1　建筑工程资料管理基础知识

1.1　建筑工程资料员要求

1.1.1　资料员的任职资格

（1）建筑工程资料员必须具有建筑工程相关专业中等专业以上的文化程度，具有一定的文书处理能力。

（2）必须具有建筑工程相关专业知识，了解建筑工程施工程序及各种关键数据。

（3）资料员必须了解建筑工程承包方式、合同签订、施工预算、现场经济活动分析管理的基本知识。

（4）资料员应了解与建筑工程项目设计、施工验收和安全生产有关的法律法规及规范。

（5）资料员除应具有一定的计算机应用能力外，还应了解国家和项目所在地各级政府有关档案管理的规定。

1.1.2　资料员的管理职责

1.通用职责

（1）工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、施工质量验收标准和规范、工程合同与设计文件等的规定。

（2）工程各参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

（3）工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定移交。

（4）工程资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位主管（技术）负责人组织本单位工程资料的全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理工作和审核工作应有专人负责，并按规定取得相应的岗位资格。

（5）工程各参建单位应确保各自文件的真实、有效、完整和齐全，对工程资料进行涂改、伪造和随意抽撤，或发生损毁、丢失等情况的，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。

2.工程各参建单位职责

（1）建设单位职责。

1）应负责基建文件的管理工作，并设专人对基建文件进行收集、整理和归档。

2）在工程招标和与参建各方签合同或协议时，应对工程资料和工程档案的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等提出明确要求。

3）必须向参与工程建设的勘察、设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的资料。

4）由建设单位采购的建筑材料、构配件和设备，建设单位应保证建筑材料、构配件和设备符合设计文件和合同要求，并保证相关物资文件的完整、真实和有效。

5）应负责监督和检查各参建单位工程资料的形成、积累和立卷工作，也可委托监理单位检查工程资料的形成、积累和立卷工作。

6）对需建设单位签认的工程资料应签署意见。

7）应收集和汇总勘察、设计、监理和施工等单位立卷归档的工程档案。

8）应负责组织竣工图的绘制工作，也可委托施工单位、监理单位或设计单位，并按相关文件规定承担费用。

9）列入城建档案馆接收范围的工程档案，建设单位应在组织工程竣工验收前，提请城建档案馆对工程档案进行预验收，未取得《建设工程竣工档案预验收意见》的，不得组织工程竣工验收。

10）建设单位应在工程竣工验收后3个月内将工程档案移交城建档案馆。

（2）勘察、设计单位职责。

1）应按合同和规范要求提供勘察、设计文件。

2）对需勘察、设计单位签认的工程资料应签署意见。

3）工程竣工验收，应出具工程质量检查报告。

（3）监理单位职责。

1）应负责监理资料的管理工作，并设专人对监理资料进行收集、整理和归档。

2）应按照合同约定，在勘察、设计阶段，对勘察、设计文件的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查；在施工阶段，应对施工资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查，使工程资料的完整性、准确性符合有关要求。

3）列入城建档案馆接收范围的监理资料，监理单位应在工程竣工验收后两个月内移交建设单位。

（4）施工单位职责。

1）应负责施工资料的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制。

2）应负责汇总各分包单位编制的施工资料，分包单位应负责其分包范围内施工资料的收集和整理，并对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。

3）应在工程竣工验收前，将工程的施工资料整理、汇总完成。

4）应负责编制两套施工资料，其中一套移交建设单位，一套自行保存。

3.城建档案馆职责

（1）应负责接收、收集、保管和利用城建档案的日常管理工作。

（2）应负责对城建档案的编制、整理、归档工作进行监督、检查、指导，对国家和各省市重点、大型工程项目的工程档案编制、整理、归档工作，应指派专业人员进行指导。

（3）在工程竣工验收前，应对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收，并出具《建设工程竣工档案预验收意见》。

1.1.3　资料员的岗位职责

资料员主要负责工程项目的资料档案管理、计划、统计管理及内业管理工作等内容。具体包括：

1.负责工程项目资料、图纸等档案收集与管理

（1）负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作。在收到工程图纸并进行登记以后，按规定向有关单位和人员签发，由收件方签字确认。负责收存全部工程项目图纸，且每一项目应收存不少于两套正式图纸，其中至少一套图纸有设计单位图纸专用章。

（2）收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档。负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档，负责项目文件资料的登记、受控、分办、催办、签收、用印、传递、立卷、归档和销毁等工作；负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作，注意保密的原则；来往文件资料收发应及时登记台账，视文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅，并及时送有关部门办理。

确保设计变更、洽商的完整性，要求各方严格执行接收手续，所接收到的设计变更、洽商，须经各方签字确认，并加盖公章。设计变更（包括图纸会审纪要）原件存档。所收存的技术资料须为原件，无法取得原件的，须详细背书，并加盖公章。做好信息收集、汇编工作，确保管理目标的全面实现。

2.参加分部分项工程验收工作

（1）负责备案资料的填写、会签、整理、报送、归档；负责工程备案管理，实现对竣工验收相关指标（包括质量资料审查记录、单位工程综合验收记录）作备案处理。严格遵守资料整编要求，符合分类方案、编码规则，资料份数应满足资料存档的需要。

（2）监督检查施工单位施工资料的编制、管理，做到完整、及时，与工程进度同步；对施工单位形成的管理资料、技术资料、物资资料及验收资料，按施工顺序进行全程督查，保证施工资料的真实性、完整性、有效性。

（3）按时向公司档案室移交：在工程竣工后，负责将文件资料、工程资料立卷移交公司。文件材料移交与归档时，应有“归档文件材料交接表”，交接双方必须根据移交目录清点核对，履行签字手续。移交目录一式二份，双方各持一份。

（4）指导工程技术人员对施工技术资料（包括设备进场开箱资料）的保管；指导工程技术人员对施工组织设计及施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等技术资料分类保管交资料室。指导工程技术人员对工作活动中形成的，经过办理完毕的，具有保存价值的文件材料：一项基建工程进行鉴定验收时归档的科技文件材料；已竣工验收的工程项目的工程资料分级保管交资料室。

3.负责计划、统计管理工作

（1）负责对施工部位、产值完成情况的汇总、申报，按月编制施工统计报表；在平时统计资料基础上，编制整个项目当月进度统计报表和其他信息统计资料。编报的统计报表要按现场实际完成情况严格审查核对，不得多报、早报、重报、漏报。

（2）负责与项目有关的各类合同的档案管理：负责对签订完成的合同进行收编归档，并开列编制目录。做好借阅登记，不得擅自抽取、复制、涂改，不得遗失，不得在案卷上随意画线、抽拆。

（3）负责向销售策划提供工程主要形象进度信息；向各专业工程师了解工程进度、随时关注工程进展情况，为销售策划提供确实、可靠的工程信息。

4.负责工程项目内业管理工作

（1）协助项目经理做好对外协调、接待工作；协助项目经理对内协调公司、部门间，对外协调施工单位间的工作。做好与有关部门及外来人员的联络接待工作，树立企业形象。

（2）负责工程项目的内业管理工作：汇总各种内业资料，及时准确统计，登记台账，报表按要求上报。通过实时跟踪、反馈监督、信息查询、经验积累等多种方式，保证汇总的内业资料反映施工过程中的各种状态和责任，能够真实地再现施工时的情况，从而找到施工过程中的问题所在。对产生的资料进行及时地收集和整理，确保工程项目的顺利进行。有效地利用内业资料记录、参考、积累，为企业发挥它们的潜在作用。

（3）负责工程项目的后勤保障工作：负责做好文件收发、归档工作。负责部门成员考勤管理和日常行政管理等经费报销工作。负责对竣工工程档案整理、归档、保管，便于有关部门查阅调用。

5.工程资料复印

（1）工程资料一般不得复印，但下列文件除外：非密级文件、投标标书、票据、凭证、少量一次性非常规表格等以及非复印不可，又具有应急性、单件性或少量性的其他资料。

（2）工程资料的复印由资料员统一管理；凡是受控文件不得擅自复印。必须复印应经主管领导批准。

（3）需要复印的文件材料，有关部门应预先考虑其使用前景，适当增加自存数，避免临时突击复印。

（4）如单位另有复印部门，则工程资料复印前必须先填写复印申请单，由部门负责人签证，复印主管部门应同时做好记录。未经签证的文件，复印部门可以拒印。

（5）如需转发复印上一级单位文件，必须按有关规定办理相关手续，否则不得复印。密级文件复印须经本单位主管领导批准。复印的文件如无批准证明，资料员可不予复印。

6.单位印章管理

（1）印章是本单位对内、对外行使权利的凭证。使用本单位印章必须严格执行上级的有关规定和印鉴管理规定。

（2）使用本单位印章必须登记齐全、完整，必须详细登记用印时间、单位、用印人、批准人以及用印内容等事项。

（3）印章都要有专人保管；印章使用必须符合用印范围。除正常的业务报表外，凡需使用党政印章者，必须经党政领导批准，未经党政领导批准的，印鉴管理部有权拒绝用印。

1.1.4　资料员的工作内容

资料员的工作内容按不同阶段划分，分为施工前期阶段、施工阶段、竣工验收阶段。

1.施工前期阶段的工作内容

（1）熟悉建设项目的有关资料和施工图。

（2）协助编制施工技术组织设计（施工技术方案）并填写施工组织设计（方案）报审表给现场监理项目机构要求审批。

（3）填报开工报告、填报工程开工报审表、填写开工通知单。

（4）协助制订各种规章制度。

（5）协助编制各工种的技术交底材料。

2.施工阶段的工作内容

（1）及时搜集整理进场的工程材料、构配件、成品、半成品和设备的质量保证资料（准用证、交易证、生产许可证、出厂质量证明书），填报工程材料/构配件/设备报审表，由监理工程师审批。

（2）与施工进度同步，做好隐蔽工程验收记录及检验批质量验收记录的报审工作。

（3）阶段性的协助整理施工日记。

（4）及时整理施工试验记录和测试记录。

3.竣工验收阶段的工作内容

（1）工程竣工资料的组卷：

1）第一册（A册）：单位（子单位）工程质量验收资料〔包括施工现场质量管理检查记录，单位（子单位）工程质量竣工验收记录，各分部（子分部）工程质量验收记录，各分项工程质量验收记录，各分项工程检验批质量验收记录，单位（子单位）工程观感质量检查记录〕。

2）第二册（B册）：单位（子单位）工程质量控制资料核查记录（包括图样会审，设计变更，工程洽商记录，工程定位放线记录，工程材料，构配件，成品，半成品和设备的出厂质量证明书及现场抽检测试报告，施工试验报告及见证检验报告，隐蔽工程验收记录，施工记录）。

3）第三册（C册）：单位（子单位）工程安全与功能检验资料核查及主要功能抽查资料〔包括屋面淋（防）水试验记录，建（构）筑物沉降观测成果，厨、厕间蓄水试验记录（通用），建筑物垂直度、标高、全高测量记录，外窗气密性、水密性、耐风压检测报告，门窗建筑物理性能检验报告，给水、排水与采暖、给水管道通水试验记录、排水干管通球试验记录，卫生器具满水试验记录，照明全负荷安全试验运作试验记录，线路、插座、开关接地检验记录，避雷接地电阻测试记录〕。

4）第四册（D册）：单位（子单位）工程施工技术管理资料〔包括工程开工报审表，施工组织设计，技术交底记录表，施工日记，预检工程（技术复核）记录，自检互检记录，工序交底单〕。

（2）归档资料〔提交城建档案馆（室）〕：

1）施工技术准备文件（包括图样会审记录，控制网设置资料，工程定位测量资料，基槽开挖线测量资料）。

2）地基处理记录（包括地基钎探记录和钎探平面布置点，验槽记录和地基处理记录，桩基施工记录，试桩记录）。

3）工程图样变更记录（包括设计会议会审记录，设计变更记录，工程洽谈记录）。

4）施工材料、预制构件质量证明文件及复试试验报告。

5）施工试验记录（包括土壤试验记录，砂浆混凝土抗压强度试验报告，商品混凝土出厂合格证和复试报告，钢筋接头焊接报告）。

6）隐蔽工程检查记录（包括基础与主体结构钢筋工程，钢结构工程，防水工程，高程测量记录）。

7）施工记录（包括工程定位测量记录，沉降观测记录，现场施工预应力记录，工程竣工测量，新型建筑材料，施工新技术）。

8）工程质量事故处理记录。

9）工程质量检验记录〔包括基础、主体验收记录，幕墙工程验收记录，分部（子分部）工程质量验收记录〕及施工试验记录（包括电气接地电阻测试记录，绝缘电阻测试记录，楼宇自控、监视、安装、视听电话等系统调试记录，变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录、给水排水、消防、采暖、通风、空调燃气等管道强度、气密性、通水、灌水、试压、通球等试验记录，电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录及调试记录）。

资料员的工作内容按照所负责的相关工作主要有负责工程项目资料、图样等档案的收集、管理，参加分部分项工程的验收工作，负责计划、统计的管理工作，负责工程项目的内业管理工作，完成工程部经理交办的其他任务。