2.2　以多个二维表格数据创建数据透视表

如果数据源是多个二维表格，也就是数据区域的第一行和第一列是文本，从第二行和第二列开始都是数字，现在要求把这些个工作表数据汇总起来并进行分析，此时使用多重合并计算数据区域透视表是最好的方法。

多重合并计算数据区域透视表的命令是快捷键“Alt+D+P”（注意P要连续按2下），就会打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框，如图2-10所示，在此对话框上选择“多重合并计算数据区域”选项按钮，然后按照向导一步一步地操作即可。

如果经常使用这个工具制作多重合并计算数据区域透视表，建议把此命令添加到快速访问工具栏上，方法是：在快速访问工具栏位置单击右键的“自定义快速访问工具栏”命令（如图2-11所示），打开“Excel选项”对话框，在“从下列位置选择命令”下拉表里选择“所有命令”，并从下面的命令列表里选择“数据透视表和数据透视图向导”，如图2-12所示，单击“添加”按钮，就把该命令添加到了快速访问工具栏上。这样，以后只要单击快速访问工具栏上的“数据透视表和数据透视图向导”按钮，就可以打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框。

根据多个二维表格的分类数据多少，多重合并计算数据区域透视表有两种情况：单页字段透视表和多页字段透视表。下面我们分别介绍这两种情况下透视表的制作方法。

2.2.1　创建单页字段的多重合并计算数据区域透视表

所谓单页字段，就是创建的多重合并计算数据区域透视表只有一个页字段，这种情况多见于简单分类的多个二维数据表汇总问题。

案例2-2

图2-13是12个月的费用表，每个表格里是每个部门每项费用的数据，现在要求将这12个月的费用表汇总起来。

在每个工作表中，部门和费用是每个月度下的两个维度，也就是两个字段，用于区分每个数据是哪个部门哪个月份的。但是，当把12个月数据汇总到一起时，就必须再区分每个数据是哪个月份的了，也就是说，必须再创建一个字段来表示月份，这个月份字段就是页字段，由于仅仅一个字段来表示月份就可以了，因此是单页字段。

下面是此类多个二维表汇总的主要步骤。

01　单击任何一个工作表数据区域的任一非空单元格，打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框，选择“多重合并计算数据区域”选项按钮（参见图2-10）。

02　单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导--步骤2a”对话框，选择“创建单页字段”选项按钮，如图2-14所示。

03　单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导-第2b步”对话框，将各个工作表的数据区域添加到对话框中（先用数据表选择，再单击“添加”按钮），如图2-15所示。

要特别注意图2-15所示的“所有区域”列表框中的各个工作表的先后顺序，必须记住这个顺序，因为这个顺序决定如何在后面修改页字段下各个项目的名称。

04　单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导--步骤3”对话框，如图2-16所示。

05　单击“完成”按钮，就得到基本的数据透视表，如图2-17所示。但是，这并不是最终的报表，需要进行格式化。

06　单击“数据透视表工具”下的“设计”选项卡，然后从“报表布局”下拉列表中选择“以表格形式显示”，如图2-18所示，这样做的目的是为了后面修改字段名称后，不论如何布局透视表，都能保证字段名称的规范统一。

07　修改现有字段名称：把行标签字段名称改为“成本中心”，把列标签字段名称改成“费用”，把“页1”字段名称改为“月份”，把“求和项：值”改为“金额”，则数据透视表如图2-19所示。

08　单击字段“月份”的下三角按钮，可以看出，字段“月份”下有12个项目，分别是“项1”“项10”“项11”“项12”“项2”“项3”……“项9”，如图2-20所示。实际上它们就分别表示12个月份工作表。但是这12个项目分别代表哪个月份工作表呢？

在图2-15所示的对话框的“所有区域”列表中，可以看到各个工作表数据区域的先后顺序是“10月”“11月”“12月”“1月”“2月”“3月”……“9月”，而透视表会按照这个次序把12个项目分别命名为“项1”“项2”“项3”“项4”……“项12”，因此“项1”就是“10月”，“项2”就是“11月”，“项3”就是“12月”，“项4”就是“1月”，“项5”就是“2月”……“项12”就是“9月”。也就是说，修改页字段的各个项目名称的依据是图2-15所示的对话框的“所有区域”列表中各个区域的先后顺序，而不是工作表在工作簿的前后顺序。

之所以会这样排序呢，是遵循Windows的默认排序规则。

重命名页字段“分公司”下各个项目名称的一个简单方法是，将页字段“月份”拖至行标签区域，将字段“成本中心”拖至页区域（筛选器），使数据透视表变为如图2-21所示的情形，然后在单元格里分别修改“项1”“项2”“项3”……的名称，修改完后的数据透视表如图2-22所示。

09　手工调整“月份”字段下各个项目的次序，方法是：鼠标对准单元格四个边框的中间，当鼠标出现拖放箭头（即上下左右四个箭头）时，按住左键，将该单元格项目拖放至指定的位置。这样，就得到标准次序月份的数据透视表，如图2-23所示。

10　再重新布局数据透视表，即可对各个部门各个月份的费用进行各种分析。图2-24就是一个分析指定部门、指定费用，各个月的变化情况。图2-25是一个指定月份、指定费用，各个部门的对比分析。

由本例可以看出，利用多重合并计算数据区域制作的数据透视表，对每个工作表数据区域的行数和列数没有更多的要求，对每个工作表的项目次序也没有要求，也就是说各个工作表的数据区域的行数和列数可以不一样，项目也可以有或者没有（比如3月份发生了验证费支出，该列数据存在，但4月份没有验证费，该表中则没有这列数据）。因此，这种方法是一种通用的、适用性更加广泛的汇总多个工作表数据的方法。

2.2.2　创建多页字段的多重合并计算数据区域透视表

所谓多页字段，就是创建的多重合并计算数据区域透视表有两个以上的页字段，这种情况多见于要分析多个分类的多个二维数据表问题。

案例2-3

图2-26是2014年和2015年各个季度的部门费用数据，现在要求对这两年各个季度下各个部门各费用数据进行汇总分析。

显然，这样的问题，要汇总分析的维度已经不仅仅是表内的部门和费用了，还有表外的年份和季度。也就是说，需要制作两个页字段，分别表示表外的年份和季度这两个维度。这样，我们需要制作两个页字段的多重合并计算数据区域透视表，以便于对指定部门、指定费用做两年的各个季度的同比分析，或者在某年内分析指定部门指定费用各个季度的变化，或者分析各个部门在指定年份、指定季度下，指定费用的对比情况，等等。

下面是解决这个问题的主要步骤。

01　单击任何一个工作表的数据区域的任一非空单元格，打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框，选择“多重合并计算数据区域”选项按钮（参见图2-10）。

02　单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导-步骤2a”对话框，选择“自定义页字段”选项按钮（参见图2-14）。

03　单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导-第2b步”对话框，如图2-27所示。

04　在“请先指定要建立在数据透视表中的页字段数目”选项组中选择“2”选项按钮，就会在“请为每一个页字段选定一个项目标签来标识选定的数据区域”的下面边出现两个可操作的下拉框“字段1”和“字段2”，其中“字段1”表示第一个页字段，“字段2”表示第二个页字段，如图2-28所示。下面的任务就是为这两个页字段添加具体的项目标签。

05　在本案例中，“字段1”表示第一个页字段“年份”，“字段2”表示第二个页字段“季度”。这样，在“字段1”下拉框中输入“2014年”，将光标移到其他的任何一个下拉框（比如第二个页字段的下拉框），那么就将“2014年”保存到了“字段1”的下拉框中。再将光标移到第一个页字段“字段1”的下拉框中，输入“2015年”，再将光标移到其他的下拉框，那么就将“2015年”保存到了“字段1”的下拉框中。

用同样的方法，为第二个页字段“字段2”添加季度名称标签。

添加项目标签后的对话框如图2-29和图2-30所示。

06　将光标移到“选定区域”输入框中，选择输入第一个工作表“2014年1季度”的数据区域”，单击“添加”按钮，然后在“字段1”中选择“2014年”，在“字段2”中选择“一季度”，也就是为该数据区域指定两个页字段标志，如图2-31所示。

07　以此操作步骤，分别选择添加各年、各季度数据区域，并分别指定年份和季度标签，直至所有数据添加完毕，如图2-32所示。

08　最后再检查一遍每个数据区域的两个页字段标志是否正确，方法是：单击“所有区域”列表框中每个数据区域，观察下面两个字段的项目标签，如果不正确，就重新在两个页字段的项目标签下拉表中为该数据区域指定项目标签。

09　检查完所有的数据区域并确认无误后，单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导--步骤3”对话框，如图2-33所示，选择“新工作表”，单击“完成”按钮，即得基本数据透视表，如图2-34所示。

10　将数据透视表的“报表布局”设置为“以表格形式显示”，并修改字段名称，得到下面的最终数据透视表。

有了这个数据透视表，我们就可以对两年费用数据进行各种分析了。下图就是分析指定部门、各个费用的两年同比分析报表。