任务二　认识工作簿和工作表

在Excel 2010中，工作表是一个由行和列组成的表格，工作簿是工作表的集合。工作簿是存储并处理数据、数据运算公式、数据格式等信息的文件。用户在Excel 2010中处理的各种数据最终都是以工作簿文件的形式存储在磁盘上，其扩展名为.xlsx，文件名就是工作簿名。工作表是用来存储和处理数据的最主要的文档，所有对数据进行的操作都是在工作表上进行的。工作表是不能单独存盘的，只有工作簿才能以文件的形式存盘。每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此，可以在一个工作簿中管理各种类型的相关信息。工作表名称显示于工作簿窗口底部的工作表标签上（见图1-1）。

Excel软件向下兼容，如果要在Excel 2003中打开扩展名为.xlsx的文件，必须安装兼容软件。

一、工作簿管理

1．新建工作簿

Excel 2010中新建工作簿有以下4种方法。

（1）在启动Excel 2010后，将自动建立一个全新的工作簿—工作簿1。

（2）选择“文件”菜单中的“新建”命令来创建。

（3）同时按“Ctrl+N”组合键。

（4）通过快速访问工具栏中“新建”命令来创建。

2．打开工作簿

打开一个已经保存过的工作簿，可以用下面的任意一种方法。

（1）使用快速访问工具栏中“打开”命令。

（2）使用“文件”菜单中的“打开”命令。

（3）在“文件”菜单中单击最近使用过的文件，即可打开相应的工作簿。

（4）在“我的电脑”或者资源管理器中找到需要打开的工作簿，双击即可将其打开。

Excel 2010允许同时打开多个工作簿，可以在不关闭当前工作簿的情况下打开其他工作簿；可以在不同工作簿之间进行切换，同时对多个工作簿进行操作。

3．保存工作簿

（1）保存未命名的新工作簿。单击“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令（或者按快捷键“Ctrl+S”），在弹出的“另存为”对话框中，确定保存位置和文件名后，单击“保存”按钮。

（2）保存已有的工作簿。单击“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令（或者按快捷键“Ctrl+S”）即可。

4．隐藏工作簿和取消隐藏

打开“视图”选项卡，在“窗口”功能区单击“隐藏”图标即可隐藏该工作簿。

取消隐藏，在“视图”选项卡功能区，单击“取消隐藏”图标，在出现的“取消隐藏”对话框的“取消隐藏工作簿”列表框中，选中需要显示的被隐藏工作簿的名称，按“确定”按钮即可重新显示该工作簿。

5．保护工作簿

打开“审阅”选项卡，在“窗口”功能区单击“保护工作簿”图标，为工作簿设置密码，进行保护。

二、工作表管理

1．选择工作表

单击某个工作表标签，可以选择该工作表为当前工作表。按住“Ctrl”键分别单击工作表标签可同时选择多个工作表。

2．插入新工作表

方法一：单击工作表标签区的“插入工作表”按钮，即可在当前位置插入一张新的工作表。

方法二：右击插入位置右边的工作表标签，再选择快捷菜单中的“插入”命令，将出现“插入”对话框，如图1-2所示，选定工作表后单击“确定”按钮。

图1-2　“插入”对话框

如果要添加多张工作表，则先按住“Shift”键，同时选中与待添加工作表相同数目的工作表标签，然后再右击打开快捷菜单选择“插入”命令。

3．删除工作表

方法一：选择要删除的工作表，单击“开始”选项卡，选择“单元格”功能区的“删除工作表”命令。

方法二：鼠标右键单击要删除的工作表，选择快捷菜单中的“删除”命令。

4．重命名工作表

方法一：双击要重命名的工作表标签，输入新的工作表名称即可。

方法二：鼠标右键单击要重命名的工作表标签，选择快捷菜单中的“重命名”命令，输入新的工作表名称即可。

5．移动或复制工作表

移动工作表的方法是：单击工作表标签，选定工作表，然后按住鼠标左键拖动光标到目标位置即可。如果复制工作表，则按住鼠标左键拖动光标到目标位置的同时按住“Ctrl”键。

6．工作表标签添加颜色

给工作表标签添加颜色的步骤如下。

（1）鼠标右键单击想要改变颜色的工作表标签。

（2）从弹出的快捷菜单中选择“工作表标签颜色”命令。

（3）打开主题颜色面板，如图1-3所示，选择颜色后，则为工作表标签添加上颜色。

图1-3　设置工作表标签颜色

三、编辑工作表

1．选定工作区域

Excel 2010在编辑工作表或执行命令之前，首先要选择相应的单元格或单元格区域。表1-1所示为常用的选定工作区域的操作。

表1-1　常用的选择操作

2．插入与删除单元格

选择想要插入与删除的单元格的位置，单击鼠标右键，选择“插入”可以插入一个单元格，选择“删除”可以删除一个单元格，如图1-4、图1-5和图1-6所示；也可以选择“开始”选项卡下“单元格”分组里的“插入”→“插入单元格”命令完成。

3．插入与删除行和列

选定想要插入行或列的位置，单击鼠标右键，可以在该行的前面或该列的左边插入一行或一列。选定想要删除行或列的位置，单击鼠标右键，可以删除一行或一列，如图1-7所示。

图1-4　插入与删除单元格

图1-5　插入单元格

图1-6　删除单元格

图1-7　插入与删除行或列

4．合并单元格

选定区域，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”，打开“设置单元格格式”对话框，选择“对齐”中的“合并单元格”来合并单元格，如图1-8和图1-9所示。

图1-8　合并单元格（1）

图1-9　合并单元格（2）

四、美化工作表

1．设置数据格式与对齐方式

（1）选中表格中需要设置的单元格后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项。

（2）在此选项中，可改变数据在垂直和水平方向上的对齐方式，如图1-10所示。

2．设置边框和底纹

选中表格中需要设置的单元格后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，就可以设置表格的边框和底纹，如图1-11所示。

图1-10　设置数据对齐方式

图1-11　设置边框和底纹

3．使用自动套用格式美化工作表

可以选择“开始”选项卡下“样式”分组里的“套用表格格式”命令完成。

4．设置列宽和行高

设置列宽和行高的方法有3种。

（1）将鼠标光标放在两个列或行的标签分界线上，拖动鼠标光标调整列宽或行高。

（2）鼠标右键单击列表标签后在弹出的快捷菜单中选择“列宽”或“行高”，来调整列宽或行高。

（3）选择“开始”选项卡下“单元格”分组里的“格式”命令完成。选择“列宽”或“行高”，调整列宽或行高。