要点04
使用模板快速制作文档

现在大部分的企事业单位都使用Word编辑日常办公文件，相比老式的办公方式已经提高了工作效率。但在拥有多个部门的企事业单位中，汇总文件时还是会出现文件风格迥异、混乱不堪的现象，导致汇总工作的工作量非常大。有的员工打印文件无条理性，有的员工喜欢把文本内容修饰得花里胡哨的，缺乏办公文件的庄重之气，如何才能避免这种现象的出现呢？最好的方法就是使用模板。

模板又称为样式库，它是一群样式的集合，并包含各种版面设置参数（如纸张大小、页边距、页眉和页脚位置等）。一旦通过模板开始创建新文档，便载入了模板中的版面设置参数和其中的所有样式设置，用户只需在其中填写具体的内容即可。Word 2013中提供了多种模板供用户选择，如下图所示。

我们可以将文档模板简单地理解为一个已设置好外观效果仅缺少具体内容的特殊文档，甚至模板中文档已具有大致主题内容。在Word中新建文档时，Word会列出一系列联机的模板供用户选择，如下图所示。

模板的选择也是有一定技巧的，只有根据内容选择合适的模板，才能制作出需要的文档效果。如果没有找到合适的模板文件，也可以自己动手制作一个。有的公司就将内部经常需要处理的文稿都设置成模板，这样员工就可以从公司电脑中调出相应的模板进行加工，从而让整个公司制作的同类型文档格式都是相同的，既方便了查阅者的使用，又节省了时间，有利于提高工作效率。

下面就来介绍一下创建模板的方法，其实很简单。Word文件除了可以保存为“docx”格式外，还可以保存为许多类型的文件，其中有一种类型为“dotx”，这种文件类型就是Word模板文件。也就是说，我们只需要新建并制作需要填写内容和格式的文档，然后将其另存为“.dotx”格式即可。

建立文档模板是为了方便文档编写者在编写文档具体内容时，不需要太过于关注格式。那么，也只有合理地设计文档模板，才能有效提高文档编写者的工作效率，同时起到统一文档格式的作用。

在设计文档模板时，需要考虑文档中可能会应用的内容格式或元素，例如设置好整体文档中各级标题和正文统一的字体样式、段落样式，设置好统一的表格外观效果，可能会应用的图形、图片及修饰等，并提供一些便捷功能，方便文档编写者编写内容。文档模板通常可以应用文档保护功能来保护模板中不允许修改的文字或格式，防止文档编写者因误操作而改变了模板内容。

在制作模板文件时，需要考虑到使用该模板的不同用户在使用模板时可能遇到的一些问题，并尽量让内容更加简洁明了为了让模板更加完善，在制作时还应定义一些合适的样式集合，注意命名的规则、不同段落样式的相互关系、格式的统一性等问题。