大原则
分“四个步骤”思考PPT的目的
要想制作一份好的PPT，首先应该明确“制作这份PPT的目的”。在这本书里，我分成四个步骤来思考“制作一份PPT的目的”。
（1）分析“传达对象”：我们要把什么样的想法传达给谁？谁——传达对象是我们首先应该研究的。他想做的事情、不想做的事情、对我的提案的认识与兴趣度等，都要事先搞清楚。
（2）确定“希望对方采取的行动”：我们希望对方采取什么样的行动？这需要事先想好，并做到具体化。如果对方是一个抗拒心理比较强的人，我们最好准备多个方案供他选择。
（3）分析“对方对我的看法”：对方怎么看待我呢？尤其是我在知识、经验、可信度、性格等方面给对方的印象，最好提前调查清楚。
（4）确定“要传达的内容”：把自己想要传达的内容用不超过150个字概括出来。其中应该包含问题、解决办法、效果、行动等要素。
具体的四个步骤如下图所示
原则017 步骤（1）分析“传达对象”
把“传达对象”分析透彻
在明确目的的第一个步骤中，应该把精力放在“传达对象”身上。如果传达对象只有一个人的话，那自然比较简单，但如果您制作的PPT是用来在会议上向众人演示的，那该怎么办呢？可能有些朋友会把与会者的脸都联想一遍，然后一个一个地分析他们，在此基础上制作PPT。但这样一来，要考虑的事情太多，制作的PPT也很可能变得主题不清、意义不明。所以，遇到这种情况的时候，不用分析每一位传达对象，只要抓住那个拥有裁决权的人去分析就足够了。
另外，如果会议中有一个能够影响或左右决策者意见的人物存在，那么就去分析他。在这里，重要的一点是明确找到那个能影响或左右决策者意见的人物，搞错人就坏事了。
从三个角度分析传达对象
选定传达对象之后，我会从以下三个角度出发分析他们：（1）动机；（2）障碍；（3）知识、兴趣、性格、立场。
（1）“动机”，是激励一个人鼓足干劲的必要因素，例如升职、加薪、评先进等。通过分析一个人的动机，就可以找到能够激励他的“点”。
（2）“障碍”，是让人丧失干劲的要素，比如新增业务、变革工作方法、失败的风险等。通过分析一个人所面临的障碍，我们可以找出阻碍他前进的要素，这些要素一定不能出现在PPT里。
（3）“知识、兴趣”，是指一个人拥有的知识和他关心的事情，例如这个人具有统计学方面的知识，或者他对做策划有浓厚的兴趣。根据这些，我们可以确定PPT里应该加入哪些内容。另外，一个人的“性格、立场”，会对他看PPT的方式产生影响，比如一个急性子的人，我们为他制作的PPT应该尽量短小简洁。
为了从上述三个角度来分析传达对象，我们应该了解他过去的经历和未来的目标，因为过去的经历、未来的目标会对他现在的动机和障碍造成很大的影响。
经过上述分析，PPT的方向就容易确定了，具体包括PPT的内容、篇幅、流程、信息的等级等。
▼健身中心案例：分析“传达对象”
前面介绍了一个健身中心促销策划的案例，“我”是促销方案策划者，对这个策划案有决定权的人是销售部部长。在这个案例里，“我”的“传达对象”就是销售部部长，所以要对部长进行分析。先来研究一下部长的“动机”。听小道消息说，部长为自己制定的职业目标是当上公司的下一任总经理。于是，“我”分析销售部部长当前工作的动机是：
根据这一点，“我”在制作促销方案PPT的时候，一定要强调这次促销方案是部长的工作业绩。
接下来再看看“障碍”。部长曾经提出了一个没有先例的、天马行空的促销方案，结果在实践中大败而归，为此，他还被总经理严厉批评了一通。由此可见：
可能是部长心中的一个障碍，他可能会极力回避。所以，如果“我”想到了一个没有先例的促销方案，并且非常有自信，那么通过PPT展示给部长的时候，就要尽量以低风险的形式呈现在他面前，否则容易被他一票否决。具体操作方法如下：首先以试验的方式引入这个促销方案，如果结果达到预期，再大范围推广。
最后是“知识、兴趣、性格、立场”。销售部部长并不是销售员出身，而是从行政部门调来的。因为工作经历的关系，对于工作结果，他希望以具体的数字呈现。另一方面，因为没有基层销售工作经验，所以他对促销方案并不是很在行，一般情况下，广告的内容都是交由下属完成的。通过上述分析，我们可以看出部长：
于是，在PPT中对促销方案的预期结果，“我”应该用详细的数字表现。另外，关于促销的内容，在PPT中只传达大方针即可，不用写得太具体。
“我”制作的PPT以销售部部长为传达对象，根据上述分析，初步确定了PPT的大方向。
下一步，我们要确定“希望对方采取什么样的行动”。
原则018步骤（2）确定“希望对方采取的行动”
“希望对方采取的行动”要具体化
第二个步骤涉及“行动”。我们把PPT提交给传达对象，他看了PPT后会产生一个结果——他要采取行动。我们“希望对方采取怎样的行动”，这就是制作PPT前我们要想清楚的。我见过太多PPT没有明确这一点，结果看PPT的人要么不明白自己该做什么，要么不知道具体该怎么做。可以说，这样的PPT是毫无意义的。所以，我建议大家在制作PPT的时候，一定要把希望对方采取的行动明确化、具体化，让对方只要看到PPT，即使不用思考也能明白该怎么做。将行动明确、具体地表现出来，可以最大限度地防止对方产生误解或歧义。下面给大家举两个例子，一个是错误的做法，一个是正确的做法，大家自己对比感受一下。
确定“希望对方采取的行动”时，有三个要点
只要抓住以下三个要点，确定“希望对方采取的行动”就会变得非常容易。
第一个要点是，在PPT的最后，要向对方提示“立刻就可以采取的行动”。刚读完一份PPT的时候，人的热情最高，采取行动的障碍最小。所以，在PPT最后提出可以马上采取的行动，对方很可能会迅速投入行动。不过，设定“立刻就可以采取的行动”也有技巧，我们可以把大目标进行分解。下图是对销售目标进行分解的例子。最终的销售目标是让顾客购买这种商品，第一个小目标设定为“请顾客试用样品”，这个小目标阻力小，容易实现。
将行动具体化，我向大家推荐一个“3W1H”方法：谁（Who），何时（When），如何（How），做什么（What）。把这四点弄明白就行了。举个例子：
只要在PPT中把这四点写得清楚明白，那么看PPT的人不用自己动脑子，也能知道自己该做什么。
在PPT中向传达对象提供行动方案的时候，如果只提供一种，那么有些人会产生“强加于自己”的感觉，从而在内心涌起抵触情绪。但如果有选择的空间，那抵触情绪就会大大减轻。所以，为了让对方感到“是我自己选的”，我们可以提供多个选项任其选择。举个例子，假设我开拓了一个新项目，希望得到部门内其他同事的协助，为此我需要部长的帮忙，希望部长号召其他同事协助我的工作。这种情况下，如果我直接跟部长说“请您用电子邮件通知同事们协助我的工作”，那么部长可能会感觉我在指挥他，心里肯定不舒服。但如果我给部长提供两个选项——“通过电子邮件通知同事”或“在部门会议上号召同事们协助我的工作”，然后等待部长自己选择，那部长的抵触情绪就会大大减轻。不管选哪个，他都会觉得是他自己的选择，是他在掌握局面。但有一点大家需要注意，我们的最终目的是让对方选择“我们期待的选项”，所以，选项中不要加入我们不想要的行动或结果。
▼健身中心案例：确定“希望对方采取的行动”
“我”把策划书提交给部长，最终的目的是希望部长批准“让顾客免费体验私人教练健身课”的促销方案。为了让这个方案更容易得到部长的认同，“我”并不希望部长一下子就接受“正式的免费私人教练健身课”。“我”这次的目标只是希望部长同意实施“试验性免费私人教练健身课”，然后再分别明确Who、When、How、What，将期待的行动具体化。
最终，“我”希望“在8月24日15点之前，部长以电子邮件的形式批准实施‘试验性免费私人教练健身课’的方案”。
原则019 步骤（3）分析“对方对我的看法”
了解自己在对方眼中的强项和弱项
在第三个步骤中，我们来分析一下别人对我们自己的看法。《孙子兵法》有云：“知己知彼，百战不殆。”制作PPT也是同样的道理。只不过，我在这里所说的“自己”并不是主观的自己，而是对方怎么看待我，对方眼中的“我自己”。举个例子，假设我在对方心目中的一贯形象是个粗枝大叶、爱犯小错误的人，那么这次在制作PPT的时候，我就要在PPT内容上尽量体现周密的计划、详尽的数据，让对方看到我防止犯错的决心和行动。
不仅是弱项，我们在对方心目中的强项，也会影响他看待PPT的态度。比如，假设我是一个思维活跃、创意丰富的人，以前就为公司提出过不少好创意，那么对方在看我的PPT时，心中肯定也会期待我再次提出优秀的创意。由此可见，先摸清楚自己在对方心目中的形象，在制作PPT的过程中，就可以扬长避短，制作出更有说服力的PPT。
反思对方和自己的关系
在对方眼中，我们自己身上到底有哪些弱项、哪些强项？要想弄清楚这个问题，我们可以反思一下在工作中自己和对方的关系。尤其是以下三点，我们可以逐一写出来。
下面我们举个实际例子来看一下。
“别人怎么看待自己”“自己在别人心目中的形象”，关于这些问题，很多朋友常带有先入为主的观念，对自己的认识有偏见。比如，自我肯定感较低、缺乏自信的人，常会觉得“自己身上没有值得别人信赖的地方”；而过度自负的人，会觉得自己在别人眼中就是一个完美的人。
所以，我们不能靠自己的主观想象去评价自己，还要多参考别人的意见，听听周围人的客观意见。能够客观地看待自己，是非常重要的。
▼健身中心案例：分析“对方对我的看法”
“我”要分析自己在部长心目中的形象，并根据分析结果，确定策划书的方向性。“我”会收集部长对我的知识、经验、信用度、性格等方面的评价，通过分析找出自己的强项和弱项。
结果发现，“我”在部长心目中是个“点子王”，经常能想出非常优秀的创意。这是“我”的强项之一，所以“我”会在策划书中尽量提出充满创意的方案。另外，关于性格方面，部长认为“我”这个人只要喜欢做一件事，就会全神贯注地投入其中，并一定会坚持到底，所以他还是非常信任“我”的。鉴于此，在策划案中，关于实施计划，“我”没有必要写得太详细，因为部长信任我在这方面的能力。
作为弱项，部长觉得“我”对数字不太敏感，也不善于用数字表达想法。所以，“我”在制作策划书的时候一定要重视数字的作用，关于计划、效果，都会用详细的数字表现出来。
前面，根据对“传达对象”的分析，“我”已经确定了策划书的大方向：
向总经理彰显部长的业绩
现在，再加上分析“对方对我的看法”，制作策划书的方向性更加清晰了：
战略顾问的工作现场
原则020步骤（4）确定“要传达的内容”
用150字概括想要传达的内容
在制作PPT之前，我们先要明确制作PPT的目的。为此，最后一个步骤是确定“要传达的内容”。在这里，我建议大家用150字概括出自己想传达的内容。在我们战略顾问行业，有一个词叫“电梯演示法”。因为客户一般都很忙，时间非常宝贵，所以，作为战略顾问，我们要拥有高度概括的技能。和客户一起搭乘电梯的过程中，在出电梯之前，就应该把自己的想法向客户表达清楚。制作PPT的时候，我们想传达的内容，也要高度精简和概括。另外，对传达的内容进行高度概括，更有利于保持PPT的一贯性。在制作PPT的过程中，当我们对添加或删除哪些内容感到迷惑时，再回归当初概括的内容，就能找到初心，不会迷路了。
分两步概括想要传达的内容
通过PPT要传达的内容，我们分两个步骤进行总结概括。
作为概括“要传达的内容”的第一步，我们要意识到，概括的内容要包含课题、解决方案、效果、行动等要素。在此只对这几个要素做简要介绍，更详细的解说将放在第4章。
这里所讲的“行动”，大家可以参考“步骤（2）确定‘希望对方采取的行动’”。
下面举一个例子，假设有一个主题游乐园，最近回头客的数量有下降趋势，于是“我”作为销售人员想针对老顾客实施打折优惠等促销措施。在这个案例中，各种要素具体如下：
下面，我们就用一段文字来概括一下“要传达的内容”。
通过这一步，可以得到一些隐性的结论。我们要把这些隐性的结论，以暗示性的语言，写入“要传达的内容”。在前面那个主题游乐园的案例中，通过“分析‘传达对象’”，“我”发现对方实现销售目标的愿望非常强烈。于是，“我”会在PPT中暗示对方：“如果实施我制订的促销方案，实现销售目标的可能性就很大。”接下来，通过“分析‘对方对我的看法’”，“我”发现对方认为“我缺乏搞促销活动的经验，在这方面不太可靠”。鉴于此，“我”会在PPT中以谦虚的态度向他征求促销工作的意见和建议。于是，在第一步的基础上，“我”又加入了以下内容。
像这样，把分析的结果以暗示性的语言加入想要传达的内容，就可能制作出打动对方的PPT。
▼健身中心案例：确定“要传达的内容”
为了把“要传达的内容”编写到最完美的状态，我们首先应该梳理一下课题、解决方案、效果、行动等要素。
于是，“我”将“要传达的内容”概括如下：
另外，根据“分析‘传达对象’”和“分析‘对方对我的看法’”，“我”把分析结果总结如下：
综合上述分析，“我”应该向部长传达的内容有：促销方案是开设免费私人教练健身体验课；方案不用写得太具体；要让部长明白，这种没有先例的促销方案可以向总经理彰显部长的工作能力。
另外，要用具体数字展示新促销方案的效果，比如“该促销方案比其他方法的效果好20%”。关于实施方法，可以分为“试验性发放宣传单”和分阶段实施。
加入上述要素，对“要传达的内容”就可以进行如下完善：
到这里，PPT中的“要传达的内容”就已经敲定了。在下一章中，我将教朋友们如何把“要传达的内容”落实到幻灯片的制作中去。