1.4 强化训练

本章以日程管理文档的制作为例，介绍了Word 2016的基本使用方法。读者通过学习本章内容，不仅可以熟悉Word 2016的操作界面和各种基本操作，如文档和文本的编辑、字符与段落的格式设置，以及表格的使用等，同时也可以学会日程管理文档的表现方式和制作关键。

下面将继续练习行政管理中关于接待管理文档和领导差旅安排文档的制作，通过练习强化对Word 2016的操作能力，并掌握这两种常见文档的制作方法。

1.4.1 制作接待管理文档

在行政管理中，公务接待、商务接待、外事接待等都是公司开展业务会涉及的环节。为了规范公司接待管理的工作，应该在公司内部建立相应的接待管理规范，其内容应包括接待管理的职责、计划、准备、流程、礼仪和相关注意事项等，以提高公司的接待水平、提升公司形象、促进业务的开展。

【制作效果与思路】

本例制作的接待管理文档的部分效果如图1-30所示（配套资源：\效果\第1章\接待管理.docx），具体制作思路如下。

（1）将文档标题设定为“公司接待管理规范”，将规范的具体内容划分为目的、范文、职责、计划与准备、接待流程、接待礼仪、注意事项和信息反馈8个部分。

（2）按照公司的具体情况输入各部分具体的规范内容。

（3）将标题段落格式设置为“方正北魏楷书简体、三号、居中”。

（4）将正文各段落的格式设置为“中文字体-方正楷体简体、西文字体-Times New Roman、首行缩进-2字符、行距-1.15倍”。

（5）将含有“一、，二、,三、,…”编号样式的文本段落加粗显示。

（6）利用“段落”对话框为文档中的重要文本添加着重号以示强调，最后保存文档。

1.4.2 制作领导差旅安排文档

领导差旅安排是行政秘书等办公人员应该在领导出差前制作好的文档，其作用是帮助领导更合理地安排时间，更充分地进行出差准备，从而顺利完成本次出差预期的目标。一般来讲，领导差旅安排有两大方面的内容：一方面是行程安排，也称为日程安排；另一方面是物品安排，即出差需要携带的相关物品。这些内容都可以通过表格的形式呈现，使领导能够更轻易地获取信息，做好出差准备。

【制作效果与思路】

本例制作的领导差旅安排文档的部分效果如图1-31所示（配套资源：\效果\第1章\领导差旅安排.docx），具体制作思路如下。

（1）将差旅安排计划的内容分为日程安排和物品安排两个部分，分别建立出差日程安排表和出差物品归纳表。

（2）建立表格，两个表格的行列数分别为4列28行和2列19行，输入相应的表格内容。

（3）对表格的行高、列宽、单元格文本的对齐方式进行调整，并合并第1列中相应的单元格，为第1行单元格添加颜色为“白色，背景1，深色5％”的底纹。

（4）设置文档标题、正文、表格标题和表格文本的字符格式，具体可参考提供的效果文件。

（5）将此安排计划进行加密管理，密码为“000000”，最后保存文档。