第39章 办公室电话和手机的使用礼仪

人离不开电话，使用电话的语言很关键，它直接影响着一个公司的声誉。通过电话也能粗略判断对方的人品、性格，因而，掌握正确的、礼貌待人的打电话方法是非常必要的。本节将带你了解打电话的礼仪，掌握接打电话礼仪要求。

人离不开电话，每天要接打大量的电话，看起来打电话很容易，对着话筒同对方交谈，觉得和当面交谈一样简单，其实不然。打电话大有讲究，打电话的语言很关键，它直接影响着一个公司的声誉，通过电话也能粗略判断对方的人品、性格，因而，掌握正确的、礼貌待人的打电话方法是非常必要的。

确定合适的时间。

“我想我需要给客户打个电话。”

当需要打电话时，首先应确定此时打电话给对方是否合适？要考虑此刻对方是否方便听电话？因此，打电话有一下要点应该注意：避开对方的吃饭和休息的时间，一般早晨8点以前，晚上10点以后，给对方家里打电话是不合适的，除非有紧急的事情。当然，当对方有可能非常忙碌的时候打电话过去，也是不适合的。比如，在对方出门准备上班的前几分钟打电话，可能会使对方迟到，而且工作上的事情，也尽量不要发的货到别人家里。如果是打电话到工作单位，最好不要在星期一一大早打过去，因为，经过一个周末，对方要处理的公务也许非常多。当然，在对方快要下班前几分钟打电话，也是不太适合的，因为快要下班了，也许有些事情需要处理，处理完后直接回家。如果因为你的电话而耽误了对方的私人时间，也许对方会不快乐。一般情况下，也不要为私人的事情打电话到对方的单位除非对方不介意。如果因为私人的事情打电话到对方的单位，最好问一声：你现在方便听电话吗？而且，即使得到对方的肯定回答，也尽量要简短，因为占用对方的工作时间，可能会影响对方工作单位正常的业务往来。

开场白很重要。无论是正式的电话业务还是一般交往中不太正式的通话，自报家门都是必须的，这是对对方的尊重，即使是你熟悉的人，也应该主动报出自己的姓名，因为接电话方往往不容易通过声音准确无误地确定打电话人的身份。另外，自报家门还包含着另外一层礼仪的内涵，即直接将你的身份告诉对方，对方就有是否与你通话的选择权。

在打电话之前，确定打外线还是内线是很重要的，具体的做法是，打外线不认识对方时，应做详细的自我介绍。列如：你好，握手Denny，卡夫卡公司策划部的设计师。如果认识对方，而且你也有个好记性，对方一接听电话时就马上能确定听话人是谁，不妨直接说出这个人的名字或正确的称呼。这样会使对方感到被重视的荣幸。可以这么说：王经理，您好！我是Denny，卡夫卡公司策划部的设计师。打内线，可以有几种方式，列如：我是Denny，sliver的助理。我是策划部的Denny。通话尽量简单扼要，在做完自我介绍以后，应该简明扼要地说明通话的目的，尽快结束交谈。因为，随意占用对方的电话线路和工作时间是失礼行为。在业务通话中，一个电话最长三分钟是通行的原则。超过三分钟应改换其他的交流方式。如果估计这次谈话要涉及的问题比较多，时间较长，应在通话前咨询对方此时是否方便长谈，如果对方不方便长谈，就应该礼貌地请对方约定下次的通话时间。

要找的人不在时的处理。

电话铃声响起，一个助理接起电话说：“你好，王经理不在办公室。”

如果你打电话，恰巧要找的人不在，你可以用以下几种方式：1直接结束通电，当事情不是很紧急，而且自己还有其他联系方式的情况下，可以用对不起，打扰了，再见的话结束通话。2请教对方联系的时间或其他可能联系的方式，通常在比较紧急的情况下采用，具体的做法是：请问什么时候再打来比较合适?或我有紧急的事情要找王经理，不知道有没有其他的联系方式。不管对方是否为你提供了其他的联系方式，都应礼貌地说再见。3请求留言，若要找的人不在，或恰巧不能接听电话，最好用礼貌的方式请求对方转告，留言时要说清楚自己姓名、单位名称、电话号码、回电时间、转告的内容等。在对方记录下这些内容以后，千万不要忘记问：对不起，请问您怎么称呼。对方告知后要用笔记录下来，以备查找。

手机的礼仪。在这个移动时代，每个人都少不了在社交场所或者工作场合使用手机，这已经成为礼仪的最大威胁之一，手机礼仪越来越受到关注。公共场合，特别是楼梯、电梯、路口、人行道等地方，不可以旁若无人地使用手机。如果必要使用手机，应该把自己的声音尽可能地压低一点，而决不能大声说话。在会议中或和别人洽谈的时候，最好的方式是把手机关掉，起码也要调到震动状态，这样即显示出尊重别人，又不会打断发话者的思路。在会场上铃声不断，并不能反映你业务繁忙，反而显示出你缺啥修养。

没有使用手机时，都要把手放在合乎礼仪的常规位置，放手机的常规位置有随身携带的公文包里，上衣的内袋里，但是不要放在手里或是挂在上衣口袋外。开会的把手机交给秘书、会务人员代管，不要放在桌上，也可以放在不起眼的地方，但不要放在桌上。在一切需要手机震动状态或是关机的场合，使用手机接受短信，而且不要在别人能注视到你的时候查看短信。当你使用电话或者手机开展工作时，你代表的就是公司的形象，因此，不仅要言语文明，音调适中，更要让对方感受到你的微笑与热情。