第一节 采购管理规范化
一、完善的采购制度
完善的采购制度可以规范采购员的行为，规范采购作业流程，从而起到规范采购活动的作用，以降低采购成本。一般而言，采购制度包括以下内容（表2-1），但不止于以下内容。
表2-1 采购制度的类别
不同的公司对制度的叫法可能有些不同，又因公司规模、采购种类、采购方式不同，而会制定繁简不一的制度，比如有的公司，既有内购，又有外购，则须分别制定制度；有的公司有外协加工，则要制定外协加工制度。
常见的采购制度包括办公用品采购管理制度、采购价格管理制度、采购进度及交期管理制度、采购招标管理制度等。
二、梳理采购流程、提升工作效率
很多人都会认为，流程设计只不过是将工作步骤反映在纸上而已，有什么值得深入研究的。仔细研究发现，一个流程的设计，要涉及计划、人员、组织、授权、沟通、效率、财务等方面，牵一发则带动整个公司的价值链。
（一）采购流程设计注意要点
采购流程会因采购的来源（国内采购、国外采购）、采购的方式（集中采购、招标采购），以及采购的对象等不同，在作业细节上有若干差异，但是基本的流程则大同小异。
公司规模越大，采购量越大，采购金额越高，对流程的设计越重视。一般采购作业的流程设计应注意的要点如表2-2所示。
表2-2 采购流程设计注意要点
（二）整体采购作业流程
一个完整的采购过程，大体上都有一个共同的模式。公司采购大体上要经历以下过程，如图2-1所示。流程说明见表2-3。
图2-1 整体采购作业流程
表2-3 流程说明
三、采购记录使成本可追溯
（一）常用采购记录
采购过程中最常见、最重要的基础采购记录主要有以下几个方面，见表2-4。
表2-4 常用采购记录
（二）采购记录管理要求
采购记录是采购作业可追溯的原始性的和基础性的资料，所以应对此进行安全、有效的保管，一般可根据企业的记录控制程序来加以管理。其具体要求如下。
（1）记录填写应及时、准确。
（2）对各项记录应进行标记、分类，以便查阅、修改和处理。
（3）遵循记录作废的条件和销毁方式进行处理。
（4）保证记录对采购的可追溯性和追溯期限。
（5）记录应为采购分析提供依据，以便分析和确定价格、品质趋势。
（6）进行有效的归档、保管。
【实例2-01】采购控制程序
采购控制程序
1.目的
为进一步建立、健全和完善公司采购活动规范化、科学化的管理制度，明确采购流程，使得整个采购活动在受控的基础上高质量、高效率的运作，特制定本程序。
2.适用范围
（1）本程序适用于公司研发、生产经营活动所需物料及办公用品的采购，以及委外加工、委托试验、委托检定等采购的过程控制。
（2）本程序适用部门：采购部、品质部、研发部、项目部、生产部、综合部及其他需要采购物料和参与采购流程的部门。
（3）本公司的采购过程包括研发过程的未定型物料采购，生产制造过程的原辅材料、包装物采购以及委托试验、委外加工、委托检定等采购过程，都需要严格按照采购控制程序控制，确保采购的物料（包括从供应商采购的物料以及从顾客指定供应商采购的物料）符合质量、安全、环保和顾客的要求。
3.名词术语
3.1合格供应商
指按照《新供应商开发和评价控制程序》通过评估纳入《合格供应商名录》的供应商。
3.2临时供应商
指除合格供应商以外有合作记录的供应商，主要是零星采购、现金采购及身份未定的新合作供应商，临时供应商列表中全是已经与本公司交易过并建立合作关系的供应商。
3.3潜在供应商
指之前没有合作记录但可以提供相关报价进行参考，待条件成熟时可以纳入合格供应商或临时供应商的供应商；在未纳入合作供应商名录前所提供的报价信息（需盖章）仅供参考；此类供应商不能执行采购合同或采购订单，可以不提供相关资质。
3.4委托试验
指本公司将需要试验的项目委托外部试验机构进行试验和测试。
3.5委外加工
由本公司提供料件委托给指定的外协供应商加工成本公司所需料件。
3.6委托检定
将计量器具资产委托计量检定机构所进行的检定/检测工作。
3.7 BOM
物料清单（Bill of Material）。
3.8物料
指成品、半成品、原材料、外协件、标准件、定制件、辅料等与研发、生产经营有关的原辅材料/委外加工/委托检定/委托试验的统称。
4.主要职责
4.1项目部
4.1.1根据销售订单的信息，在ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划）系统中录入产品需求单或销售需求，通知生产部（一般是供应链部门生产计划工程师和物料控制工程师）下推、审核由系统计算分解出的生产计划和物料需求单。
4.1.2参与生产计划和物料需求单的审核。
4.1.3提供及协调客户对于物料特殊要求及其他要求。
4.1.4提供对于供应商供货进度方面的评价意见。
4.1.5如有需要，在ERP系统中录入项目部物料需求申请单。
4.1.6提交BOM外项目部新物料的详细信息参数（包括规格、型号、颜色、尺寸、品牌等要求）给物料库管理员申请物料编码，如需输出图纸等技术文件，申请部门作图等有困难时，可以请研发部协助输出技术文件。
4.2研发部
4.2.1负责提供组成产品的物料及新开发的、生产经营所需采购物料的详细信息参数［包括规格、型号、颜色、尺寸、品牌等及技术文件（BOM、技术规格书、图纸等）］给物料库管理员，申请物料编码并对技术文件进行管控维护，参与物料库信息维护（物料库的维护工作建议由研发部和采购部、库房一起完成）；跟进新产品研发、生产经营所需采购物料的技术质量标准执行情况并进行适当调整，直至物料质量技术标准定型。
4.2.2负责提供已定型BOM内研发、生产经营所需采购物料的技术质量标准及技术文件（BOM、技术规格书、图纸等）给采购部和质量部，编制物料入厂检验作业指导书给质量部并对其进行更新维护和管控。
4.2.3在ERP系统中录入研发部物料需求申请单。
4.2.4负责提供供应商技术研发水平等方面评价意见。
4.2.5参与采购物料品质问题处理，如有需要适当调整采购物料技术标准，修改相关技术文件。
4.3生产部
4.3.1生产部（一般是供应链部门生产计划工程师和物料控制工程师）从ERP系统销售订单下推、审核由系统计算分解出的生产计划和物料需求单。
4.3.2负责提供生产部所需的BOM外物料的详细信息参数（包括规格、型号、颜色、尺寸、品牌等要求）给物料库管理员，申请物料编码，如需输出图纸等技术文件，申请部门作图等有困难时，可以请研发部协助输出技术文件。
4.3.3如有需要，按照申请好的物料编码在ERP系统中录入生产部所需的除由产品需求计算出的物料之外的物料需求单。
4.3.4生产部主管参与BOM外其他采购原辅材料的物料需求单的审核。
4.4采购部
4.4.1采购工程师负责公司研发、生产经营所需外购物料及委外加工、委托试验和质量部委托检定采购实施和控制。
4.4.2供应商开发及管理。
4.5库房
4.5.1对采购的物品进行收货和通知品质部门检验，并办理入库手续。
4.5.2对于不合格的进料，库房协助采购员办理好退换货手续。
4.5.3核实物料需求显示的单库存数量，参与采购数量审核。
4.6品质部
4.6.1负责根据研发部提供的入厂检验作业指导书及物料库存信息，结合品质部要求，编制供应商物料的质量技术协议。
4.6.2参与采购物料的品质问题处理，与供应商反馈沟通品质问题。
4.6.3负责采购物料的入库质量检验和试验，将品质信息及时反馈给采购部、研发部、项目部等相关部门。
4.6.4负责提供品质部所需的BOM外物料的详细信息参数（包括规格、型号、颜色、尺寸、品牌等要求）给物料库管理员，申请物料编码，如需输出图纸等技术文件，申请部门作图等有困难时，可以请研发部协助输出技术文件。
4.6.5如有需要，按照申请好的物料编码在ERP系统中录入品质部所需的除由产品需求计算出的物料之外的物料需求单。
4.6.6提供与供应商品质相关的评价意见。
5.采购控制规定
5.1采购申请单/委外申请单
5.1.1采购申请单/委外申请单生成
5.1.1.1项目部在ERP系统中录入销售订单，计划工程师（生产部或供应链部）根据销售订单执行物料需求计划，系统会根据录入的BOM和销售订单自动生成生产计划、采购计划、委外计划，计划工程师根据采购计划进行下达操作，系统会自动生成采购申请单、委外申请单。备注：这部分物料都应有物料编码，物料的规格、尺寸、质量技术要求、技术文件等物料基础资料在物料库中维护。以物料编码保证物料唯一性和信息完整性，以物料库信息作为物料采购的唯一判定标准。
5.1.1.2对于没有对应销售订单，需要单独采购的物料，由各使用部门在ERP系统中直接录入物料需求单，系统根据物料需求单及库存信息自动计算出采购申请单。
（1）对于没有物料编码的需要单独采购的新物料，由申请采购部门提交所需物料的详细信息参数（包括规格、型号、颜色、尺寸、品牌等要求）给物料库管理人员，申请物料编码，如需输出图纸等技术文件，申请部门作图等有困难时，可以请研发部协助输出技术文件。
（2）采购回的物料符合申请部门提交的物料库信息而申请部门无法使用或认为有质量问题的，由申请部门承担责任，采购部可尽量协助配合解决问题。
5.1.2采购申请单/委外加工申请单审批。
（1）ERP系统采购申请单/委外加工申请单生成后先由发起人部门主管审批。
（2）库房管理员核减库存情况审批。
（3）项目经理审批。
（4）分管领导/副总经理审批。
（5）总经理审批。
5.2委外领料单生成
5.2.1对于委外加工采购需由采购负责人完成委外领料流程，提供料件给供应商加工。
5.2.2 ERP系统会自动由销售订单生成委外申请单和委外用料清单，点击业务查询下用料清单查询出现用料清单，由采购部从用料清单下推委外领料单。
5.3委外领料单审批
5.3.1库房核实库存审批。
5.3.2采购部部门主管审批。一般会由供应链物料控制工程师和供应链部门主管审核。
5.3.3项目经理审批。
5.3.4分管领导/副总经理审批。
5.3.5总经理审批。
5.4采购执行
5.4.1采购询价和议价。
5.4.1.1采购员接到采购申请单后，开始执行采购。采购员应将物料库中物料信息加上需求物料的数量及交货期等要求准确无误地传达给供应商，拟好“询价单”，以合适的方式发至对应的供应商进行询价（优先在合格供应商内选择询价，也可以向临时供应商询价；如有必要可以开发新的供应商进行询价），对每一种物料（特殊物料除外）应至少寻找3家以上供应商进行询价，以确保采购行为的合理、公正和可比性。特殊物料是指以下情况。
（1）原厂采购。
（2）非长期经常采购且总金额低于1000元的非生产性零星采购。
（3）唯一指定供应商。
（4）技术特殊要求指定商家。
（5）紧急采购。
（6）战略合作独家协议供应商。
（7）其他特殊情况（需说明）。
5.4.1.2若所有合格供应商中未有符合所需求物料的，按照“新供应商开发和评价控制程序”中要求通过各种渠道搜寻符合询价资格的新供应商，通过适当的方式进行询价，索取报价。
5.4.1.3供应商提供的报价资料做以下要求。
（1）报价可以通过邮件确认，报价单以附件扫描（盖章）。
（2）外购件（一般采购）可以让供应商在报价时注明价格有效期限，报价单在有效期限内采购员可以重复使用。特殊商品可随市场波动调整价格。
（3）大额采购（金额超过10万元）必须提供报价单原件（盖章）。
（4）签订战略协议的供应商已有价格无须提供报价单，在协议期内直接按照协议采购。
（5）报价单原件存档：可以由合同管理部门或者财务部保存，以便相应人员稽核。
5.4.1.4财务部或审计稽核人员可以核查市场价格与报价单价格是否一致。
5.4.2采购合同拟定。
5.4.2.1采购员确定供应商和价格后，应分现金采购、订单采购、合同采购进行采购。
5.4.2.2若领导指定采购方式，需注明清楚并确认后执行。
5.4.2.3对已招标或签订采购协议确定价格的物料，在其履行有效时间内可以《采购订单》形式直接采购，小额也可直接以现金采购或采购订单采购执行。
5.4.2.4合同签订前按照公司相关规定进行合同盖章审批申请后签订执行。
5.4.2.5采购员与供方签订合同时，应明确规定合同文本条款，并确认以下事项。
（1）名称、型号规格、数量、价格、防护、运输、交付地点、交付时间。
（2）采用标准，如国家标准、行业标准、企业标准等。
（3）图纸、规范、技术要求以及产品认证要求。
（4）合格证、检验报告、验收方法、验收准则。
（5）开具发票的类型、税率。
（6）付款方式和付款期限。
（7）违约责任及纠纷的处理。
5.4.3采购框架协议/采购合同录入ERP系统。
ERP系统中的采购合同和采购订单只能从系统中已审核批准的采购申请单下推，采购部应综合考虑成本及周转率控制实际到货数量（一般控制采购订单下推不能超过采购申请单数量的5%）。
5.4.4采购合同/协议审核。
5.4.4.1采购部门主管审批。
5.4.4.2项目部经理审批（像德国公司那样对成本敏感且需保密，或需隔离其他部门参与采购，避免腐败现象，可省略项目部审批）。
5.4.4.3财务部经理审批。
5.4.4.4分管领导/副总经理审批。
5.4.4.5总经理审批。
5.4.4.6审批通过系统通知合同章管理员，由合同章管理员给对应采购合同/框架协议盖章。
5.4.5采购订单下推。
对已招标或签订采购协议确定价格的物料，在其履行有效时间内可以采购订单形式直接采购，小额采购（3000元以下采购）也可直接以现金采购或按采购订单执行。在ERP系统中从采购申请单下推采购订单，采购部应综合考虑成本及周转率，控制实际到货数量。
5.4.6采购订单审批。
对已招标或签订采购协议确定价格的物料，在其履行有效时间内下推的采购订单，可直接由采购部门领导审批。
5.4.7下达采购合同/协议/订单。
5.4.7.1审核通过、盖好章的采购合同/框架协议/订单应及时下达给供应商，通知供应商尽快回签，同时对采购合同/订单中的物料尽快安排生产发货。
5.4.7.2采购负责人应把本公司采购控制、质量管控等要求向供应商宣导到位，内容如下（最好拟定供应商送货须知等发给供应商并签字、盖章确认）。
（1）要求供应商在发货前按本公司要求做好查验工作，发现物料质量、期限等有异常时，必须在发货前将情况及时反映给采购部，由采购部通知品质部、研发部、项目部等相关部门确认没问题以后供应商才能发货；发现不能按时、按量到货时，应提前（××天，根据具体情况签订送货须知内容）通知采购部，因此造成本公司损失的，按照合同违约条款进行赔付（在质量协议、合同条款、供应商须知里注明）。
（2）要求供应商按照本公司供应商供货规范或质量技术协议要求随货提供符合本公司物料合格证明文件管理规定要求的对应文件，如合格证、出厂检测报告、产品测试报告等（建议由品质部加在质量技术协议里）。
供应商提供的检验报告、合格证、质量体系等证明文件，由质量部管理。
（3）如有必要，要求供应商随货提供符合本公司要求的送货单（主要针对生产性物料）。可拟送货单模板，须包含模板中各项主要内容，包括合同/订单号、供应商名称、本公司物料编码、物料名称、物料型号（图纸号）、生产厂家、批次号（DC号）、单位、发货数量等。
（4）要求供应商按时提供符合本公司规定的发票。
a.采购部应尽量向供应商索取增值税专用发票，非一般纳税人供应商可以提供增值税普通发票，对于低值零星采购可提供定额发票。
b.发票内容要求：物料名称、规格型号与采购合同/采购订单内容须一致；发票上本公司信息须严格按照采购提供的本公司开票信息开具。
5.4.8采购合同执行进度管理。
5.4.8.1采购合同/采购框架协议/采购订单签署生效后，采购员应及时跟踪执行情况，监督、跟进甲乙双方履行采购合同/采购框架协议/采购订单条款的义务和进度，需要时协助综合部处理合同纠纷。
5.4.8.2采购员应及时跟踪物料进度，更新进度跟踪情况，及时告知生产计划部门和需求部门，以便生产计划制订和项目进度安排。
5.4.8.3采购合同/采购框架协议/采购订单在执行中，如遇生产、经营等情况发生变化，需要变更采购合同/采购框架协议/采购订单时采购员应及时和供应商沟通，按照国家法律和合同条款办理修改、补充、取消采购合同/采购框架协议/采购订单等事宜。
5.4.8.4在合同执行过程中，若出现图纸设计等问题，应及时与设计人员沟通，若需修改图纸时，应由设计人员负责修改，采购员及时将新图纸提供给供应商。图纸修改与发放按照公司相应的文件控制程序操作。
5.5物料到货收料
5.5.1采购负责人在ERP系统中从审核通过的对应采购订单下推采购收料单通知库房收货。
5.5.2库房查看采购收料单，核对实际到货物料的品种、数量等是否一致。如有不一致，库房应及时通知采购负责人，采购负责人应及时查看处理，通知相关部门。
5.6采购物料检验
5.6.1来料检验通知。
收货后仓库人员应在ERP系统中下推来料验收通知单，通知相关部门（品质部或研发部、申请部门）进行检验。如相关部门未能及时检验，库房人员应提醒，多次提醒还未检验的，库房人员应及时反馈给采购及项目等相关部门。
5.6.2来料检验。
（1）对于物料分级管理规定的本公司目前所有BOM中的定型生产性物料（包括定制件、塑胶件、钣金、机加、压铸、射频线、线缆组件），标准件（连接器、辅料、模块、电池、电子元器件）品质部收到来料检验通知单后，按照研发提供的物料检验作业指导书要求检验来料，从来料检验通知单中按照实际检验结果下推填写来料检验单。
（2）对于物料分级管理规定的非BOM中定型生产性物料，由研发或申请部门检验，下推填写来料检验单。
5.7合格物料入库
库房对判定合格的物料下推入库单。
5.8不合格品处理
5.8.1对判定不合格的物料，由品质部或研发部、申请部门在ERP系统中从判定不合格的检验单下推不合格品处理单，判退或折让，折让金额由采购部根据品质判定的品质影响程度及物料价值等确定。
采购过程中产生的质量记录由质量部门统一管理并提供给采购部门查阅。
（1）对于不合格品处理单判退的不合格品由采购负责人从不合格品处理单下推采购退料申请单，库房从采购退料申请单下推采购退料单。采购部联系供应商安排发回，或请库房代安排运输发回，运输费用由供应商承担。
（2）对于不合格品处理单判定折让的不合格品，采购部负责人在后续下推应付单时扣除折让金额。
5.8.2对于来料检验单判定合格已入库物料后续使用发现问题与供应商协商一致退货的物料，由采购负责人从采购订单下推采购退料申请单，库房从采购退料申请单下推采购退料单，安排退货。
5.9结算与付款
5.9.1采购负责人根据合同条款，对检验合格入库物料，从ERP系统采购入库单下推应付单。
5.9.2采购负责人根据合同条款，对检验不合格物料或判定折让物料，从ERP系统不良品处理单下生成扣除折让金额后货款的应付单。
5.9.3采购负责人在ERP系统中从应付单下推录入对应的采购发票后，将发票提交财务部，或提交财务部后由财务部录入。
5.9.4财务部安排付款并在ERP系统中从发票下推付款单。
【实例2-02】采购物资价格审核程序
采购物资价格审核程序
1.目的
规范公司外购、外包物资价格审核，降低物资采购成本。
2.适用范围
适用于公司所有采购物资、外包件、工序加工协作件等物资的价格审核。
3.职责
（1）物流管理部供应/外包外协业务员负责按《招标管理办法》《采购控制规定》及公司采购流程制度初步确定采购价格，1个工作日内提出价格审核申请。
（2）物流管理部供应/外包外协室主任、物流管理部部长负责在1个工作日内完成对工艺定价的初审及复审。
（3）财务部成本室负责按定价原则在2个工作日内（设备维修急需备件在1个工作日内）审核确定采购物资价格。
（4）主管经营副总经理负责审批重要原材料、报审价格高于财务审核价格1%或报审总价高于财务审核总价500元的采购价格。
4.内容和要求
4.1下达采购计划
物流管理部供应/外包外协计划员将供应/外包外协计划下达给供应/外包外协业务员。
4.2查询采购价格信息库
4.2.1物流管理部供应/外包外协业务员打开供应链采购价格信息库。
4.2.2按采购计划指定的材料，查找最新录入价格及对应的供应商。
4.2.3对价格信息库中已有审定价格的材料，按采购流程采购。
4.2.4记录价格信息库中无审定价格的材料名称。
4.3初步确定采购价格
4.3.1物流管理部供应/外包外协业务员按《招标管理办法》《采购控制规定》及公司采购流程等管理规定，对价格信息库中无审定价格的材料向供应商询价，初步确定采购价格及供应商。
4.3.2外包件采购价格初步确认。
4.3.2.1外包件：指由本公司提供图纸，加工方按我方图纸进行带料加工的零部件。
4.3.2.2外包件的价格确定形式分两种：核算价格和招标比价确定价格。
4.3.2.3核算价格计算基础资料：公司定额成本。
4.3.2.4核算价格计算公式如下。
含税单价（含税）=（工时费用+材料费用） × （1～1.1之间）
工时费用=∑工序单价（含税） ×工序工时（或重量）
材料费用=∑材料定额×材料当期单价（含税）
工时费用包含人工、折旧、工具及低耗品消耗、车间管理、燃料及动力等费用。
4.3.2.5招标比价确定价格：由财务、采购、技术等部门通过邀标组织三家以上协作厂家进行投标，按投标价格进行比较确定的价格作为外包件价格。
4.3.2.6招标比价确定价格一般用于财务部难以找到相关价格资料或工艺部门难确定工艺的物资及低于公司定额成本价。
4.4提出价格审核申请
4.4.1物流管理部供应业务员整理外购材料价格报审单的附送资料。
（1）批量性常用物资，至少有向三家以上供货单位询价资料。
（2）质量部对例外采购（不在合格供方处进行的、小批量性临时采购）的批准性文件。
（3）单项价值在3000以上（含3000元）设备采购的立项批准文件。
（4）因市场动态中不可控制的因素需要调增价格的，供方提交的与调增物资相关的市场价格信息资料。
（5）因市场动态中不可控制的因素需要调减价格的，调减物资相关的市场价格信息资料。
（6）其他资料。
4.4.2物流管理部外包外协业务员整理外包（协）材料价格报审单的附送资料。
（1）外包（协）方的报价文件。
（2）经技术部技术员签字确认的工艺文件：注明工序路线、工序名称、工序工艺要求、工序所需加工时间、编制日期等内容。
（3）因市场动态中不可控制的因素需要调增价格的，外包（协）方提交的调增物资相关市场价格信息资料。
（4）因市场动态中不可控制的因素需要调减价格的，调减物资相关市场价格信息资料。
（5）其他资料。
4.4.3准确完整地填写价格报审单，确认无误后连同附送资料交供应/外包外协室主任审核。
4.5初审工艺定价
4.5.1物流管理部供应/外包外协室主任复核供应/外包外协业务员提交的价格报审单及附送资料。
4.5.2检查供应/外包外协业务员询价，确定供应商的作业记录。
4.5.3分析核实报审价格，在价格报审单“供应/外包外协室主任初审价”栏填写初审价格。
4.5.4在价格报审单“供应/外包外协室主任初审意见”栏签署意见后送物流管理部部长审核。
4.6审核工艺定价
4.6.1物流管理部部长审核供应/外包外协室主任的初审工艺定价及初审意见。
4.6.2分析核实报审价格，在供应报价单 “物流管理部部长审核价” 栏填写审核价格。
4.6.3在价格报审单“物流管理部部长审核意见”栏签署意见后将价格报审单返还供应/外包外协业务员。
4.7受理采购价格报审
4.7.1财务部成本室主任核对采购价格报审单及附送资料，在“报审时间”栏填写接收时间。
4.7.2按价格报审材料分类，将采购价格报审单分发至相应岗位材料会计初审。
4.8初审采购价格
4.8.1财务部材料会计复核采购价格报审单内容及附送资料的真实性和完整性。
4.8.2按以下原则及方法初审采购价格。
（1）查看供应链采购价格信息库记载和近期实际进货价格作为参考依据。
（2）在互联网上查询同品牌、同档次产品的市场价格作为参考依据。
（3）通过了解市场行情，判断报价的真实性。
（4）要求供方提供产品报价依据，对物资报价构成的各种要素（包括料、工、费、税等）进行分析、计算，确定该物资的采购价格。
（5）与供应商沟通，核实其报价依据。
（6）对不常用物资，通过调研并比照同等产品同等质量的市场最低价。
（7）报审价格应低于市场价格，当产品价格高于同品牌、同档次产品的市场价格时，要重新核算成本，计算审核价格。
4.8.3对除设备维修急需备件外的外包、工装、非标类报审价高于财务初审价10%，其他类报审价高于财务初审价5%的退回重新报审。
4.8.4通过信息对比，分析核实报审价格，在供应报价单“材料会计初审价”栏填写审核价格。
4.8.5在价格报审单“材料会计初审意见”栏签署意见后送成本室主任审核。
4.9审核采购价格
4.9.1财务部成本室主任检查价格报审单填写内容、附送资料、各审核人签署的审核意见。
4.9.2通过信息对比，分析核实报审价格，在价格报审单的“审计审核价格”栏内填写审定价格后签署审核意见并加盖价格审核专用章。
4.9.3对重要原材料的价格报审单以及重新报审的项目，报审价格高于财务审核价格1%或报审总价高于财务审核总价500元的，签署意见后报主管经营副总经理审定。
4.10审批特殊采购价格
4.10.1主管经营副总经理受理成本室主任呈报的价格报审单。
4.10.2核实物流管理部报价与财务部审计审核价格的依据。
4.10.3通过信息对比，分析核实报审价格，审批特殊采购价格后签署审批意见。
4.10.4合同审批完毕后通知财务成本室主任领取已审批的合同。
4.11提交价格审核结果
财务部成本室主任在价格报审单审核完毕当日，在OA（Office Automatic，办公自动化）上通知供应/外包外协业务员领取报审单。
4.12执行审定的采购价格
4.12.1物流管理部供应/外包外协业务员至财务部成本室领取审核完毕的价格报审单。
4.12.2复印价格报审单后将原件交财务部相应岗位材料会计存档。
4.12.3自价格报审单审定次日起15日内，按不高于审定价格签订采购合同，逾期进行采购须重新履行价格报审程序。
4.12.4依据合同价格在供应链系统中录入采购订单。
4.12.5将价格报审单复印件交供应/外包外协计划员存档。
4.13录入供应链采购价格信息库
4.13.1供应/外包外协计划员将价格报审单的材料名称及审定价格录入供应链采购价格信息库。
4.13.2整理归档价格报审文件资料。
4.14检查审定价格执行情况
4.14.1财务部材料会计将价格报审单的材料名称及审定价格录入采购价格信息库。
4.14.2审核采购入库单、采购发票价格与审定价格的一致性，采购合同日期是否超过审定价格的有效期，发现差错，及时通知相关责任人更正。
4.14.3每月6日前向成本室主任提交上月审定价格执行情况书面报告。
5.处罚
（1）供应/外包外协业务员应严格按《招标法》《采购控制规定》等管理规定办理价格报审业务，报审价格经各级审核后，外包、工装、非标类合同核减率不得高于10%，其他报审价格核减率不得高于5%，否则视为不合格价格报审，每次扣罚相关责任人200～2000元；1年内同一当事人同类问题累计处罚达3次，审计部门有权建议当事人调离此岗位。
（2）各级报价审核人员切实履行审核职责，所审核价格经复审后的价格偏差不得高于2%，否则视为不合格价格审核，按《采购业务审计管理办法》第6.1款处罚，即每次扣罚相关责任人200～2000元；1年内同一当事人同类问题累计处罚达3次，审计部门有权建议当事人调离此岗位。
附件：采购物资价格审核流程图。
采购物资价格审核流程图
【实例2-03】采购价格管理流程
采购价格管理流程
1.目的
规范公司采购物资的价格管理，完善采购物资价格制定或变更流程，明确采购物资价格制定或变更职责及权限，确保价格业务的及时、有效运行。
2.适用范围
××公司及控股子公司直接配套物资/非直接配套采购物资管理。
3.术语
（1）直接配套物资—一般指用于整机生产加工、装配的毛坯件、零部件及成品件。
（2）非直接配套物资—铸造材料、原材料（钢材、有色金属）、工具、刀具、量具、危险化学品（含易制毒化学品）、设备备件、服装、劳保用品、办公用品等用于辅助生产的物资。
（3）集采物资：由总部采购部负责组织集中开发、商务谈判、确定价格和份额并签订采购框架协议的物资，集采物资原则上由各事业部采购部负责购买。
（4）分采物资：由各事业部采购部负责组织开发、商务谈判、确定价格和份额，并签订采购合同的物资，由各事业部采购部负责购买。
4.职责
4.1公司高层
审议确定公司年度采购成本总目标。
4.2物资采购委员会
4.2.1公司物资采购委员会负责组织公司年度集采物资招投标和评标，批准招标物资中标供应商及中标价格。
4.2.2事业部物资采购委员会负责事业部的分采物资的招投标和评标，批准招标物资中标供应商及中标价格。
4.2.3各级物资采购委员会按职权范围对采购物资价格行使仲裁职责。
4.3总部采购部
4.3.1总部采购部是集采物资价格责任主体，在年度采购成本总目标的指导下，指导各事业部分解成本目标，并制定《集采和分采物资类型清单》。
4.3.2组织公司级的采购物资招投标、评标工作。
4.3.3负责对集采物资进行供应商开发、新品开发、商务谈判、价格确定及试制合同的签订。
4.3.4负责对集采物资的采购价格变更、商务条款变更申请或报告进行评审。
4.3.5集采物资价格原则上由总部负责维护，根据实际情况，可授权事业部价格管理部门进行维护。
4.4总部财务部
负责依据公司年度经营目标和采购部门的建议，对年度采购成本总目标进行复核并提出建议，对关联价格的执行情况进行监督，对公司采购成本变动情况进行分析和提出改善建议。
4.5事业部总经理
4.5.1对事业部采购总成本负责。
4.5.2依据事业部物资采购委员会（以下简称物采委）授权，审批分采物资价格、物资价格调整，对价格文件进行审批。
4.5.3按授权范围对集采物资价格进行审批。
4.6事业部采购部门
4.6.1事业部采购价格责任主体是采购部门，根据公司采购成本目标，编制事业部采购物资招标方案和采购成本控制方案。
4.6.2组织事业部的采购物资招标、评标工作，参与公司级的采购物资招标、评标工作。
4.6.3负责对分采物资 （含新增） 进行供应商开发、 商务谈判、 价格确定及合同的签订。
4.6.4负责对分采物资价格变更、商务条款变更申请或报告进行评审，提交事业部采购价格管理部门进行复核；对集采物资的采购价格变更、商务条款变更提出建议。
4.7事业部采购价格管理部门
4.7.1负责组织本事业部的价格管理，对采购物资价格的执行情况进行监督，对采购成本变动情况进行分析和提出建议。
4.7.2对分采物资价格和价格变更进行复核，提供专业价格建议。
4.7.3参与招投标物资的评标、商务谈判。
4.7.4负责事业部采购物资在SAP（企业管理解决方案）系统中的价格维护工作。
5.风险
（1）采购成本目标未有效管理、考核，监控不到位，无法达成目标的风险。
（2）采购价格确定、价格变更过程不规范，未能有效控制采购成本的风险。
（3）技术、工艺要求不同，材料、品质不同等因素，导致采购价格存在较大差异的风险。
6.控制措施
（1）明确采购价格责任主体，明确审批流程及审批权限，通过采购审计方式，应用SAP、SAM（安全账号管理器）系统对结果实施监控。
（2）商务谈判按方案分析、确定目标、实施谈判、进行审批的步骤进行，有效控制采购成本，达成采购降成本目标。
（3）在满足所采购的物资符合质量（Q）、服务响应（S）、供货准时（T）、成本（C）等要求的情况下，采取招标、比价、谈判等方式确定采购价格。
（4）公司相关职能部门，按职责分工，各负其责，明确技术、工艺、材料、品质等要求，保证采购价格的合理性；采用复核机制，检查结果是否完整、真实和准确，增强管控能力。
7.管理流程、流程步骤说明及控制矩阵
本流程包含两个子流程：采购物资价格制定流程，采购价格变更流程。采购基本原则：先确定价格，后进行采购。
7.1采购物资价格制定流程
7.1.1流程图
7.1.2流程步骤说明
7.2采购物资价格变更流程
7.2.1流程图
7.2.2流程步骤说明
7.3控制矩阵
【实例2-04】采购物资价格审批表
采购物资价格审批表
注：1.此表适用于核定价格与供方价格差异较大，且经协商无法达成一致意见时，生产配套物资的价格审批。
2.技术部门包含技术研究院与工艺管理部门。
3.部分采购物资因涉及生产制造工艺情况，因此需要工艺管理部门签署意见。
4.外包或工艺性外协物资，涉及事业部财务成本变动，需事业部财务部门签署意见。
【实例2-05】价格通知
价格通知
××事业（总部）部采购部：
以下采购物资经价格谈判和审核，确定结算价格（元，不含税）如下。
请按此价格结算，有效日期：2012年××月××日至2012年12月31日止（或本批次有效）。
复核： 审核： 批准：
2012年××月××日
【实例2-06】采购物资数据输入记录表
采购物资数据输入记录表
1.直接配套外协件
注：以上数据是外协件必要的输入条件，参考或替换物料为非必填项，若有请尽量填写
2.直接配套外购件
注：以上数据是外购件必要的输入条件，有其他特殊情况，请在备注栏说明
3.非直接配套物资（含辅助材料）
注：以上数据是非直接配套物资必要的输入条件，有其他特殊情况，请在备注栏说明
【实例2-07】采购物资价格的输出数据记录表
采购物资价格的输出数据记录表
注：复核建议价的要求完成时间以发开发工程师谈价之后多少工作日计算。
【实例2-08】价格人员复核要求时间表
价格人员复核要求时间表
注：1.复核完成时间是指在采购输入条件充分的前提下，从接到价格复核资料时间节点起计算。
2.以每个价格人员每个工作日为单位计算，若价格人员所负责的业务涉及表中多类物资，时间节点可能存在交叉。
3.若每日复核零部件数超过表中所列数量较多，价格复核人员应与采购业务人员及时沟通，协商反馈时间，确保业务工作正常开展。
【实例2-09】外购价格报审单
外购价格报审单
【实例2-10】外包（外协）价格报审单
外包（外协）价格报审单
