4.2 制作员工培训计划方案
员工是企业发展的重要因素，因此，企业为了更好地发展，一般都会要求人力资源部根据企业的现状，以及员工自身的情况，制订员工培训计划方案，然后根据制订的培训方案对员工进行培训，以提高员工的综合素质，促进企业的发展，提高企业的市场竞争力。
本节将制作员工培训计划方案文档，制作完成后的效果如图4-62所示。
图4-62
制作思路
在Word中制作“员工培训计划方案”文档的流程与思路如下
1．通过样式设置文本格式。首先应用Word内置的样式，然后再新建需要的样式，并将其应用于文档相应的段落中，最后对部分样式进行修改。
2．为文档添加封面。在文档中插入内置的封面样式，然后对封面中的内容进行添加和修改。
3．插入页眉和页脚。通过设置页眉和页脚选项，为文档奇数和偶数页设置不同的页眉和页脚效果。
4．添加内置目录。首先为文档插入自动目录，然后插入分页符，使标题和正文内容连贯显示，最后对目录进行更新。
4.2.1 通过样式快速设置文本格式
样式是指一组已经预设好的字符格式和段落格式。在编辑长文档的过程中，使用样式可以极大地提高工作效率。
1．应用内置样式
Word 2016中提供了一些常用的样式，直接应用这些样式可快速设置文本的格式。
将光标定位到标题中，❶单击【开始】选项卡【样式】组中的【样式】按钮；❷在弹出的下拉列表中选择需要的样式，如选择【标题】选项，如图4-63所示。
图4-63
2．新建一级标题样式
下面将新建一个一级标题样式，主要是对样式的字体格式、段落格式和边框等进行设置。
第1步：选择【创建样式】选项 ❶将光标定位到第二段中；❷单击【样式】按钮；❸在弹出的下拉列表中选择【创建样式】选项，如图4-64所示。
图4-64
第2步：设置样式字体格式 在打开的对话框中单击【修改】按钮，展开【根据格式设置创建新样式】对话框，❶在【名称】文本框中输入样式名称，如【一级标题】; ❷在【格式】栏的【字体】下拉列表框中选择【黑体】选项；❸在【字号】下拉列表框中选择【小二】选项；❹在对话框左下方单击【格式】按钮；❺在弹出的快捷菜单中选择【段落】命令，如图4-65所示。
图4-65
第3步：设置样式段落格式 ❶打开【段落】对话框，在【大纲级别】下拉列表框中选择【1级】选项；❷在【段前】和【段后】数值框中输入段前间距和段后间距，这里均输入【0.5】;❸单击【确定】按钮，如图4-66所示。
图4-66
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本步骤对大纲级别进行设置，是为了方便文档目录的提取，因为要自动提取文档目录，所以必须要设置段落的级别。
第4步：选择【边框】选项 返回【根据格式设置创建新样式】对话框，❶单击对话框左下方的【格式】按钮；❷在弹出的快捷菜单中选择【边框】选项，如图4-67所示。
图4-67
第5步：设置样式边框 打开【边框和底纹】对话框，❶在【边框】选项卡的【设置】栏中选择【自定义】选项；❷在【样式】列表框中选择边框样式；❸在【颜色】下拉列表框中选择【蓝色，个性色1，淡色40%】选项；❹在【宽度】下拉列表框中选择【1.5磅】选项；❺单击【预览】栏中的
按钮；❻再单击【确定】按钮，如图4-68所示。
图4-68
第6步：应用新建的样式 返回【根据格式设置创建新样式】对话框，单击【确定】按钮，返回文档编辑区，即可为光标所在的段落应用新建的样式，然后再为其他需要应用该样式的段落应用样式，如图4-69所示。
图4-69
3．新建其他样式
下面将新建一个二级标题和编号样式，并将新建的样式应用于相应的段落中。
第1步：新建二级标题样式 将光标定位到相应的段落中，打开【根据格式设置创建新样式】对话框，❶在【名称】文本框中输入样式名称，如【二级标题】; ❷在【格式】栏的【字体】下拉列表框中选择【黑体】选项；❸在【字号】下拉列表框中选择【四号】选项；❹单击
按钮增大段前段后距离；❺单击【确定】按钮，如图4-70所示。
图4-70
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在【样式】组中单击
按钮，打开【样式】任务窗格，单击【新建样式】按钮
，也可打开【根据格式设置创建新样式】对话框。
第2步：应用二级标题样式 即可将新建的二级标题样式应用于光标所在的段落，然后再为需要应用该样式的段落应用样式，如图4-71所示。
图4-71
第3步：选择【编号】命令 打开【根据格式设置创建新样式】对话框，❶在【名称】文本框中输入样式名称【编号】; ❷单击【格式】按钮；❸在弹出的快捷菜单中选择【编号】命令，如图4-72所示。
图4-72
第4步：选择编号样式 打开【编号和项目符号】对话框，❶在【编号】选项卡的列表框中选择需要的编号样式；❷单击【确定】按钮，如图4-73所示。
图4-73
第5步：应用新建的编号样式 返回的【根据格式设置创建新样式】对话框，单击【确定】按钮，即可完成样式的新建，然后将【编号】样式应用于相应的段落中，如图4-74所示。
图4-74
4．修改段落编号
应用编号样式后，段落前的编号是连续的，此时就需要对每个项目下的段落编号进行修改。
第1步：选择命令 选择需要修改的编号，然后在编号上右击，在弹出的快捷菜单中选择【重新开始于1】命令，如图4-75所示。
图4-75
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在选择的编号上右击，在弹出的快捷菜单中选择【设置编号值】命令，打开【设置编号值】对话框，在其中可自由设置编号的起始值。
第2步：继续修改编号 即可重新开始编号，然后使用相同的方法对其他编号值进行修改，如图4-76所示。
图4-76
5．修改样式
对于Word内置的样式和新建的样式，用户还可以根据需要对样式进行修改。
第1步：执行【修改】命令 ❶将光标定位到相应的段落中；❷单击【样式】按钮；❸在弹出的下拉列表中选择修改的样式【列出段落】并右击，在弹出的快捷菜单中执行【修改】命令，如图4-77所示。
图4-77
第2步：修改样式 ❶打开【修改样式】对话框，单击【加粗】按钮
; ❷在【字体颜色】下拉列表框中选择需要的颜色，如选择【蓝色，个性色1，深色50%】选项；❸单击【确定】按钮，如图4-78所示。
图4-78
第3步：应用修改的样式 完成样式的修改，然后将修改的样式应用于文档的段落中，如图4-79所示。
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应用【列出段落】样式的段落开始应用的是【正文】样式，本节之所以不直接对【正文】样式进行修改，是因为新建的【一级标题】 【二级标题】和【编号】样式都是在【正文】样式的基础上新建的，所以，对正文样式进行修改后，其他样式的格式也会随之发生变化。
图4-79
第4步：修改标题样式 使用前面修改样式的方法将【标题】样式的字体更改为【黑体】，字号更改为【一号】，如图4-80所示。
图4-80
4.2.2 为文档添加封面
在日常办公中，对于较长或较重要的文档，一般都有封面，它不仅可传达一些文档信息，还可保护文档内容。
1．插入文档封面
下面将为文档添加一个Word内置的封面。
❶单击【插入】选项卡【页面】组中的【封面】按钮；❷在弹出的下拉列表中选择需要的封面样式，如选择【丝状】选项，如图4-81所示。
图4-81
2．修改封面
插入封面后，还可根据需要对封面内容进行添加和修改。
第1步：在文本框中输入文本 在封面中的各个文本框中输入相应的文本，并将多余的文本框删除，如图4-82所示。
图4-82
第2步：设置文本格式 然后在【开始】选项卡【字体】组中对封面文本框中的字体格式进行相应的设置，如图4-83所示。
图4-83
4.2.3 插入页眉和页脚
页眉和页脚常用于显示文档的附加信息，如公司LOGO、公司名称、文档名称和页码等。下面将对文档的页眉和页脚进行制作。
1．自定义奇数页页眉
Word 2016中提供了一些页眉和页脚样式，用户可直接选择使用，也可根据需要自行设计页眉和页脚的效果。下面将对奇数页的页眉进行自定义设置。
第1步：清除页眉分隔线 ❶在封面页眉处双击，即可进入页眉页脚编辑状态，将光标定位到页眉处；❷单击【开始】选项卡【字体】组中的【清除所有格式】按钮
，删除页眉处的分隔线，如图4-84所示。
图4-84
第2步：开启页眉页脚选项 ❶单击【设计】选项卡；❷在【选项】组中选中【首页不同】和【奇偶页不同】复选框，如图4-85所示。
图4-85
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选中【首页不同】和【奇偶页不同】复选框后，可以为文档中的首页、奇数页和偶数页分别设置不同的页眉和页脚。
第3步：设置页眉形状的阴影效果 ❶将光标定位到奇数页页眉处，绘制一个【五边形】形状，并将其轮廓设置为【无轮廓】，单击【形状效果】按钮
; ❷在弹出的下拉列表中选择【阴影】选项；❸在弹出的子列表中选择需要的阴影效果，如选择【右下斜偏移】选项，如图4-86所示。
图4-86
第4步：单击【图片】按钮 ❶将光标定位到页眉处；❷单击【设计】选项卡【插入】组中的【图片】按钮，如图4-87所示。
图4-87
第5步：插入页眉图片 ❶打开【插入图片】对话框，在地址栏中选择图片所在的位置；❷选择需要插入的图片【LOGO】 ; ❸单击【插入】按钮，如图4-88所示。
图4-88
第6步：选择艺术字样式 ❶选择插入的图片，将其环绕方式设置为【浮于文字下方】，然后将其调整到合适的大小和位置；❷单击【插入】选项卡【文本】组中的【艺术字】按钮；❸在弹出的下拉列表中选择需要的艺术字样式，如图4-89所示。
图4-89
第7步：编辑艺术字 在艺术字文本框中输入需要的艺术字，将其字号设置为【小三】，然后将艺术字调整到合适的位置，如图4-90所示。
图4-90
2．设置奇数页页码
下面将在奇数页页脚处插入页码，并对页码文本的格式进行设置。
第1步：选择页码样式 ❶将光标定位到奇数页的页脚处，单击【设计】选项卡【页眉和页脚】组中的【页码】按钮；❷在弹出的下拉列表中选择页码位置，如选择【页面底端】选项；❸在弹出的子列表中选择需要的页码样式，如选择【普通数字3】选项，如图4-91所示。
图4-91
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在【页码】下拉列表中选择【页面顶端】选项，表示在页眉处插入页码；选择【页面底端】选项，表示在页脚处插入页码；选择【页边距】选项，则表示在页面左侧和右侧的页边距中插入页码。
第2步：设置底端页脚位置 即可在页脚右侧插入页码，在【位置】组的【底端页脚位置】数值框中输入页面底端到页脚底端的距离，如输入【1】，如图4-92所示。
图4-92
第3步：设置页脚处形状的翻转角度 复制页眉中的形状到页脚右下角，将其调整到合适的大小，❶然后单击【格式】选项卡【排列】组中的【旋转】按钮；❷在弹出的下拉列表中选择【水平翻转】选项，如图4-93所示。
图4-93
第4步：设置页码文本格式 ❶选择页码，在【开始】选项卡【字体】组中单击【加粗】按钮
加粗文本；❷将字号设置为【16】；❸将字体颜色设置为【白色】，如图4-94所示。
图4-94
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自定义页码时，最好先插入页码样式，然后再在此基础上根据需要进行自定义。如果不插入页码样式，那么自定义的页码将不会自动更新页码，插入的页码将不连续。
3．设置偶数页页眉和页脚
下面根据设置奇数页页眉页脚的方法对偶数页的页眉和页脚进行制作。
第1步：复制奇数页页眉 复制奇数页页眉中的形状和文本框，将其粘贴到偶数页的页眉处，并将文本框中的文本更改为【员工培训计划方案】，如图4-95所示。
图4-95
第2步：调整页眉对象的位置 将页眉处的对象移动到页眉右侧，然后对形状进行水平翻转，使形状的箭头朝左，如图4-96所示。
图4-96
第3步：插入页码 ❶将光标定位到偶数页的页脚处，单击【设计】选项卡【页眉和页脚】组中的【页码】按钮；❷在弹出的下拉列表中选择【页面底端】选项；❸在弹出的子列表中选择需要的页码样式，如选择【普通数字1】选项，如图4-97所示。
图4-97
第4步：设置页码效果 使用前面设置奇数页页码的方法设置偶数页页码效果，如图4-98所示。
图4-98
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制作完文档的页眉页脚后，在文档其他区域双击，即可退出页眉页脚的编辑状态。
4.2.4 快速为文档添加目录
为文档添加目录，可以使文档的结构更加清晰，便于阅读和定位。Word 2016中提供目录功能，通过该功能可为文档添加需要的目录。
1． 添加内置目录
Word 2016中提供了内置的目录样式，通过它可快速生成目录。
第1步：选择内置目录样式 ❶退出页眉页脚编辑状态后，将光标定位到正文第1页的标题后；❷单击【引用】选项卡【目录】组中的【目录】按钮；❸在弹出的下拉列表中选择【自动目录1】选项，如图4-99所示。
图4-99
第2步：编辑生成的目录 即可在标题下生成目录，删除目录中的空格，然后选择目录中的文档标题，按【Delete】键将其删除，如图4-100所示。
第3步：设置目录格式 然后根据设置普通文本格式的方法，对目录文本的字体格式进行相应的设置，如图4-101所示。
图4-100
图4-101
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要想使用内置的自动目录样式来生成目录，文档中需要提取目录的标题必须级别分明，否则提取出来的目录将比较混乱。
2．插入分页符
设置目录文本格式后，正文内容都将后移，有些标题排列在了文档页末，这时需要插入分页符将页末的标题移动到下一页，使标题和正文内容连贯显示。
第1步：单击【分页符】按钮 ❶将光标定位到标题【六】前；❷单击【插入】选项卡【页面】组中的【分页】按钮，如图4-102所示。
第2步：查看分页效果 即可将光标后的文本移动到下一页，然后使用相同的方法对其他需要移动标题的段落进行分页，如图4-103所示。
图4-102
图4-103
3．更新目录
移动文档标题后，标题所在的页码将会发生变化，此时就需要对目录进行更新。
第1步：更新目录 ❶选择文档中的目录，单击目录上方的【更新目录】按钮；❷打开【更新目录】对话框，选择更新选项，如选中【只更新页码】单选按钮；❸单击【确定】按钮，如图4-104所示。
图4-104
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选择文档中的目录，单击【引用】选项卡【目录】组中的【更新目录】按钮，也可打开【更新目录】对话框，对目录进行更新。
第2步：查看更新后的目录效果 即可对文档中的目录页码进行更新，如图4-105所示。至此完成本例的制作。
图4-105
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当不需要文档中的目录时，可将光标定位到目录中，单击【目录】组中的【目录】按钮，在弹出的下拉列表中选择【删除目录】选项；或选择文档中的目录文本，按【Delete】键，即可将文档中的目录删除。