实验四 综合应用
一、实验目的
（1）掌握利用邮件合并功能，批量生成邀请函。
（2）掌握标题样式的设置，目录的生成。
（3）掌握添加页眉、页脚和页码的步骤。
二、实验步骤
1．邮件合并
利用邮件合并功能生成邀请函。主文档为“Word实验四邀请函．docx”，邀请人员信息在“Word实验四参会者．xlsx”文件中，要求将姓名信息自动填写在邀请函主文档的文字“尊敬的：”后面。若性别为“男”，则在姓名后添加“（先生）”；否则，添加“（女士）”。然后，将生成的邀请函保存为“邀请函．docx”。
【提示】
1．打开“Word实验四邀请函．docx”主文档，在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”下拉按钮，在下拉列表中选择“邮件合并分步向导”，弹出“邮件合并”对话框。
2．邮件合并分步向导共包含6步，第1步、第2步保持默认设置。
3．分步向导第3步。单击“浏览”，打开“选取数据源”对话框，根据相应的路径，选择“Word实验四参会者．xlsx”。在“选择表格”对话框中选择“参会者”工作表，单击“确定”按钮，如图2-35所示。因不需要对数据源进行排序、筛选，所以在弹出的“邮件合并收件人”对话框中单击“确定”按钮。然后，在“邮件合并”对话框中单击“下一步：撰写信函”，进入第4步。
图2-35 选择数据源
4．分步向导第4步。将光标定位到“尊敬的：”后面，单击“其他项目”，在弹出的“插入合并域”对话框中，选择“姓名”，并单击“确定”按钮，如图2-36所示。
图2-36 插入“姓名”域
5．将光标定位到“姓名”后面，在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中，单击“规则”下拉按钮，在下拉列表中选择“如果…那么…否则”，弹出图2-37所示的对话框，然后进行设置。
图2-37 规则设置
6．分布向导第5步。按默认设置。
7．分布向导第6步。在“合并”组中选择“编辑单个文档”，在弹出的“合并到新文档”对话框中选中“全部”单选框，单击“确定”按钮，即生成14页，名为“信函1”的邀请函。
8．在“信函1”文档中，依次单击“文件”→“另存为”，选择保存位置，输入“邀请函．docx”。
2．长文档编辑
对“Word实验四文章”进行排版。
（1）页面大小为A4纸，上、下页边距均为2.54厘米，左、右页边距均为3.18厘米，页眉、页脚均为1.5厘米。
【提示】
在“页面设置”对话框中进行设置。
（2）设置样式。
说明：在该文档中，红色字体为一级标题，蓝色字体为二级标题，绿色字体为三级标题。
设置要求如下：
一级标题：黑体，加粗，小三，段前、段后0.5行，单倍行距，与下段同页，自动更新。
二级标题：黑体，加粗，四号，段前、段后0.5行，单倍行距，与下段同页，自动更新。
三级标题：黑体，加粗，小四，段前、段后0.5行，单倍行距，与下段同页，自动更新。
文章正文：宋体，小四，段前、段后0.5行，1.5倍行距，首行缩进2字符，自动更新。
【提示】
1．设置一级标题。选中第1页中的红色字体，在“开始”选项卡的“编辑”组中，单击“选择”下拉按钮，在下拉列表中选择“选择格式相似的文本”，即可将该文档中的所有红色字体选中。
2．在“开始”选项卡的“样式”组中，单击右下角的“样式”启动按钮，打开“样式”窗格，单击“标题1”样式，然后右键单击“标题1”，在弹出的快捷菜单中选择“修改”，如图2-38所示。
图2-38 样式任务窗格
3．在弹出的“修改样式”对话框中，将字体设置为“黑体”“小三号”“加粗”。单击“格式”→“段落”命令，设置“段前”“段后”均为0.5行、“行距”为单倍行距，如图2-39所示。
图2-39 修改样式
4．使用相同的方法设置二级标题和三级标题。
5．在“样式”窗格中，单击“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框，在“名称”文本框中输入“文章正文”。单击“格式”→“段落”命令，设置“首行缩进”为2字符，“段前”“段后”均为0.5行、“行距”为1.5倍行距，如图2-40所示。
图2-40 新建“文章正文”样式
6．选中正文第1段，在“开始”选项卡的“编辑”组中，单击“选择”下拉按钮，在下拉列表中选择“选择格式相似的文本”，应用“文章正文”样式。
（3）设置多级列表，为各级标题添加自动编号。
【提示】
1．在“开始”选项卡的“段落”组中，单击“多级列表”下拉按钮，在下拉列表中选择“定义新的多级列表”。
2．在“定义新多级列表”对话框中，单击“更多”按钮（单击后，该按钮变成“更少”按钮）。在“单击要修改的级别”下选择“1”，在“将级别链接到样式”下拉列表中选择“标题1”。在“输入编号的格式”文本框中的数字“1”前输入“第”字，在数字“1”后输入“章”字。将“对齐位置”设置为“0”厘米，在“编号之后”下拉列表中选择“空格”。如图2-41所示。
图2-41 设置多级列表
3．在“单击要修改的级别”下选择“2”，在“将级别链接到样式”下拉列表中选择“标题2”。“输入编号的格式”文本框中的数字默认设置“1.1”不变。将“对齐位置”设置为“0”厘米，在“编号之后”下拉列表中选择“空格”。
4．在“单击要修改的级别”下选择“3”，在“将级别链接到样式”下拉列表中选择“标题3”。“输入编号的格式”文本框中的数字默认设置“1.1.1”不变。将“对齐位置”设置为“0”厘米，在“编号之后”下拉列表中选择“空格”。
多级列表设置完成之后，可在“视图”选项卡的“显示”组中，选中“导航窗格”前的复选框，即可显示连续编号的标题，如图2-42所示。
图2-42 连续编号标题
（4）插入分节符。
【提示】
1．将光标定位到“第1章Office 2010办公软件”前面，然后在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中，单击“分隔符”下拉按钮，在下拉列表中选择“下一页”，如图2-43所示。
图2-43 插入分节符
2．在“视图”选项卡的“文档视图”组中，单击“大纲视图”按钮，即可查看“分节符”是否插入成功，如图2-44所示。
图2-44 查看分节符
（5）为目录页设置页眉、页脚。目录页的页眉为“目录”，目录页的页脚设置页码，为罗马大写数字“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、…”。
【提示】
1．在“插入”选项卡的“页眉和页脚”组中，单击“页眉”下拉按钮，在下拉列表中选择“编辑页眉”。
2．在“页眉和页脚工具-设计”选项卡的“选项”组中，选中“奇偶页不同”复选框。
3．在目录页的页眉输入“目录”，然后单击“转至页脚”按钮。
4．在“页眉和页脚工具-设计”选项卡的“页眉和页脚”组中，单击“页码”下拉按钮，在下拉列表中选择“设置页码格式”，弹出图2-45所示的对话框，即可进行相关设置。
图2-45 目录页码设置
5．在“页眉和页脚工具-设计”选项卡的“页眉和页脚”组中，单击“页码”下拉按钮，在下拉列表中选择“页面底端”→“普通数字2”，然后关闭页眉页脚。
（6）为文章设置页眉、页脚。奇数页页眉设置为“大学计算机基础”，偶数页页眉设置为章标题“第1章Office 2010办公软件”。在页脚的居中位置插入页码，页码字号为“小四”。
【提示】
1．在“插入”选项卡的“页眉和页脚”组中，单击“页脚”按钮，在下拉列表中选择“编辑页脚”。
2．将光标定位到文章第1页页脚处，在“页眉和页脚工具-设计”选项卡的“页眉和页脚”组中，单击“页码”按钮，在下拉列表中选择“设置页码格式”，按图2-46所示进行设置。
图2-46 文章页码设置
3．在“页眉和页脚工具-设计”选项卡的“页眉和页脚”组中，单击“页码”按钮，在下拉列表中选择“页面底端”→“普通数字2”，并在第2页再一次执行本操作即可。
4．将光标定位到文章第1页的页眉处，在“页眉和页脚工具-设计”选项卡的“导航”组中取消“链接到前一条页眉”（即该按钮没有黄颜色底色），并删除第1页页眉处的“目录”二字，输入“大学计算机基础”。
5．将光标定位到文章第2页的页眉处，输入“第1章Office 2010办公软件”。
（7）为图插入图注，图号按章节进行编号（例如，“图1-1”表示第1章的第1幅图），将对齐方式设置为“居中对齐”。
【提示】
1．在“引用”选项卡的“题注”组中，单击“插入题注”按钮。
2．在“题注”对话框中，单击“新建标签”按钮，在弹出的对话框中输入“图”，如图2-47所示。
图2-47 新建图注标签
3．在“题注”对话框中，单击“编号”按钮，弹出图2-48所示的对话框。在“格式”下拉列表中选择“1, 2, 3, …”，选中“包含章节号”复选框，将“章节起始样式”选择“标题1”。
图2-48 编号格式设置
（8）为表格添加表注，表号按章节进行编号（例如，“表1-1”表示第1章的第1个表格），将“对齐方式”设置为“左对齐”。
【提示】
方法设置与图注相同。
（9）自动生成目录。
【提示】
将光标定位到目录下方，在“引用”选项卡的“目录”组中，单击“目录”下拉按钮，在下拉列表中选择“插入目录”，弹出图2-49所示的对话框。
图2-49 插入目录
排版示例如图2-50所示。
图2-50 排版示例