2.会计人员和科目记账

会计人员是公司财务记录的主要负责人，会计人员素质的高低和职业素养会直接影响公司账务的记录情况，对公司起着重要作用。那么，新公司成立后，会计人员到底要做哪些工作？此外，在本节还将对会计科目进行简单介绍，并让公司创业者了解公司的现金和存款如何管理。

会计人员的从业资格和职责

会计人员是承担一个公司会计工作的人员，是从事会计职业的专职人员，是负责公司内部财务相关业务的主要人员。

新公司成立后，至少会聘请一名会计人员，且这名会计人员必须有会计从业资格，也就是得到财政部颁发的会计从业资格证。会计人员的工作专业性很强，他们日常工作的职责主要有5个方面，如图2-2所示。

提示

会计从业资格证是会计人员进入会计行业的门槛，也是考会计职称的前提条件，会计从业资格证是在考生通过会计从业考试之后，由当地财政部门办理，表示该生具有会计从业的资格。

会计人员应遵循的法律责任

会计人员在公司内具有重要作用，因此会受到相应法律的约束，如下所示为《会计法》上明确的会计人员的法律责任。

◆会计人员伪造、变造、故意毁灭会计资料或利用虚假的会计资料损害公司利益和国家利益的，责令限期改正、通报和罚款等，情节较严重的，吊销会计从业资格证书，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

◆会计人员有提供虚假财务会计报告、做假账、隐匿或者故意销毁会计凭证等与会计职务有关的违法行为被依法追究刑事责任的，自被吊销会计从业资格证书之日起5年内，不得重新取得会计从业资格证书。

◆会计人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。一般会计人员办理交接手续，由会计机构负责人监交，交接双方及监交人均应签字以示负责。

因为会计人员直接掌管公司的财务，对公司的财务状况比较了解，因此一般不会轻易批准其离职，如果公司出现重大经济纠纷或财务漏洞，会计人员一般也需要负相应的连带责任。

会计人员的工作权限

因为会计人员工作的特殊性，为了保障会计人员能够切实履行自己的职责，他们也被赋予与职责相关且必要的权限。

在会计人员审核原始凭证时，如果发现以下几种情况，有权做出相应的处理。

◆发现原始凭证存在不真实或不合法的现象时，有权不予受理，并向负责人报告。

◆发现原始凭证出现弄虚作假或严重违法的现象时，有权不予受理，并且应当予以扣留，并及时向负责人报告，请求查明原因，追究相关人员的责任。

◆发现原始凭证有记载不准确和不完整的现象，应该予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正和补充。

在查账时，如果发现会计账簿记录与实物、款项及有关资料不相符，应该及时处理，事件较严重的，应该立即向负责人报告。对于一些违法的收支情况，会计人员有权不予办理，并且制止此项行为，如该处理行为无效，应该立即向负责人反映。

会计人员对伪造或故意毁坏会计账簿等行为应该强令其改正，并向负责人报告。

简单了解会计科目

会计科目是指公司发生的一些经济业务对其进行分别命名的一种会计核算方法。了解会计科目的相关知识，可以帮助新公司快速建立会计制度，制定会计账簿。根据不同的标准可以划分为不同的会计科目，现在公司一般是按照信息的详细程度将科目划分为总分类科目和明细分类科目。

◆总分类科目：也被称为一级科目或总账科目，它提供的信息比较全面、详细。例如“现金”“应交税费”“原材料”和“管理费用”等，它的下方还有更细的子科目。

◆明细分类科目：也称二级或三级科目，是根据核算与管理的需要对某些会计科目所作的进一步分类的项目。例如“原材料可分为A材料和B材料”等。

明细分类科目是对总分类科目的细化和详细描述，对于某些包含内容比较多的一级科目而言，明细分类科目是对其进行的具体阐述。

提示

对于会计准则中的一级科目，公司可根据自身情况选用适合实际情况的科目。此外，公司还可以在会计准则原则指导下自行设置一级以下科目。

表2-1所示为以原材料为例的总分类科目与其明细分类科目的记录形式。

在原材料这一总分类科目下，发生了3项主要的经济业务，分别是原材料及主要材料、辅助材料和燃料，而在这3项科目下，还有更细的分类，这是明细分类科目的最终科目。

在我国现行的会计规则中，将会计科目主要分为六大类，分别是资产类科目、负债类科目、损益类科目、成本类科目、共同类科目和所有者权益类科目，并且每个科目都会有相应的编号进行区别，在会计电算化中，会计人员可以直接输入编号来确定科目。

六大科目的具体介绍如下。

◆资产类科目：指公司所拥有的一切有价资源，其中又可分为流动资产、固定资产、其他资产3小类。流动资产指现金及公司希望变成现金的资产。例如银行存款、应收账款、存货等。固定资产是指公司不希望出售，而是长期使用的资产，如土地、房屋、机器等。其他资产是指无形资产、未分摊费用、保证金等。

◆负债类科目：是指公司的债务，其中又可分为流动负债、长期负债及其他负债。流动负债是指一年以下的负债，长期负债是指一年以上的负债，而其他负债是指非财务性目的所发生的负债，如存入保证金、代收款及各项损失准备等。

◆损益类科目：这类科目为核算利润服务，具体包括收入类科目和费用类科目。在期末（月末、季末、年末）这类科目累计余额需转入“本年利润”账户，结转后这些账户的余额应为零。

◆成本类科目：反映成本费用和支出，用于核算成本的发生和归集情况，提供成本相关会计信息的会计科目。对成本费用和支出的不同内容进行分类，可以分为生产成本、制造费用、劳务成本、研发支出和工程施工。

◆共同类科目：既有资产性质，又有负债性质，这样有共性的科目；共同类科目的特点需要从其期末余额所在方向界定其性质，共同类多为金融、保险、投资、基金等公司使用，包括清算资金往来、货币兑换、衍生工具、套期工具以及被套期项目。

◆所有者权益类科目：按权益的形成和性质可分为反映资本的科目和反映留存收益的科目，具体科目包括实收资本（或股本）、资本公积、盈余公积、本年利润和利润分配等。

每个大类之下包含很多的具体科目，公司会计在记录经济业务的时候要将每个科目分配正确，否则将不能达到平衡。

2015年1月，甲公司拥有某项专利技术的成本为100万元，其中已经摊销了50万元，已经计提的减值准备为2万元，并且甲公司准备在8月将该技术专利出售给乙公司，出售的收入为60万元，应该缴纳的相关税费为36000元，相关资金均由银行存款结算。那么公司应该如何处理账务呢？

按照借方为资金的增加，贷方为资金的减少来看，资金增加主要表现在出售专利技术60万元，已经摊销的50万元和无形资产减值准备的2万元。贷方的项目包括购买专利技术的100万元，应缴税费的36000元，因此，该笔账务记录如下。

借：银行存款　　600000

　　累计摊销　　500000

　　无形资产减值准备　　20000

贷：无形资产　　1000000

　　应交税费　　36000

　　营业外收入——处置非流动资产所得　　84000

根据有借必有贷，借贷必相等的原则，借方的总金额为1120000元，而贷方在记录无形资产的100万元和税费的36000元之后，总金额为1036000元，二者相差了84000元。

这84000元计入公司的营业外收入，而专利技术属于非流动资产，因此科目为营业外收入——处置非流动资产所得，如此一来，借贷方才能相等。

在处理经济业务的时候，会计人员一定要确定所做会计分录的借贷两方是相等的，否则分录错误，需要重新填写。

现金的去向——现金日记账

现金日记账是根据审核后的现金收款和付款凭证逐日逐笔按照经济业务发生的顺序进行登记的，是用来反映库存现金的收入、付出及结余情况的特种日记账。因此，要查看公司的现金去哪里了，直接翻看现金日记账簿即可。

为了加强管理，现金日记账的格式一般都是订本式账簿。图2-3所示为现金日记账的页面格式。

现金日记账是各单位重要的经济档案之一，为了保证日记账登记的准确和账簿的完整，在登记现金日记账时，需要注意如下事项。

◆会计人员要根据复核无误的收款和付款记账凭证记账，不能漏记，也不能重复记录。

◆在记录账务的时候，所记载的内容必须同会计凭证上面的数据相一致，不得随便增减。

◆会计人员必须要按照凭证的顺序和经济业务发生的时间逐笔、序时登记日记账，做到日清月结。

◆在登记日记账的时候，必须连续登记，不得跳行、隔页，不得随便更换账页和撕去账页，要保证账簿的完整性。

◆在书写工具上，尽量使用钢笔，以蓝、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔或铅笔书写。

◆如果某一日公司的经济业务比较多，在一张日记账账页上不够记录而要使用新账页记录的时候，必须按规定转页。

◆在记录现金日记账的时候，必须要每日结出余额，而且每月的月末必须按规定结账。

◆在登记和书写日记账内容时，要保证账页的整洁，书写必须服从规范，例如数字要写在金额栏内，大写要适中等。

◆当经济业务的记录发生错误时，必须按规定方法更正，不能由会计人员随意在账页上更正。

在登记现金日记账时，除了以上注意事项外，对于每个栏目的填写也有相关的要求。

◆日期：在日期栏中填写的编制该记账凭证的日期。现金日记账一般依据记账凭证登记，不是填制人员实际登记该账簿的日期。

◆凭证编号：应填入据以登账的会计凭证类型及编号，如果公司采用的是通用记账凭证，则表示为“记×号”或者“会×号”，如果是采用专用记账凭证，如根据现金收款凭证登记现金日记账时，填入“收×号”。

◆摘要：这一栏内填制人员要简明扼要地阐述入账的经济业务的内容，例如“发放工资”。

◆对方科目：填入会计分录中“库存现金”科目的对应科目，用以反映库存现金增减变化的来龙去脉，例如“应付职工薪酬”科目。

◆借方、贷方：发生此次经济业务的金额，根据记账凭证上面的数据准确填写。

◆余额：根据“本行余额=上行余额+本行借方-本行贷方”公式计算填入。

在现金日记账登账的时候，账页上贷方栏下的金额填写为支出的金额，一般会在第一栏中填写本月的“期初余额”，然后根据经济业务的发生情况逐次填写。图2-4所示为现金日记账填写的示例图。

由图2-4中可知，该公司的当月期初余额为1 900元，在支付了材料采购的运费500元和税金35元之后，余额为1 365元。而此时的公司因为要发放员工的工资，因此，从银行提现140 000元，这一笔资金属于现金的增加，因此记在借方，此时公司的现金余额为141 365元，在下一日发放公司员工的薪酬之后，余额减少140 000元，剩余1 365元。

公司的存款——银行存款日记账

新公司正式营运后，经常会与银行产生业务往来，如从银行提现、将某项收入存入银行等，通过银行存款日记账，可以方便、清晰地将银行存款收支业务清楚地进行记录，形成日记账。图2-5所示为银行存款日记账的基本账页格式。

银行存款日记账的账页上显示有“银行存款日记账”或“银行账”的字样，其余内容包括日期、凭证编号、对方科目、摘要、借贷方、余额等，在填写这些内容时要按照相关规定填写。

◆日期：与现金日记账的填写标准一样，要填写编制该记账凭证的日期。

◆凭证编号：与现金日记账的标准一样，填入据以登账的会计凭证类型及编号，公司采用通用记账凭证和专业记账凭证的填写标准不同。

◆对方科目：填入会计分录中“银行存款”科目的对应科目，科目中只填总账科目，不需填明细科目，当对应科目有多个时，应填入主要对应科目。

◆摘要：对于账簿中的“摘要”栏，说明入账的经济业务的内容，力求简明扼要。

◆借贷方：根据相关凭证中记录的“银行存款”科目的借贷方向及金额准确记入。

◆余额：根据“本行余额=上行余额+本行借方-本行贷方”公式计算填入。

银行存款日记账作为日记账的一种类型，和现金日记账的填写要求及填写方式相差不大，大体都是账页整洁、字体大小得体和内容准确等。

图2-6所示为某公司6月份的银行存款日记账内容。

从图中可以看出，该公司在6月的银行存款期初余额为234000元。在6月2日，公司材料采购支出120000元，应交税金为20400元；6月5日，缴纳上月应交税金52000元；6月6日，支付材料运费与增值税共1565元；6月9日，购入设备花费20000元；在6月11日，收到产品货款245000元，应交税金为41650元；在6月13日，支付技工学校经费3000元，此时的余额为303685元。

当我们在登记银行存款日记账时，一定要注意如下几点。

◆及时登账，做到日清月结，经常核对，账钱相符。

◆每月至少与会计核对一次现金账目。

◆定期到银行拿对账单，做银行存款调节表，与银行存款对账。

◆对每笔报销款项核对发票金额和发票真伪，避免错账和假票。

◆如果日记账登错了，用划线更正法，先用红笔在错误之处画一条横线，再用蓝色笔进行更正。

◆根据复核无误的银行存款收、付款记账凭证登记账簿。

◆所记载的经济业务内容必须同记账凭证一致，不得随意增减。

◆要按经济业务发生的先后顺序逐笔登记账簿。

◆文字和数字必须整洁清晰，准确无误。

◆使用钢笔，以蓝、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔或铅笔。

◆每一账页记完后，必须按规定转页。

◆每月月末必须按规定结账。

记账中转页的情况说明

在记账中如果本月的经济业务比较频繁，因此可能出现在一个账页内无法全部填写的现象，需要在新的账页中继续填写，会计中对这种情况也有一定规定。

发现账页无法继续填写时，要在当前页的最后一行摘要栏内标记“转下页”的字样，在继续填写的下一账页第一行的摘要栏内写上“承上页”或者“承前页”的字样，如图2-7所示。

在出现账页转页时，会计人员要在前页内将该页的余额计算出来并填制清楚，在下一页也要将金额填制准确。