1.2 Excel高手思维

1.2.1 三表分立

Excel到底有多简单呢？简单到它只有三种表格：明细表、参数表和汇总表。

明细表可以通过手工录入或者从系统导出得到，再利用公式和我们事先设定好的参数表匹配，最终可以生成汇总表。所有的Excel表格，归根结底都是这三种表格，见图1-3。这三种表格看起来很简单，但是当它们为互相独立的表格时，会让Excel的数据录入、计算、分析变得非常简单，且灵活性大幅提升。

1.2.2 思路先行

数据分析是一件让大家很头疼的事情，其实Excel的数据分析，总结起来，就只有7个步骤（见图1-4）。

（1）思考：比如当老板让我们进行销售数据分析时，一开始我们就要考虑老板关心什么，想要什么结果。

（2）获取：获取数据有三种途径：

● 从系统导出。

● 外部单位发送。

● 自行手工录入。

（3）规范：在获取数据之后，因为很多数据是没办法直接就可以使用的，所以需要对其进行规范。

（4）计算：规范完之后要对数据进行计算，计算出我们想要的结果。

（5）分析：利用数据透视表等工具，对计算结果加以分析。

（6）转化：再把分析结果转换成可阅读的形式，比如各种图表。

（7）输出：最终才输出了老板想要的结果。

所有的Excel数据分析，都可以按照这7个步骤进行。思路先行，再难的数据分析都不怕。

1.2.3 问题转换

在实际的数据分析中，我们还经常会碰到一些一下子解决不了的问题，这时就要学会转换问题。比如在筛选数据时，经常会遇到筛选后数据顺序无法还原的问题，这时，可以通过添加一列自然数序列来帮助记录原始数据的顺序。这就是典型的问题转换思维。不要局限于表格本身，要跳出表格看问题。

1.2.4 组合提升效率

随着Excel学习的深入，你会掌握很多的知识点。单个知识点能解决的问题往往有限，但是，当你能有机地将不同的知识点组合起来时，就会产生“1+1＞2”的效果，甚至会产生远远大于2的效果。

最简单的例子就是函数的嵌套，当将不同功能的函数嵌套在一起时，使用一个函数表达式就可以解决较为复杂的问题。在平常的学习中，一定要多想想学到的某个技能能和哪些技能组合使用，组合之后能解决什么问题。要真正让自己所学到的技能达到融会贯通。

1.2.5 必须检查

Excel新手往往会“重计算，轻检查”，认为会用各种函数计算数据才是真本事。但是在现实工作中，检查数据确实是至关重要的一个环节。想想看，如果你加班熬夜了好几天，用了很多函数和技巧，结果一不小心结果是错的，那么再多的努力都是白费的。

因此，必须要在计算数据后立刻进行检查。检查的方法有很多种，在后面的内容中会一一介绍。

另外，在发送最终报表之前，可以先将报表发送到自己或者同事的邮箱中，然后下载下来，看看报表是否有错误。这一步相当于站在接收报表的人的角度去检查，效果也非常好。从现在开始，读者就要树立起“必须检查”的思维。

1.2.6 有备无患

在使用Excel解决问题时，往往一个问题的解决方法有很多种，每一种方法之间都会有细微的差别：有的看起来复杂一些，但是适用范围更广；有的看起来很简单，但是有着苛刻的使用条件。如果你只会一种解决方法，那么当你遇到特定问题时，就不能有效、灵活地解决。所以，多掌握一些方法，思考它们的适用范围，真正做到“有备无患”也是Excel高手非常重要的思维方式。

1.2.7 批量自动

在Excel中，我们经常会遇到需要反复操作很多次同样操作的情况。比如，我们要根据销售员的姓名，查找其销售业绩。这种重复的操作如果通过手工完成，那么效率会很低，而且还特别容易出错。那么当遇到需要重复操作的情况时，该如何处理？其实有两种处理方式。

（1）批量化。让原本需要一个个手工完成的操作，变成一批批自动化地完成，最典型的方案就是写出一个公式，然后复制公式到其他单元格中批量计算。

（2）自动化。比如对于本节开头介绍的例子，利用Excel自带的VLOOKUP函数就可以轻松地自动实现，见图1-5。在这里读者先了解有这个功能即可，在后面的内容中会有详细的介绍。