1.2 公司考勤制度

考勤制度是公司进行正常工作秩序的基础，是支付工资、员工考核的重要依据。下面制作一个“公司考勤制度”文档。

1.2.1 设置字体格式

为了使文档更丰富多彩，Word 2016提供了多种字体格式供用户进行文本设置。字体格式设置主要包括设置字体、字号、加粗、倾斜和字体效果等操作。

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1. 设置字体和字号

要使文档中的文字更利于阅读，就需要对文档中文本的字体及字号进行设置，以区分各种不同的文本。

使用【字体】组

使用【字体】组进行字体和字号设置的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，选中文档标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择合适的字体，例如选择【华文中宋】选项。

02 在【字体】组中的【字号】下拉列表中选择合适的字号，例如选择【小一】选项。

使用【字体】对话框

使用【字体】对话框对选中文本进行设置的具体步骤如下。

01 选中所有的正文文本，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组右下角的【对话框启动器】按钮。

02 弹出【字体】对话框，自动切换到【字体】选项卡，在【中文字体】下拉列表中选择【华文仿宋】选项，在【字形】列表框中选择【常规】选项，在【字号】列表框中选择【四号】选项。

03 单击按钮返回Word文档，设置效果如下图所示。

2. 设置加粗效果

设置加粗效果，可让选择的文本更加突出。

打开本实例的原始文件，选中文档标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组中的【加粗】按钮即可。

3. 设置字符间距

通过设置Word 2016文档中的字符间距，可以使文档的页面布局更符合实际需要。设置字符间距的具体步骤如下。

01 选中文本标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，单击【字体】组右下角的【对话框启动器】按钮。

02 弹出【字体】对话框，切换到【高级】选项卡，在【字符间距】组合框中的【间距】下拉列表中选择【加宽】选项，在【磅值】微调框中将磅值调整为“4磅”。

03 单击按钮返回Word文档，设置效果如下图所示。

1.2.2 设置段落格式

设置了字体格式之后，用户还可以为文本设置段落格式，Word 2016提供了多种设置段落格式的方法，主要包括对齐方式、段落缩进和间距等。

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1. 设置对齐方式

段落和文字的对齐方式可以通过段落组进行设置，也可以通过【段落】对话框进行设置。

使用【段落】组

使用【段落】组中的各种对齐方式的按钮，可以快速地设置段落和文字的对齐方式，具体步骤如下。

打开本实例的原始文件，选中标题“公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【居中】按钮，设置效果如图所示。

使用【段落】对话框

01 选中文档中的段落或文字，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮。

02 弹出【段落】对话框，切换到【缩进和间距】选项卡，在【常规】组合框中的【对齐方式】下拉列表中选择【分散对齐】选项。

03 单击按钮，返回Word文档，设置效果如下图所示。

2. 设置段落缩进

通过设置段落缩进，可以调整文档正文内容与页边距之间的距离。用户可以使用【段落】组、【段落】对话框或标尺设置段落缩进。

使用【段落】组

01 选中除标题以外的其他文本段落，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【增加缩进量】按钮。

02 返回Word文档，选中的文本段落向右侧缩进了一个字符，如下图所示，可以看到向后缩进一个字符前后的对比效果。

使用【段落】对话框

01 选中文档中的文本段落，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮。

02 弹出【段落】对话框，自动切换到【缩进和间距】选项卡，在【缩进】组合框中的【特殊格式】下拉列表中选择【悬挂缩进】选项，在【磅值】微调框中默认为“2字符”，其他设置保持不变。

03 单击按钮返回Word文档，设置效果如下图所示。

3. 设置间距

间距是指行与行之间，段落与行之间，段落与段落之间的距离。在Word 2016中，用户可以通过如下方法设置行和段落间距。

使用【段落】组

使用【段落】组设置行和段落间距的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，选中全篇文档，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，从弹出的下拉列表中选择【1.15】选项，随即行距变成了1.15的行距。

02 选中标题行，在【段落】组中单击【行和段落间距】按钮，从弹出的下拉列表中选择【增加段后间距】选项，随即标题所在的段落下方增加了一段空白间距。

使用【段落】对话框

01 打开本实例的原始文件，选中文档的标题行，切换到【开始】选项卡，单击【段落】组右下角的【对话框启动器】按钮，弹出【段落】对话框，自动切换到【缩进和间距】选项卡，在【间距】组合框中的【段前】微调框中将间距值调整为“1行”，在【段后】微调框中将间距值调整为“12磅”，在【行距】下拉列表中选择【最小值】选项，在【设置值】微调框中输入“12磅”。

02 单击按钮，设置效果如下图所示。

使用【页面布局】选项卡

选中文档中的各条目，切换到【布局】选项卡，在【段落】组的【段前】和【段后】微调框中同时将间距值调整为“0.5行”，效果如图所示。

4. 添加项目符号和编号

合理使用项目符号和编号，可以使文档的层次结构更清晰、更有条理。

打开本实例的原始文件，选中需要添加项目符号的文本，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【项目符号】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【菱形】选项，随即在文本前插入了菱形项目符号。

选中需要添加编号的文本，在【段落】组中单击【编号】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择一种合适的编号即可在文档中插入编号。

1.2.3 添加边框和底纹

通过在Word 2016文档中插入段落边框和底纹，可以使相关段落的内容更加醒目，从而增强Word文档的可读性。

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1. 添加边框

在默认情况下，段落边框的格式为黑色单直线。用户可以通过设置段落边框的格式，使其更加美观。为文档添加边框的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，选中要添加边框的文本，切换到【开始】选项卡，在【段落】组中单击【边框】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【外侧框线】选项。

02 返回Word文档，效果如下图所示。

2. 添加底纹

为文档添加底纹的具体步骤如下。

01 选中要添加底纹的文档，切换到【设计】选项卡，在【页面背景】组中单击【页面边框】按钮。

02 弹出【边框和底纹】对话框，切换到【底纹】选项卡，在【填充】下拉列表中选择【橙色,个性色2,淡色80%】选项。

03 在【图案】组中的【样式】下拉列表中选择【5%】选项。

04 单击按钮返回Word文档，设置效果如下图所示。

1.2.4 设置页面背景

为了使Word文档看起来更加美观，用户可以添加各种漂亮的页面背景，包括水印、页面颜色以及其他填充效果。

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1. 添加水印

Word文档中的水印是指作为文档背景图案的文字或图像。Word 2016提供了多种水印模板和自定义水印功能。为Word文档添加水印的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，切换到【设计】选项卡，在【页面背景】组中单击【水印】按钮。

02 从弹出的下拉列表中选择【自定义水印】选项。

03 弹出【水印】对话框，选中【文字水印】单选钮，在【文字】下拉列表中选择【禁止复制】选项，在【字体】下拉列表中选择【方正楷体简体】选项，在【字号】下拉列表中选择【80】选项，其他选项保持默认。

04 单击按钮，返回Word文档，设置效果如下图所示。

2. 设置页面颜色

页面颜色是指显示在Word文档最底层的颜色或图案，用于丰富Word文档的页面显示效果。页面颜色在打印时不会显示。设置页面颜色的具体步骤如下。

01 切换到【设计】选项卡，在【页面背景】组中单击【页面颜色】按钮，从弹出的下拉列表中选择【灰色-50%,个性色3,淡色80%】选项即可。

02 如果“主题颜色”和“标准色”中显示的颜色依然无法满足用户的需要，那么可以从弹出的下拉列表中选择【其他颜色】选项。

03 弹出【颜色】对话框，自动切换到【自定义】选项卡，在【颜色】面板上选择合适的颜色，也可以在下方的微调框中调整颜色的RGB值，此处设置为绿色。

04 单击按钮，返回Word文档，设置效果如下图所示。

添加纹理效果

为Word文档添加纹理效果的具体步骤如下。

01 在【填充效果】对话框中，切换到【纹理】选项卡，在【纹理】列表框中选择【蓝色面巾纸】选项。

02 单击按钮，返回Word文档即可。

1.2.5 审阅文档

在日常工作中，某些文件需要领导审阅或者经过大家讨论后才能够执行，就需要在这些文件上进行一些批示、修改。Word 2016提供了批注、修订、更改等审阅工具，大大提高了办公效率。

1. 添加批注

为了帮助阅读者更好地理解文档内容以及跟踪文档的修改情况，可以为Word文档添加批注。添加批注的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，选中要插入批注的文本，切换到【审阅】选项卡，在【批注】组中单击【新建批注】按钮。

02 随即在文档的右侧出现一个批注框，用户可以根据需要输入批注信息。Word 2016的批注信息前面会自动加上用户名以及添加批注时间。

03 如果要删除批注，可先选中批注框，在【批注】组中单击【删除】按钮的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择【删除】选项。

Word 2016批注新增加了【回复】按钮。用户可以在相关文字旁边讨论和轻松地跟踪批注。

2. 修订文档

Word 2016提供了文档修订功能，在打开修订功能的状态下，系统将会自动跟踪对文档的所有更改，包括插入、删除和格式更改，并对更改的内容做出标记。

更改用户名

在文档的审阅和修改过程中，可以更改用户名，具体的操作步骤如下。

01 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，单击【修订】组右下角的【对话框启动器】按钮。

02 弹出【修订选项】对话框，单击按钮。

03 弹出【Word选项】对话框，自动切换到【常规】选项卡，在【对Microsoft Office进行个性化设置】组合框中的【用户名】文本框中输入“shenlong”，在【缩写】文本框中输入“sl”。

04 单击按钮后返回【修订选项】对话框，再次单击按钮即可。

修订文档

01 切换到【审阅】选项卡中，单击【修订】组中的按钮，从弹出的下拉列表中选择【批注框】【在批注框中显示修订】选项。

02 在【修订】组中单击按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【所有标记】选项。

03 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击【修订】按钮的上半部分，随即进入修订状态。

04 此时，将文档中的文字“5”改为“10”，此时自动显示修改的作者、修改时间以及删除的内容。

05 直接删除文档中的文本“节日值班由公司统一安排”，效果如图所示。

06 将文档的标题“公司考勤制度”的字号调整为“二号”，随即在右侧弹出一个批注框，并显示格式修改的详细信息。

07 当所有的修订完成以后，用户可以通过“导航窗格”功能通篇浏览所有的审阅摘要。切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击按钮，从弹出的下拉列表中选择【垂直审阅窗格】选项。

08 此时在文档的左侧出现一个导航窗格，并显示审阅记录。

3. 更改文档

文档的修订工作完成以后，用户可以跟踪修订内容，并选择接受或拒绝。更改文档的具体操作步骤如下。

01 在Word文档中，切换到【审阅】选项卡，在【更改】组中单击【上一处修订】按钮或【下一处修订】按钮，可以定位到当前修订的上一条或下一条。

02 在【更改】组中单击【接受】按钮的下半部分按钮，从弹出的下拉列表中选择【接受所有修订】选项。

03 审阅完毕，单击【修订】组中的【修订】按钮，退出修订状态。

1.2.6 设计封面

在 Word 2016 文档中，通过插入图片和文本框，用户可以快速地为文档设计封面。

1. 插入并编辑图片

在Word文档中插入并编辑图片的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，将光标定位在标题行文本前，切换到【插入】选项卡，在【页面】组中单击【空白页】按钮。

02 此时，在文档的开头插入了一个空白页，将光标定位在空白页中，切换到【插入】选项卡，在【插图】组中单击【图片】按钮。

03 弹出【插入图片】对话框，选择要插入的图片的保存位置，然后从中选择要插入的素材文件“图片1.jpg”选项。

04 单击按钮，返回Word文档，此时在文档中插入了一个封面底图，然后选中该图片，切换到【图片工具】栏中的【格式】选项卡，在【大小】组的【形状高度】文本框中输入“20.92厘米”，在【形状宽度】文本框中输入“26.15厘米”。

05 选中该图片，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【大小和位置】菜单项。

06 弹出【布局】对话框，切换到【文字环绕】选项卡，在【环绕方式】组合框中选择【衬于文字下方】选项。

07 切换到【位置】选项卡，在【水平】组合框中选中【对齐方式】单选钮，然后在其右侧的下拉列表中选择【居中】选项，在【相对于】下拉列表中选择【页面】选项；在【垂直】组合框中选中【对齐方式】单选钮，然后在其右侧的下拉列表中选择【居中】选项，在【相对于】下拉列表中选择【页面】选项。

08 此时在文档的左侧出现一个导航窗格，并显示审阅记录。

09 使用同样的方法在Word文档中插入素材文件“图片2.jpg”，单击素材右侧的布局选项按钮，可快速将其设置为“浮于文字上方”，然后设置其大小和位置即可。

2. 插入并编辑文本框

在编辑Word文档时，经常会用到文本框，插入并编辑文本框的具体步骤如下。

01 切换到【插入】选项卡，单击【文本】组中的【文本框】按钮，从弹出的【内置】列表框中选择【简单文本框】选项。

02 此时，在文档中插入了一个简单文本框。

03 在文本框中输入文本“神龙医药有限公司考勤制度”，然后将鼠标指针移动到文本的边线上，此时鼠标指针变成形状，按住鼠标左键不放，将其拖动到合适的位置后，释放鼠标左键。

04 选中文本“神龙医药有限公司考勤制度”，切换到【开始】选项卡，在【字体】组中的【字体】下拉列表中选择【华文中宋】选项，在【字号】下拉列表中选择【初号】选项，然后单击【加粗】按钮。

05 选中该文本框，然后将鼠标指针移动到文本框的右下角，此时鼠标指针变成形状，按住鼠标左键不放，拖动鼠标将其调整到合适的大小后，释放鼠标左键。

06 将光标定位在文本“考”之前，然后按下空格键调整文本“考勤制度”的位置，设置完毕，效果如下图所示。

07 选中该文本框，切换到【绘图工具】栏中的【格式】选项卡，在【形状样式】组中单击【形状填充】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【无填充颜色】选项。

08 在【形状样式】组中单击【形状轮廓】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【无轮廓】选项。

09 在【艺术字样式】组中单击【文本填充】按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【白色,背景1】选项。

10 使用同样的方法插入并编辑其他文本框，效果如下图所示。