工作，以此来达到减少公司开支的目的。通常，办公用品的发放有以下相关手续。
（1）严格按照公司规定的发放时间发放物品，并指定专人进行发放。
（2）员工在申领办公用品时必须填写《办公用品申领表》，如图1-5所示，并由领导签字批准。
图1-5 办公用品申领表
（3）《办公用品申领表》中品名、单位、数量、发放人、经办人员、领取人、日期等要填写清楚。
（4）紧急状况下需要物品时，需经过有关领导批准后才能给予发放。
（5）清点核实所发放的办公用品，并填写《办公用品发放表》，如图1-6所示。
图1-6 办公用品发放表
1.1.2 创造优美的办公环境
一个优美的办公环境和一个杂乱无章的办公环境，你会选择哪一个来办公呢？答案不言而喻。优美的办公环境不仅可以让员工心情愉悦、精神饱满地投入到工作中，而且还能让员工产生归属感，其重要性可见一斑。下面将从办公桌面、办公室卫生、办公室绿植这3个方面来介绍打造优美办公环境的方法。
1.办公桌面
对于一个常坐办公室的行政秘书人员来说，常常会因为看到凌乱不堪的办公桌面而感到心烦意乱，影响工作效率。那么，该如何整理这些桌面物品呢？保持办公桌桌面整洁的方法有以下3种。
◆越少越好。办公桌上不需要太多的东西，行政秘书人员可以依据“东西越少越整洁”这一原则来进行整理，即把与办公无关的文件、物品等收纳于文件柜中，把自己的零散物品放在办公桌的抽屉里，在桌面上只放置常用的物品即可，如水杯、电话、记事本、文件盒、便利贴等。
◆使用后归位。对于办公常用的电话、笔、纸张、记事本等桌上物品，行政秘书人员应按照自己的使用习惯放在桌面上的固定位置，待使用完成后再将其放回原位，这样可以更便于工作。例如，便利贴是固定放在电话旁的，一旦有需要，行政秘书人员就可以很轻松找到便利贴来记录事情，而不会手忙脚乱。
◆杂物处理要及时。办公桌下方空白区域可以放一个垃圾桶，因为无效的文件、无用的中性笔、废弃的纸张之类往往是简洁办公桌的大敌，所以越快处理掉越好。因此，在办公桌附近放个垃圾桶，就可以很轻松地把该丢的东西立马丢掉。
2.办公室卫生
办公室地面卫生由行政秘书人员安排专人负责打扫，要保持地面无纸屑、杂物。如遇大风、雨雪等特殊气候，应及时搞好室内卫生。另外，办公室内的沙发、桌椅及办公用品表面应保持无灰尘；垃圾桶、纸篓中应使用垃圾袋，且周围应无垃圾与其他废弃物。
3.办公室绿植
为改善办公环境，净化空气，避免员工视觉疲劳，行政秘书人员应做好绿植租摆的工作。在选择绿植时，应以吊兰、棕竹、绿萝、发财树等易于管理的植物为主，然后指派专人对绿植进行管理与养护。对于大型的绿植，则需要指派专人负责监督绿植的日常管理与养护工作。
优美的办公环境的维护还需要全体员工的共同努力，所以办公室人员除了做好自身办公桌桌面的整理工作外，还要用心做好办公室环境的管理与维护工作，如每天在上下班的时候对办公室进行常规的检查，包括空调、计算机、饮水机、复印机等电器的电源是否切断；门窗是否严密安全；照明是否满足工作的需要；噪声干扰、空气污染是否超标等。