第二节 艺术博览会的流程与规范

一、艺术博览会的流程

艺术博览会通常以展位来设计和经营，以良好的服务来吸引画廊或其他艺术品经营机构参展或长期合作。无论是国外的艺术博览会，还是国内的艺术博览会，其举办通常都有特定的步骤。概括来说，大致经过以下几个流程。

1.整体策划

所谓整体策划，是指组织方根据举办目的和理念，针对某届艺术博览会的举办进行的整体性的规划过程。其主要内容包括主办方和承办方合作关系的确定，举办场地、举办时间、展览场地的面积、展位数及展位面积的确定等相关事宜。

一般而言，整体策划只需要对重点问题和实施步骤做出大体规划，并不需要将种种琐碎之事全部考虑在内。

寻找主办单位是艺术博览会举办者的重点问题之一，在此需要寻找具有良好社会声誉和影响广泛的政府机构或艺术组织作为联合的目标对象。这是因为，虽然主办方不直接参与艺术博览会的具体运行，但其权威性和良好的信誉可以为艺术博览会奠定良好的基础，对以后的发展也有深远影响。

政府的支持还可以使艺术博览会获得资金的保障，这样艺术博览会可放心地投入各种人力物力，以确保其规模，提高其服务的质量，从而扩大艺术博览会的影响。由于当代的艺术博览会普遍向商业和学术两者兼顾的方向发展，艺术博览会的举办也需要新闻媒体、美术馆、画廊、收藏家、基金会等组织和个人的积极配合，主办单位如果是政府的话，拥有政府支持有利于举办者协调和集合社会多方的力量。

对于艺术博览会的举办者来说，选择或组建一个效率高能力强的团队来处理、承办整场艺术博览会，也是需要处理的关键问题。因为承办团队运作好坏，直接影响到整场艺术博览会的成功与否。承办团队的选择，要充分考虑人力、物力、时间以及综合协调能力，确保其能够积极推进各项进程。

艺术博览会的组织者需要找到赞助人或出资方，因为艺术博览会在筹备阶段就需要资金的前期投入。

组织者对艺术博览会的名称、时间、场地、展位面积这些大方向的问题，需要结合自身定位和市场需求来考虑。场地要求交通便利、与艺术博览会的整体氛围相符；时间应与城市中其他相似活动错开、与艺术品拍卖的旺季大致时间相吻合；展位总面积、展位数的安排和各展位的面积分配，需要综合衡量该区域市场购买力、审美品位、艺术教育水平、市场容量等因素，事前进行市场调查后再做出决定；举办国际化的艺术博览会，还应考虑举办城市的国际化水平等。

艺术博览会的定位要准确，所选择参展的艺术品在质量和品位上需要做出要求，风格也不宜出入过大。所选择的展品类型要能引起观众和媒体的注意，整场艺术博览会要能在广大受众心中形成符合其定位的良好形象，这样才能在当前或未来产生经济效益和长久的影响力。

实际上，艺术博览会作为联系交易双方的桥梁和纽带，整体策划的总体思路就是完善艺术博览会的各项服务，努力为参展商和购藏者提供更为宽阔的交流空间和便捷的交易平台，打造舒适的交易环境，加强媒体宣传，同时不断走向国际化，依靠优质的服务吸引画廊和藏家的广泛参与，在获得经济效益的同时，取得良好社会声誉和影响力。

2.展览招募

对于艺术博览会而言，吸引画廊等参展商参加展览是最为核心的问题之一。如果没有高质量的参展商也就没有高质量的艺术商品，艺术博览会就没有足够的吸引力来吸引购藏者的关注和参与，从而就不可能促成大规模交易的产生。如果没有相对稳定的交易量，画廊也不会再次选择该艺术博览会，长此以往，恶性循环，最后致使该艺术博览会逐渐被遗忘。因此，展览招募工作是举办一届成功的艺术博览会所需要的先决条件之一。

展览招募工作主要包括消息的发布和参展商的招募两部分内容。其中，发布消息的方法有运用报纸、杂志、媒体、网络等载体刊登招展广告，或者直接向熟悉的艺术经纪人和海内外画廊寄发招展材料。招展材料的内容主要包括举办地点、举办时间、展场面积、展位量、展位规格、展位租金、展品要求、展会服务、宣传推广、组委会简况等。在向画廊等艺术品经营机构寄发招展材料的同时，还可以同时附上展位预订合同、展出作品计划表、图录作品计划表、展位施工设计图、增加服务项目申请表、参展人员登记表等相关材料，以便参展商填写回寄。除了发招展材料外，还可用发放邀请函的方式给各大艺术品经营机构寄去艺术博览会的信息和材料。

招展材料和消息虽然要广泛发布，但所招募的参展商不能漫无目的，主要应从平常有所往来、有一定知名度的画廊等艺术品经营机构中选择质量较高的，以维持艺术博览会的形象和定位。

3.参展审查

参展审查，是指组委会对报名申请参展的画廊等参展商的参展资格进行审查。艺术博览会的招展信息发布之后，参展商在申请参展时，其提交的报名手续中需包括参展作品的照片，画廊或经纪机构则还需附上经营许可证等相关资历证明材料。

组委会在收到参展商递交的材料后，则按照艺术博览会的举办规则进行参展商的资格审查，以确保博览会的整体质量。在审查的过程中，需要核实参展商资料的真实性，对其参展作品也应仔细考察，看其风格是否和艺术博览会的整体风格相符，并研究参展艺术品的价值。对于参展商提交的作品中艺术性或水平不高者，可从中去除，通知参展商更换参展作品或相应减少展品。

审查工作是去伪存真、去粗取精的过程，对于艺术博览会的发展非常有必要。

4.手续办理

手续办理，即指在招展消息发布之后，参展商向组委会申请参展资格和预订展位。这就需要按步骤履行展位预订的相关手续，参展商应在参展申请截止日期前向组委会提交书面申请材料，其中包括组委会所要求的真实、准确、完整的参展信息。

组委会在接收到参展商递交的申请材料后，就会按照博览会的预定规则审查资格，以最终确定参展商的具体名单。此间，参展商需在组委会规定的截止日期前全额缴纳展位费、图录印刷费等其他费用。组委会根据展位的主题及其整体布局对展位进行统一的整体安排，参考各参展商提出的要求。在收到参展商的缴费后组委会同各参展商签订展位确认书。

一般而言，展位确认书中的展位安排如果与参展商提出的申请有所出入，参展商可以在规定的日期内重新申请调整，组委会则按多退少补的基本原则对展位费进行调整，组委会拥有对展位安排的最终确定权和解释权。

5.推广宣传

推广宣传是艺术博览会成功与否的又一关键环节。在此环节中，组委会需印制或出版刊登有参展商信息及部分参展作品的图录，用于宣传推广。

与此同时，组委会需全面利用媒体向国内外发布艺术博览会的有关资讯信息，利用网络媒体、平面媒体、广播和电视宣传，制造社会新闻热点，为艺术博览会造势，以此来吸引收藏家、消费者、艺术爱好者、投资人、艺术行业专业人士等相关人员参加艺术博览会的各项活动，从而扩大艺术博览会的社会影响力。

在展览期间，还可以举办相关学术讲座、研讨会，邀请艺术批评家做访谈。运用此类活动来营造艺术博览会的整体文化氛围，使艺术品鉴赏者、投资者和收藏者更为广泛积极地参与到艺术博览会中来，以达到推广宣传的目的。

6.会场布置

会场布置的工作量大，也需要相对充裕的时间。因此，参展商一旦与组织机构签订参展合同之后，就需要在组委会规定的时间内将参展艺术品运至指定的展览场地，并在预订的展位上按照约定时间布置展位。参展展品的运输工作一般由参展商自行解决，但有的艺术博览会主办方也会指定合作的运输公司，为参展商提供运输、仓储和海关服务等。这样统一安排，更能确保展品的安全，以及展品送达的时间，为会场布置预留出时间和空间。

组委会在展览期间一般会向参展商提供基本的展出和办公设施。会场中展位的布置由施工单位根据参展商提供的设计方案进行施工。需要注意的是，展场的布置需要在组委会和各参展商所预定的设计规划内进行局部改造，不可随意为之，以保证整个展会的整体形象。如果参展商要在原先商定的基础上更改展出方案，那么需要与组委会重新协商讨论，必要时可能会额外加收改装费用。

7.展期管理

艺术博览会举办期间，活动十分密集，参会人员众多，因此展览现场将十分拥挤。参加研讨会和报告会等活动，观看展览，参与现场交易的人员众多，这就需要组织者及相关工作人员通力合作维持现场秩序，以避免突发事件的发生。安全保卫工作者、秩序维持者和后勤服务工作人员要各司其职，有明确分工，必要时可合作，以确保艺术博览会展期的顺利进行。

艺术博览会举办期间，普通参会人员一般需购买门票进入展览场地，而参展商和工作人员也需凭有效证件出入展览场地，被邀请的嘉宾贵客需持邀请函进入，以便进行统一管理，从而维护好展场秩序。其中，门票的面额、数量由组委会确定后，统一印制出售，部分特殊观众可持赠券进入会场。

由于艺术博览会是一个大型的艺术品交易平台，组织者还需要制定交易的规则，并为艺术品交易双方提供相应的检验与会计等服务，以便更好地管理和维持良好的秩序。

8.善后服务

善后服务工作事宜主要包括参展商与组委会之间办理结算手续及撤展、运输等相关工作，具体事宜仍将由组委会统一协调处理。善后服务工作事情虽然烦琐细碎，但事关艺术博览会的收尾工作，组织者更加应该引起重视。良好的善后服务可以提升艺术博览会在参展商心中的形象，方便日后的继续合作。

艺术博览会的组织者在展览结束后，还应与各参展商之间保持积极的联系，以取得服务反馈、改进意见等相关信息，以便及时进行经验总结，为日后举办更加成熟的艺术博览会而积累资源和实力。

二、艺术博览会的规范化

艺术博览会本身并无好坏之分，它们只是表现了艺术和艺术家，反映了艺术市场的现状而已。

艺术博览会的成功经验或失败教训表明，艺术博览会只有规范操作，才能达到艺术博览会举办的预期目标，并为下一届艺术博览会的开展创造良好的环境。这对于中国艺术博览会的国际化非常重要。

具体来说，艺术博览会应注意以下几方面的规范。

第一，艺术博览会需要建立正规的组织机构，逐步完善管理和工作机制。建立正规的组织机构是指艺术博览会要有自己相对稳定的常设机构或专门的工作人员。有固定的工作人员，要优于举办前临时寻找工作人员。因为临时雇用的工作人员，往往不熟悉艺术博览会的运作规律，无法迅速投入高效的工作，这样会影响艺术博览会的规范操作。艺术博览会的常设机构中的工作人员，应是具有文化艺术修养和经济头脑的专业工作者，并且有较强的商业信誉、艺术法规和公关策略等意识。艺术博览会组织者还需建立相对稳定且合格的专家队伍，建立严格的评审制度，负责审查鉴定参展的艺术品。

第二，艺术博览会要严格选取以画廊为代表的艺术品经营实体参展。这是因为某些艺术家个人容易利用参展的机会，在展位推销自己的作品，然而并不当场成交，转为场下私自交易。场下交易会造成其市场价格的无序性，破坏艺术品的既定价格，加大艺术博览会的管理难度，还会造成国家税收的部分流失。艺术家在交易的过程中，由于心态的变化，不利于其之后的艺术创作。因此，艺术家要通过正规的有法人资格的艺术品经营机构来参加艺术博览会，这也是国际通用的艺术市场的规则。具有国际规范的艺术博览会对参展商都会严格挑选审查，选择同样具有规范性的画廊等参展，有利于艺术博览会和参展商良性的共同发展。

第三，艺术博览会的展品要坚持高质量、高水平的艺术定位。艺术博览会中的参展品数量巨大，这里所说的坚持高质量，是一个普遍整体性的要求。毕竟不能规定每一件作品均是精品，但每件作品都要求具有原创性，其中不乏精品，且拒绝行货和次品，禁止赝品伪作，以此来提高艺术博览会的自身定位。一旦艺术博览会落入俗套，所展示的艺术品如同小商品交易市场或工艺品小集市，那么该艺术博览会的品位层次降低，只会被淘汰。

第四，艺术博览会要积极寻找自身风格特色，树立良好的品牌形象。当今艺术博览会屡见不鲜、规模越来越大，在日趋激烈的竞争中，有自身的鲜明风格特色才能在艺术市场中占据一席之地。艺术博览会的风格特色体现在更为明确的市场定位上，避免雷同，使该艺术博览会更具竞争力，能够吸引艺术品收藏爱好者的眼球。同时，艺术博览会有自己特色后，也有利于整个艺术博览会市场的布局和管理，促进市场的规范化运行。

第五，艺术博览会各环节均要采用合乎规范的操作程序和正规的手段。艺术博览会包括策划、宣传招展、审查、签订合约、布展、管理、后续服务等各环节，每个环节的运行都要参照国际惯例来实施操作。

第六，建立艺术博览会本身的审批和监督制度。现如今举办艺术博览会已成为全世界范围内的盛事，世界多地均办有自己的艺术博览会，因此需要有针对艺术博览会的监督管理制度。以中国为例，艺术博览会的组织者和举办地应符合相应的政策规定，在遵循市场经济杠杆调节的基础上，辅以政府在文化政策、行政手段等方面的宏观调控。国家相关部门要规范艺术博览会的举办，逐步建立严格的审批、管理和监督制度，同时维护举办艺术博览会的积极性，扶持艺术博览会市场的发展。

近年来，艺术博展会、双年展等逐渐成为高端购物、社交和娱乐活动的场所。